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O Bluesoft Drive permite o gerenciamento de arquivos de forma eletrônica.
Por esta funcionalidade é possível gerar, controlar, armazenar, compartilhar e recuperar informações existentes em documentos. No Bluesoft ERP existem arquivos que são disponibilizados automaticamente no drive como por exemplo: Geração de Preços PDV, Sped Fiscal ( EFD), Inventários etc.
Para utilizar, devemos seguir os seguintes passos:
Na tela inicial do Bluesoft Drive temos as três opções: Excluir arquivos selecionados, Upload e Meus Arquivos:
Através da opção Upload é possível importar arquivos gerados externamente e na opção Meus Arquivos ficam salvos os arquivos gerados através do Bluesoft ERP.
Ao entrar no menu acima, o usuário poderá clicar em para que um novo diretório seja adicionado a sua lista.
Diretórios são como pastas utilizadas para armazenar os arquivos.
Ao clicar aparecerá as seguintes opções:
- Local
É onde será criado nosso novo diretório, nesse exemplo como é nosso primeiro diretório, a única opção disponível é o diretório RAIZ “/ ” .
Nesse exemplo, foi criado o diretório ADMINISTRAÇÃO para armazenar arquivos referentes a parte administrativa da loja.
Após criar novos diretórios os mesmos serão listados como opção para os novos locais de armazenamento do arquivos.
Também é possível criar sub-diretórios do diretório principal para que haja mais organização de acordo com a necessidade do usuário.
No exemplo abaixo, foi adicionado o sub-diretório ESCRITÓRIO, seu endereço ficará da seguinte forma (//ADMINISTRAÇÃO/ESCRITÓRIO/):
Toda vez que um novo diretório for incluído como sub-diretório essa será a visão do usuário.
Na frente de cada diretório existe o ícone de manutenção onde pode ser editado o nome do diretório, permissões ou exclusão do mesmo.
É importante tomar cuidado ao fazer exclusão de diretórios principais, pois ao fazer a exclusão destes, todos os sub-diretórios também são excluídos.
Por exemplo :
Ao excluir o diretório ADMINISTRAÇÃO o sub-diretório ESCRITÓRIO também é excluído juntamente com seus arquivos.
- Nome
É onde definimos o nome do nosso novo diretório, como mostrado acima foi usado para a inclusão dos diretórios (ADMINISTRAÇÃO e ESCRITÓRIO).
- Grupos de Acesso
Aqui é definido quais grupos de usuários terão acesso aos diretórios criados.
Ainda utilizando os exemplos acima citados, podemos definir que usuários que possuam o grupo “Administradores do Sistema” podem visualizar o diretório ADMINISTRAÇÃO.
E somente usuários com o grupo “Departamento Pessoal” podem visualizar os arquivos do diretório ESCRITÓRIO.
Também é possível ocultar e visualizar o menu com os diretórios através dos botões , conforme exemplo abaixo.
Para os arquivos gerados automaticamente pelo ERP, temos algumas opções:
1 – Baixar Arquivo : Fazer o download, salvar o arquivo do sistema no computador.
Ao clicar nesta opção, automaticamente irá abrir uma janela para escolher o local onde irá salvar o arquivo no computador:
2 – Excluir Arquivo : Apagar, deletar o arquivo do drive.
Ao clicar, o sistema apresentará uma janela para confirmar a operação, onde poderá Excluir ou Cancelar a operação:
Também é possível fazer a exclusão de vários ou todos os arquivos do diretório.
Para excluir todos os arquivos do diretório, basta clicar na caixa de seleção que fica no canto superior esquerdo, conforme a imagem abaixo.
Após selecionar basta clicar no botão , será exibida uma janela de confirmação conforme a imagem abaixo.
Para excluir apenas alguns arquivos do diretório, basta selecionar clicando nas caixas de seleção e depois clicando no botão .
3 – Arquivo criado por : Informações do usuário responsável pela criação do arquivo.
Nesta opção, o usuário poderá visualizar os dados de quem gerou o arquivo (Nome, Status, Data do Cadastro no ERP, Lojas nas quais tem acesso e o Grupo que pertence):
4 – Mover arquivo para outro diretório : Transferir de uma pasta (diretório) para outra.
Após arquivo gerado, é possível mover de uma pasta para outra.
Ex.: Ao criar o arquivo, ele fica armazenado no diretório principal “/”, porém se tiver outras pastas criadas, o usuário poderá mover:
Quando clicar no ícone para mover e não houver diretórios criados, a tela será exibida da seguinte forma:
E quando houver outras pastas (diretórios), o usuário terá a opção de selecionar o diretório para qual deseja mover e clicando na opção “Mover Arquivo”, o mesmo será transferido da pasta atual para a pasta de destino selecionada.
5 – Enviar arquivo por e-mail : Selecionar e-mails para envio do arquivo.
Para enviar este arquivo por e-mail, poderá selecionar o próprio ou outros e-mails.
Caso deseje enviar o próprio e-mail, já estará disponível para selecionar:
Ou poderá selecionar a opção “Digitar um outro e-mail” e ficará disponível o campo para digitar o e-mail principal e também e-mail para cópia;
Se for necessário, também poderá utilizar o campo “Mensagem”:
6 – Enviar o arquivo para sua conta do DropBox : Salvar arquivo na nuvem.
DropBox é um serviço para armazenamento e partilha de arquivos.
Se o usuário tiver uma conta criada, poderá salvar o arquivo:
Desta forma, o cliente terá uma melhor organização de seus arquivos e poderá acessar de forma rápida e segura.
Todo arquivo criado no ERP sempre é direcionado para o local “/” (diretório central) e, os arquivos salvos neste diretório são apagados de 15 em 15 dias.
Os arquivos salvos nos diretórios criados pelos usuários não são apagados automaticamente.
3 Responses to “Bluesoft Drive”
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