Importação de Lançamentos Contábeis

Essa funcionalidade tem como objetivo possibilitar ao usuário a importação dos lançamentos contábeis em lotes através de arquivo excel para o ERP e após a aprovação ficarão disponíveis nos demonstrativos contábeis.

Para utilizar, devemos seguir os seguintes passos:

1) Devemos acessar o módulo contábil, através do caminho: Contábil > Importação > Lançamentos Contábeis.

Nesta tela o usuário terá a opção de buscar lançamentos já importados, baixar o layout do arquivo de importação para preenchimento e posterior importação:

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Data do Fato:  Data do lançamento contábil preenchida no arquivo excel;

Loja: Poderá selecionar a loja para filtrar pelos lançamentos;

Status: Poderá filtrar pelo status do arquivo: Todos, pendente, analisando e aprovado.

2)  Ao clicar no botão baixar layout para preenchimento, iremos disponibilizar o arquivo em formato xls para que o usuário preencha e posteriormente importe no ERP.

Os campos que devem ser preenchidos são:

ID(campo não obrigatório): Este campo tem como função identificar quais das linhas do arquivo se referem a mesma partida dobrada, por exemplo:

Na compra de mercadorias com ICMS, temos:

D – Estoque ( conta: 1.01.005.0001.00001)

D- ICMS a recuperar ( conta: 1.01.004.0002.00001)

C- Fornecedor ( conta: 2.01.001.0003.00001)

Para que o sistema entenda todas as partidas vinculadas a mesma operação é necessário informar um ID:

Se o usuário não informar um ID no arquivo, o sistema irá gerar uma partida dobrada para cada linha e a contra partida do lançamento irá utilizar a conta contábil configurada no mapa: VALORES TRANSITÓRIOS VIA IMPORTAÇÃO e será vinculado a um esquema contábil.

A contabilização será gerada da seguinte forma:

Lançamento 1:

Loja 1, dia 25/05/2018:

D- 2.01.001.0001 – Contas a Pagar -97,00

C- Conta contábil configurada no mapa: VALORES TRANSITÓRIOS VIA IMPORTAÇÃO – 97,00

Lançamento 2:

Loja 1, dia 25/05/2018:

C- 1.02.001.0001 – Banco -97,00

D- Conta contábil configurada no mapa: VALORES TRANSITÓRIOS VIA IMPORTAÇÃO – 97,00

Lançamento 3:

Loja 1, dia 26/05/2018:

D-1.02.001.0001 – Banco -100,00

C- Conta contábil configurada no mapa: VALORES TRANSITÓRIOS VIA IMPORTAÇÃO – 100,00.

Data Fato (campo obrigatório deve ser formato como data): Data do lançamento contábil; (xx/xx/xx)

Loja (campo obrigatório): Informe a loja que o lançamento pertence;

Histórico (campo obrigatório): Histórico do lançamento contábil deve conter mais de 20 caracteres limitado a 400.

Tipo de movimento (campo não obrigatório): Deve informar o código do tipo de movimento que identifica a operação, caso tenha dúvidas quanto ao tipo de movimento, clique aqui.

Código conta analítica (campo obrigatório): Deve informar o código da conta analítica com pontos.

Centro de custo (campo não obrigatório): Poderá informar o código do centro de custo.

Participante (campo não obrigatório): Informe o CPF ou CNPJ do participante já cadastrado no ERP;

Valor (campo obrigatório deve ser formato como moeda): Valor da operação;

Sinal (campo obrigatório): Informe se o lançamento realizado na conta é de débito ou crédito e informe D/C de acordo com a operação.

Histórico Complementar (campo não obrigatório): Informe o histórico complementar para o lançamento.

O histórico complementar possibilita ao usuário ter um histórico contábil por partida do lançamento contábil, facilitando a conciliação das contas.

Ele poderá ser configurado na importação de lançamentos contábeis e poderá ser visualizado na consulta de lançamentos contábeis em HTML e Excel e no razão contábil modelo 2 nos formatos HTML e Excel.

Obs: A conta contábil informada no mapa de lançamentos via importação deve ser exclusiva desse mapa e NÃO deve ser utilizada em nenhum outro lançamento do sistema.

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3) Depois do preenchimento do arquivo, será possível importar:

Para isto clique no botão Incluir.

Em seguida informe a descrição do lote de importação, selecione o arquivo e clique no botão Importar.

O arquivo importado poderá ser no formado XLS, XLSX ou TSV.

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4) Se não existirem problemas na estrutura do arquivo de importação, o usuário poderá  consultar os lançamentos importados na tela de pré visualização:

Os campos exibidos serão:

Partida Dobrada de importação: É um código de controle interno da partida importada;

Data do Fato, loja, tipo de movimento contábil, total dos débitos e créditos: Serão apresentados de acordo com o que informado no arquivo excel;

Status: Será gerado como pendente e será atualizado de acordo com as alterações de aprovação ou análise.

Botão Movimentos: Ao clicar neste botão, iremos listar o movimento importado de acordo com a imagem abaixo:

Movimento com ID informado no arquivo:

Movimento sem ID informado no arquivo:

Observação: quando a contra partida do lançamento for em conta transitória e existir tipo de movimento, centro de custo e participante configurado na conta contábil informada no arquivo excel estes dados não serão replicados para a conta transitória.

Após verificar os movimentos importados, poderá salvar e/ou aprovar os lançamentos:

Salvar: Os movimentos ficarão disponíveis para consulta e análise na tela de importação.

Aprovar: Os lançamentos aprovados ficarão disponíveis na contabilidade e demonstrativos contábeis.

5) Ao aprovar, será gerado um número de partida dobrada e clicando sobre este número poderá verificar a partida gerada no ERP:

O processo contábil das partidas importadas será sempre 300 – Importação de Lançamentos Contábeis, desta forma, somente poderá editar os campos de Histórico, Tipo de Movimento e Aprovar ou Recusar a partida. ( Não será possível ajustar ou excluir).

Partida dobrada gerada com ID configurado no arquivo excel:

Partida dobrada sem ID configurado:

6) Documento/ Esquema Contábil:

Todos os lançamentos contábeis mapeados com ID serão agrupados no mesmo documento/esquema contábil, veja:

Na tela de consulta dos lançamentos importados apresentaremos 3 lançamentos e serão geradas 3 partidas dobradas diferentes:

Ao clicar em uma das partidas, poderemos ver que foi gerada um esquema contábil, com os 3 lançamentos contábeis vinculados:

O mesmo irá acontecer com as linhas que não tiverem ID configurado, todas as linhas do arquivo serão geradas contra partidas na conta mapeada no mapa VALORES TRANSITÓRIOS VIA IMPORTAÇÃO e para cada linha uma partida dobrada que será vinculada ao mesmo esquema contábil.

7) Se o arquivo estiver com Status: Pendente ou Analisando, poderá reimportar e se houverem inconsistências elas serão apresentadas na aba: Advertências.

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7) Após a importação é possível buscar o arquivo, editar ou excluir:

Para arquivos com status: Aprovado, é possível apenas visualizar.

8) Através do botão status também é possível alterar de pendente para analisando e também aprovar:

9) Poderá realizar o estorno de lançamentos contábeis que foram importados, para isso precisar ter acesso a permissão: 2650 – Estornar lançamento contábil incluído via importação

10) Incluímos o botão de Ocorrências na importação automática, para os arquivos importados de outro sistema pelo robô Bluesoft Sync.

A importação via robô, consiste em configurar o robô Bluesoft Sync para que ele busque o arquivo salvo por outro sistema na máquina e importe automaticamente no ERP, sem intervenção manual.( para configuração do robô por gentileza entre em contato com nossa equipe de suporte).

Clicando neste novo botão apresentaremos possíveis inconsistências no arquivo importado para que posteriormente  o usuário possa consultar, fazer a correção e importar novamente.

Será apresentado a data de importação o nome do arquivo e o usuário poderá clicar em detalhes para verificar em qual coluna ou linha ocorre a inconsistência.

Esta notificação também será enviada por email ao usuário logado, se este tiver um email comercial cadastrado.

Se existirem dúvidas na utilização da rotina, por favor entre em contato com a nossa equipe de suporte.