O avanço da tecnologia trouxe diversas vantagens de automatização de processos que antes eram feitos manualmente. Um deles foi o serviço eletrônico de pagamento de boletos.
Alguns dos serviços mais comuns utilizados pelas empresas são a Varredura de Bloquetos e o Débito Direto Autorizado (DDA)
Varredura de Bloquetos
Débito Direto Autorizado (DDA)
O Processo de Aceite no Bluesoft ERP
A tela de aceite de Duplicatas de Pagamento no Bluesoft ERP é utilizada para validar informações de pagamento, como datas, valores de juros, multa e desconto, prorrogações, entre outros.
Para pagamentos via EDI, a tela de aceite também é utilizada para informar o código de barras que valida as demais informações, garantindo que o pagamento seja válido.
Código de Barras de Boletos
O Código de Barras ou Linha Digitável de Boletos é composto por uma sequência de números que são utilizados para identificar diversas informações, entre elas:
Código de Identificação do Banco
Código de Identificação da Moeda
Fator de Vencimento (quantidade de dias da data base até a data de vencimento)
Data de Vencimento
Valor do Vencimento
O número também é composto por campos livres e dígitos verificadores. O objetivo da linha digitável é garantir que as informações do boleto estejam corretas e evitar falsificações
O que é o Aceite Automático?
O processo de aceite automático no Bluesoft ERP consiste no recebimento de arquivos eletrônicos enviados pelo banco contendo registros de cobranças contra a empresa (sacado) contendo informações como o código de barras do boleto e a identificação do remetente. Esses arquivos são chamados de “Bloquetos Eletrônicos”.
Através desses arquivos, o Bluesoft ERP localiza duplicatas de pagamento correspondentes e insere automaticamente o código de barras na duplicata. Facilitando também o processo de Pagamentos via EDI.
Como o Aceite Automático Funciona?
Diversas regras são utilizadas para localizar uma duplicata através das informações recebidas no arquivo de Bloqueto Eletrônico.
Ao receber o arquivo, comparamos os seguintes dados para localizar uma duplicata:
- Primeira Regra: Não será validado o numero do documento no momento do aceite automático na primeira busca para identificar as duplicatas, caso encontrada uma duplicata de acordo com as regras abaixo o aceite automático será realizado.
- LOJA (filial ou matriz)
- FORNECEDOR
- Data vencimento (Tolerância de 3 dias)
- Valor Nominal
- Descontos (Valor Abatimento + Valor Desconto Financeiro)
- Duplicata Ativa
2. Segunda Regra: Se encontrado duas ou mais duplicatas que se enquadram na regra acima será acrescentado na regra o numero do documento . Caso não seja encontrada uma duplicata de acordo com as regras o registro de aceite por EDI ficará com o status de não encontrado.
- LOJA (filial ou matriz)
- FORNECEDOR
- Data vencimento (Tolerância de 3 dias)
- Valor Nominal
- Descontos (Valor Abatimento + Valor Desconto Financeiro)
- Duplicata Ativa
- Número do Documento – o número do documento será utilizado caso existe duas duplicatas que se enquadram nas regras acima;
Sendo que consideramos as seguintes validações:
No arquivo, recebemos o CNPJ da loja. Portanto, identificamos a duplicata através dos primeiros dígitos do CNPJ para identificar lojas que são matriz e filial.
O Fornecedor também é encontrado através do seu CNPJ.
A tolerância de 3 dias na duplicata pode ser para mais ou para menos. Essa tolerância é considerada porque em alguns casos a data de vencimento do sistema não coincide exatamente com a data registrada pelo fornecedor em seu boleto, algumas vezes pode acontecer uma divergência de um ou dois dias.
Caso o sistema receba um arquivo contendo os dados de uma duplicata vencida, o aceite não será realizado e o bloqueto será marcado como conciliado.
Duplicatas que foram canceladas no ERP são desconsideradas
O número do documento corresponde ao número da nota fiscal do fornecedor e compõe o código de barras, portanto, buscamos duplicatas que tenham o mesmo número de documento informado. O número de documento pode se repetir em fornecedores diferentes, por isso o CNPJ do Fornecedor é levado em consideração.
Além disso, também é considerado o parâmetro que verifica se é obrigatório a conferência manual da duplicata. O parâmetro está localizado no menu Financeiro > Configurações > Parâmetros do Módulo Financeiro:
Para que seja assumida a data de vencimento do bloqueto na duplicata ( com tolerância de dias de vencimento na duplicata para mais ou para menos, conforme parâmetro ) é necessário habilitar parâmetro localizado no menu Financeiro > Configurações > Parâmetros do Módulo Financeiro:
Caso o primeiro parâmetro acima esteja selecionado com a opção “SIM”, o sistema não dará o aceite automático mesmo quando encontrar a duplicata correspondente até que a mesma esteja conferida manualmente. Caso o parâmetro esteja selecionado com a opção “NÃO”, quando o sistema encontra a duplicata correspondente e a mesma não se encontra conferida, o sistema também fará a conferência automática.
Considerando as informações acima:
- Caso o sistema localize uma duplicata correspondente, ele irá inserir o código de barras e alterar o status para “Com Aceite” na duplicata;
- Caso o sistema localize uma duplicata correspondente, porém a mesma já tenha tenha um aceite manual, o sistema marcará o bloqueto como “Conciliado”;
- Caso o sistema não localize uma duplicata correspondente, o bloqueto será marcado como “Não encontrado.
Processamento Automático
Caso no momento da importação do arquivo com os registros para aceite automático, a nota fiscal referente ao registro (bloqueto) não esteja incluída no ERP o status do registro ficará como “Não Encontrado” .
Para estes casos o ERP irá buscar automaticamente os registros que estão com status de não encontrados e aguardando conferência para realizar o aceite automático .
Para isto faz uma consulta utilizando os parâmetros de data de vencimento e data de importação em um intervalo de 7 dia .
Esta busca é realizada diariamente em um intervalo de 30 em 30 minutos .
Sugestão de duplicata:
Acessando a tela de Aceite por EDI no caminho: Financeiro > contas a pagar > Aceite > Aceite por EDI, após inserir os dados nos filtros conforme imagem abaixo e clicar em buscar, clicar no ícone de sugestão de duplicata (conforme indicação da seta vermelha baixo) será aberta a tela de sugestão de duplicata.
Neste tela poderemos visualizar as duplicatas sugeridas. O sistema irá utilizar as seguintes regras para sugestão:
– Favorecido equivalente entre bloqueto e duplicata.
– Duplicata não pode conter código de barra.
– Duplicata não pode estar quitada.
– Número do documento equivalente entre bloqueto e duplicata.
– Valor nominal equivalente entre bloqueto e duplicata.
– Data de vencimento equivalente entre bloqueto e duplicata.
Relatório de Aceite via EDI
O relatório de aceite via EDI é utilizado para demonstrar através de gráficos o desempenho do serviço de Varredura via EDI. Veja mais informações sobre o relatório aqui.