Cadastro de Pessoas

Pela tela de Cadastros Básicos de Pessoas é possível cadastrar todos os tipos de pessoas que serão utilizados nos diversos módulos do ERP.

Para utilizar essa ferramenta, devemos seguir os seguintes passos:

1) Acessar o menu de CRM > Cadastros > Pessoas

Ao cadastrar uma pessoa no sistema, são necessárias algumas informações básicas antes de escolher o tipo de pessoa que ela será cadastrada (fornecedor, cliente, funcionário, representante, etc.). Nessa cadastro são registradas informações que são comuns para todos os tipos de pessoa.

Portanto, neste módulo, deverá se cadastrar o endereço de faturamento da pessoa.

Caso o endereço de faturamento seja o mesmo do endereço de cobrança, para facilitar, pode-se utilizar a opção Copiar esse endereço para Cobrança, evitando assim, o retrabalho em digitar os dados novamente:

Porém se o endereço de cobrança for diferente do endereço de faturamento, você pode digitá-lo na aba Endereço de Cobrança:

Após preencher as informações básicas e clicar no botão ‘Salvar e Prosseguir’, o sistema irá exibir novas Abas no cadastro de pessoa.

Na Aba ‘Tipo de Pessoa’, é possível definir qual o tipo da pessoa em questão (funcionário, fornecedor, cliente, etc).

Nas Abas ‘Endereços’ e ‘Contatos’, você pode visualizar, incluir ou excluir as informações:

Na aba contatos é possível incluir os seguintes tipo de Contato:

• Celular Empresa;
• Celular Particular;
• Contato de emergência;
• Email Cobrança;
• Email Comercial;
• Email de envio EDI;
• Email de envio NF-e;
• Email de envio NFS-e;
• Email E-commerce;
• Email Particular;
• Fax;
• Fax Cobrança;
• Home Page;
• Rádio Nextel;
• Telefone Cobrança;
• Telefone Comercial;
• Telefone E-commerce;
• Telefone Referência;
• Telefone Residencial;
• Whatsapp;

Ao incluir um novo contato é possível informar os seguintes campos:

Tipo contato: Selecione o tipo de contato da pessoa. (E-mail, telefone, fax, etc…).
Descrição: A descrição, conforme imagem abaixo, será o endereço ou número de contato, dependendo do tipo.
Nome do contato de referência: Este campo é para informar o nome da pessoa que será contatada.
Referência: Na referência podemos inserir detalhes e observações sobre o contato.

É possível consultar posicionando o cursor do mouse sobre , ou clicando no ícone  ou editando clicando no ícone .

É possível também inserir observações gerais para o contato:

Na aba Fiscal é possível consultar a situação cadastral correspondente ao CPF ou CNPJ da pessoa cadastrada, através do link do grupo Situação Cadastral na SEFAZ.

No grupo de opções Regras de Definição da base e valor de ICMS no processamento do XML é possível definir as regras da base e valor do ICMS no processamento de XML de acordo com os seguintes parâmetros:

Utilizar Parâmetro Geral Atual: O ERP vai calcular no processamento do arquivo XML os totais de base e valor de ICMS respeitando o que está configurado no “Parâmetro do módulo de compras > Recebimento de mercadorias”.

Calculado pelo ERP – Bluesoft: Quando este parâmetro for habilitado o sistema vai calcular os valores totais de Base de Cálculo e valor do ICMS no processamento da NFe.
Portanto, usando este parâmetro, caso os valores calculados pelo emitente forem diferentes, não serão acatados na totalização da nota processada.

Calculado pelo emitente – Arquivo xml: Quando este parâmetro for habilitado o sistema vai receber os valores totais da Base de Cálculo e valor do ICMS calculados pelo emitente na integração e processamento do arquivo XML. E caso, configure as tolerâncias para entrada com os dados do xml, não ocorrerá nenhuma validação na totalização do recebimento, se os valores estiverem dentro da tolerância e a diferença menor que R$ 0,10 centavos por item pelo cálculo do ERP, será considerado os valores do xml para o recebimento.

Este parâmetro pode ser alterado no campo chamado Regra para essa pessoa.

No grupo Outras Parametrizações Fiscais , é possível definir se a pessoa é um proprietário de palete/contentor, utilizando o parâmetro chamado Proprietário de paletes/contentores?. Quando a pessoa for jurídica, será possível definir que a mesma é uma pessoa proprietária de paletes ou contentores. Assim, essa pessoa poderá ser utilizada nas operações de movimentação de paletes ou contentores de terceiros conforme Portaria CAT Nº 38 DE 27/05/1999.

Também é possível definir o Campo Quantidade a Ser Usada no Processamento do XML, através do parâmetro chamado Campo de Quantidade a Ser Usada no Processamento do XML. Esta opção define como o sistema irá processar as quantidades dos itens no processamento do XML, isto é, se irá usar por padrão a quantidade comercial, a quantidade tributável, ou se irá usar a regra padrão do ERP. A regra padrão do ERP é a seguinte: Se o cadastro do produto for encontrado no processamento, e, no cadastro do mesmo, o Tipo de embalagem de faturamento estiver definido como Peso variável, então será usada a quantidade tributável, caso não o tipo de embalagem de faturamento não seja peso variável, ou o cadastro não seja encontrado, será usada a quantidade comercial.

Através desta opção, após o processamento do XML no recebimento de notas fiscais, o ERP irá considerar a quantidade definida no cadastro do fornecedor, conforme os dados presentes no arquivo XML.

Também temos a opção chamada Processar o XML usando somente os GTINs dos itens e ignorando os códigos de referência. Habilitando esta opção, ao processar o XML de uma NF-e emitida por esta pessoa, o ERP vai ignorar totalmente os códigos de referência dos itens (tag cprod) usando apenas os GTINs. Geralmente esta opção é usada quando o fornecedor usa o mesmo código de referência para vários produtos de GTINs diferentes. É importante frisar que, no caso de habilitar este parâmetro, itens sem GTINs no XML serão considerados itens não cadastrados.

No grupo Cadastro automático de Regras Fiscais via Recebimento de Mercadorias, podemos definir se a pessoa irá utilizar o Status da Regra Fiscal com as seguintes opções:
1- Se escolher Aguardando Aprovação a regra a ser cadastrada será criada nesse status e dependerá de conferencia do analista fiscal para a aprovação da mesma.
2- Aprovada onde a regra já será aprovada automaticamente sem a conferencia do analista fiscal.
Também temos a opção de utilizar as regras fiscais de acordo com o parâmetro atual geral ou se irá utilizar um parâmetro específico. Caso seja selecionada a opção de utilizar o parâmetro geral específico, o sistema irá disponibilizar os campos dos impostos para definir a tolerância em percentual para a criação de uma nova regra fiscal ou não.

No caso de todos os campos serem iguais aos da Regra Fiscal existente ou não estiverem dentro dos valores das tolerâncias a nova Regra Fiscal não será criada.
Caso haja um erro ao criar a nova Regra Fiscal (conflito ou validação) um e-mail será enviado para o usuário que estiver realizando o recebimento da nota fiscal.
Igual: O valor do campo no XML deverá ser igual ao da regra e não será copiado para nova Regra Fiscal criada
Diferente: O valor do campo no XML deverá ser diferente do da regra e será copiado para nova Regra Fiscal criada
À Maior: O valor do campo no XML deverá ser maior que o da regra e será copiado para nova Regra Fiscal criada
À Menor: O valor do campo no XML deverá ser menor que o da regra e será copiado para nova Regra Fiscal criada
Valor Absoluto: O valor do campo no XML deverá ser maior ou menor que o da regra e será copiado para nova Regra Fiscal criada

Na Aba ‘Dados de Cobrança’, informar os dados para cobrança, lembrando que nos dias de recebimento, em percentual, a soma deverá ser igual a 100%, demonstrando que ele receberá 100% do valor acordado, proporcionalmente nos dias informados. Além disto, temos a opção de definir se a pessoa permite emissão de nota de devolução no ato do recebimento de mercadorias.

Na Aba ‘Contas Bancárias’, serão informados os dados bancários do representante, podendo definir uma conta padrão para pagamento e recebimento:

Na Aba ‘Ocorrências’ serão demonstradas todas as inclusões, alterações ou exclusões efetuadas nas outras abas, bem como o usuário que efetuou a ocorrência, data e horário:

Após a efetivação do cadastro da pessoa, você poderá consultar (e editar, se necessário) essas informações através da Consulta de Pessoas:

Na consulta é possível realizar a exportação dos dados consultados por CSV, Excel e PDF. Ao clicar na opção desejada, conforme abaixo:

Para conhecer mais sobre o cadastro por tipo de pessoa, clique nos links abaixo:

1) Administradora Cartão: A Administradora do Cartões é a instituição financeira, principalmente bancos, que emitem o cartão de crédito, definem limite de compras, decidem se as transações são aprovadas, emitem fatura para pagamento e cobram os titulares em caso de inadimplência. Clique aqui, para saber mais.

2) Associado: Não há dados específicos a serem preenchidos por isso basta selecionar em Tipo de Pessoa a opção Associado.

3) Auditor Independente: Não há dados específicos a serem preenchidos por isso basta selecionar em Tipo de Pessoa a opção de Auditor Independente.

4) Autorizadora de Cartão: Autorizadora de Cartões é a empresa responsável pela comunicação da transação entre o estabelecimento e a bandeira. Para isso, aluga e mantém os equipamentos usados pelos estabelecimentos como, por exemplo, o POS. Redcard, Cielo, Hipercard e Getnet são exemplos de uma autorizadora. Clique aqui, para saber mais.

5) Autorizadora de Serviço: A Autorizadora de Serviços é utilizada para identificar o prestador de serviço responsável pela venda de Recargas de Celular. Clique aqui, para saber mais.

6) Banco: Não há dados específicos a serem preenchidos por isso basta selecionar em Tipo de Pessoa a opção de Banco.

7) Cartório: Não há dados específicos a serem preenchidos por isso basta selecionar em Tipo de Pessoa a opção de Cartório.

8) Cliente: pela tela de Cadastro de Clientes é possível incluir os clientes da rede varejista. O cliente é utilizado em diversos processos do sistema, como por exemplo: Força de Vendas, Devoluções, Trocas, Clientes Fidelidade, Pagamentos com Cheques, entre outros. Clique aqui, para saber mais.

9) Comprador: pela tela de Cadastro de Compradores, é possível cadastrar um comprador no sistema Bluesoft ERP, no módulo Compras. O comprador é responsável por efetuar negociações com os fornecedores, realizar cotações de preços e emitir pedidos de compras. Clique aqui, para saber mais.

10) Concorrente: pela tela de Cadastro de Concorrentes é possível incluir empresas com características semelhantes ao seu ramo de atividade, por exemplo, que comercializam os mesmos tipos de produtos ou serviços. Na aba concorrentes também é possível associar a loja ao concorrente.

11) Contador:  é o profissional que lida com a área financeira, econômica e patrimonial. Ele é responsável pela elaboração das demonstrações contábeis e pelo estudo dos elementos que compõem o patrimônio monetário das companhias. Clique aqui, para saber mais.

12) Convênio: a tela de tipo de Pessoa de Cadastro de Convênio permite configurar convênios para compra e venda em uma rede Varejista. Clique aqui, para saber mais.

13) Corretora de Câmbio: Não há dados específicos a serem preenchidos por isso basta selecionar em Tipo de Pessoa a opção de Corretora de Câmbio.

14) Empresa de Cobrança: Não há dados específicos a serem preenchidos por isso basta selecionar em Tipo de Pessoa a opção de Empresa de Cobrança.

15) Exportador indireto: Não há dados específicos a serem preenchidos por isso basta selecionar em Tipo de Pessoa a opção de Exportador Indireto.

16) Fabricante: pela tela de Cadastro de Fabricantes é possível inserir os fabricantes de produtos e suas marcas. Clique aqui, para saber mais.

17) Factoring:

18) Fornecedor: segundo o Código de Defesa do Consumidor: “Fornecedor é toda pessoa física ou jurídica, pública ou privada, nacional ou estrangeira, bem como os entes despersonalizados, que desenvolvem atividades de produção montagem, criação, construção, transformação, importação, exportação, distribuição ou comercialização de produtos ou prestação de serviços” Clique aqui, para saber mais.

19) Funcionário: O cadastro dos funcionários é necessário para efetuar operações do módulo DP (departamento pessoal), realizar vendas através de vale compra, dar acesso do sistema para o funcionário, entre outros. Clique aqui, para saber mais.

20) Governo Estadual: Não há dados específicos a serem preenchidos por isso basta selecionar em Tipo de Pessoa a opção de Governo Estadual.

21) Governo Federal: Não há dados específicos a serem preenchidos por isso basta selecionar em Tipo de Pessoa a opção de Governo Federal.

22) Instituição Financeira: Não há dados específicos a serem preenchidos por isso basta selecionar em Tipo de Pessoa a opção de Instituição Financeira.

23) Locador: no Bluesoft ERP é possível realizar o cadastro de todos os Locadores que a empresa possui, esse cadastro será utilizado nas funcionalidades que exigem que a pessoa seja do tipo Locador. Clique aqui, para saber mais.

24) Locatário: Não há dados específicos a serem preenchidos por isso basta selecionar em Tipo de Pessoa a opção de Locatório.

25) Loja: pela tela de Consulta e Pré-Cadastro de Lojas é possível incluir e consultar informações das lojas cadastradas no sistema, também pode ser feita a incorporação (quando uma ou várias sociedades são absorvidas por outra, que lhes sucede em todos os direitos e obrigações) e alterações das informações. Clique aqui, para saber mais.

26) Operador Logístico: pela tela de Cadastro de Operador Logístico são companhias externas contratadas para realizar funções de gestão e distribuição dos materiais. Clique aqui, para saber mais.

27) Prefeitura Municipal: Não há dados específicos a serem preenchidos por isso basta selecionar em Tipo de Pessoa a opção de Prefeitura Municipal.

28) Prestador de Serviço: Ao selecionar o Tipo de Pessoa a opção de Prestador de Serviço, terá algumas opções em tela que serão utilizadas para a obrigação do SPED REINF, conforme segue:

• Incentivador Cultural
• Regime especial de tributação
• INSS / PIS
• Número CCM
• Contribuinte individual do INSS
• Indicativo NIF – Opção só está disponível quando o cadastro da pessoa tem o endereço do exterior(internacional), sendo obrigatório seleção de uma das opções do combo;
• NIF – Opção só está disponível quando o cadastro da pessoa tem o endereço do exterior(internacional), sendo obrigatório preenchimento, caso o Campo Indicativo NIF esteja seleciona com a opção 1 -Beneficiário com NIF;
• Contribuinte da Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta (CPRB) – esse campo é obrigatória a seleção das opções sim ou não, caso não seja selecionado pode ocorrer erros no envio de evento do SPED Reinf ;

28) Profissional da Saúde: Não há dados específicos a serem preenchidos por isso basta selecionar em Tipo de Pessoa a opção de Profissional de Saúde.

29) Representante: o Representante atua na intermediação da compra e venda de mercadorias. Clique aqui, para saber mais.

30) Responsável Técnico: Não há dados específicos a serem preenchidos por isso basta selecionar em Tipo de Pessoa a opção de Responsável Técnico.

31) Sindicato Patronal: é o sindicato que representa a empresa e os profissionais autônomos. A inscrição deve ser feita no sindicato da categoria que se enquadra a empresa. As convenções coletivas de trabalho, são assinadas com sindicato patronal e sindicato dos empregados.Clique aqui, para saber mais.

32) Sindicato Trabalhista: o Sindicato Trabalhista é uma associação que reúne pessoas de um mesmo segmento trabalhista e têm como objetivo principal a defesa dos interesses econômicos, profissionais, sociais e políticos dos seus associados. São também dedicados aos estudos da área onde atuam e realizam atividades (palestras, reuniões, cursos) voltadas para o aperfeiçoamento profissional dos associados. Clique aqui, para saber mais.

33) Transportadora: Ao selecionar o Tipo de Pessoa a opção de Transportadora, terá um opção de Regime Tributário, que deverá selecionar dentre as opções: Regime Normal, Simples Nacional, Simples Nacional-Sublimite de Receita Bruta e Simples Nacional-Microempreendedor. Como padrão estará como Regime Normal, mas poderá alterar realizar alteração.

34) Transportadora Valores: Não há dados específicos a serem preenchidos por isso basta selecionar em Tipo de Pessoa a opção de Transportadora de Valores.

35) Vendedor de Balcão: Não há dados específicos a serem preenchidos por isso basta selecionar em Tipo de Pessoa a opção de Vendedor Balcão.

36) Vendedor Externo: o Vendedor Externo é responsável por contatar, visitar e entrevistar clientes, pela negociação do preço do produto ou serviço, negociação do prazo, das condições de pagamento e dos descontos da pós-venda. Clique aqui, para saber mais.