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Caminho da Funcionalidade no Sistema:

Financeiro > Orçamento

Permissões de Usuário: MB__info

2430 – Orçamento de projetos – Visualizar Todos

2431 – Orçamento de projetos – Consultar

2432 – Orçamento de projetos – Inserir

2433 – Orçamento de projetos – Editar

2434 – Orçamento de projetos – Excluir

2435 – Orçamento de projetos – Alterar Status

2436 – Orçamento de projetos – Vincular Pedido

O módulo de orçamentos foi criado com objetivo de possibilitar o controle dos valores orçados que poderão ser consumidos pelos pedidos de compra, nota fiscal e lançamento de despesa até limite do orçamento.

Para utilizar, devemos seguir os seguintes passos:

Para acessar a tela de consulta de Orçamentos, devemos ir no caminho:
Financeiro > Orçamentos > Consultar Orçamentos

Na tela inicial, podemos buscar para consultar os orçamentos já existentes ou incluir um novo orçamento.
Para a busca podemos utilizar todos os filtros conforme imagem acima:

Tipo: Poderá classificar os orçamentos por tipos
Código: Quando trabalhar com código especifico para o orçamento, poderá usar este campo para controle.
Loja: Informará quais lojas poderão consumir valores deste orçamento.
Envolvidos: Poderá informar todas as pessoas envolvidas neste orçamento.
Status: Poderá visualizar qual o status atual do orçamento

1 – Siga os passos abaixo para realizar o cadastro do orçamento:

Clicando em Incluir Orçamento, será aberta a tela de inclusão do orçamento:


Campo Código: Poderá informar caracteres numéricos e não numéricos.
Campo Tipo: Poderá utilizar os tipos já cadastrados ou cadastrar um novo no momento do cadastro do orçamento. Escrevendo um tipo não existente e confirmando a sua inserção, ele automaticamente já é cadastrado com os demais.


Descrição do orçamento: Informe uma descrição para este orçamento
Exemplo: Orçamento para gastos com manutenção de informática.
Este campo é livre para texto com o limite máximo de 200 caracteres.


É necessário inserir no mínimo um funcionário envolvido no orçamento.

Os funcionários que não tiverem a permissão 2430 – Orçamento de projetos – Visualizar Todos, poderão consultar os orçamentos que possuem seu usuário como vínculo e os orçamentos criados pelo seu usuário.

Para buscar o funcionário é possível usar o nome ou o CPF/CNPJ.
Após buscar, selecionar o usuário desejado ( é possível selecionar mais de 1 funcionário) e clique em Selecionar.

As lojas não são obrigatórias para vínculo. Conforme informamos na mensagem da imagem abaixo, se não for selecionada nenhuma loja, o orçamento ficará disponível para todas as lojas:

A última etapa é informar o valor do orçamento. Após informá-lo, clique que Incluir.

Após incluir o orçamento, voltando na tela de consulta é possível editá-lo:

O orçamento é criado sempre com o status inicial de “Aguardando aprovação”.
Neste momento é possível aprovar, reprovar ou inativar o orçamento.
No exemplo abaixo, iremos aprovar o orçamento.


Será exibida mensagem de confirmação da alteração do status:

Status alterado, serão exibidas novas opções para alteração, sendo possível finalizar, mover para em andamento ou inativar.
Quando um orçamento é utilizado pela primeira vez, ele automaticamente tem seu status alterado para em andamento.

Na segunda aba do orçamento: Operações do orçamento, podemos visualizar todas as operações que utilizaram o saldo do orçamento.
As operações são exibidas como pendentes e realizados.

No financeiro, quando um contrato financeiro for criado e vinculado a um orçamento, será exibido nos “Valores pendentes”.
Quando forem geradas despesas (duplicatas) para estes contratos, serão exibidas nos valores realizados.
Caso a duplicata seja cancelada, ela não irá mais constar nos valores realizados.

No módulo de compras, quando for criado um pedido de compra que possui um orçamento vinculado, os valores ficarão pendentes.Após recebimento da NF e faturamento do pedido de compra, os valores passarão a ser apresentados como realizados.

A aba itens do orçamento irá demonstrar os produtos dos pedidos de compra que tem o orçamento vinculado:


Na aba de observações é possível incluir texto livre com limite máximo de 2000 caracteres:

A aba de ocorrências segue o padrão das demais telas do ERP e demonstra as alterações realizadas na tela:

FINANCEIRO:

Ao incluir uma despesa pelo contrato financeiro, será possível vincular um orçamento:

Clicando no botão ORÇAMENTO, serão abertos os campos para busca do orçamento que será vinculado e o percentual que cada orçamento pertence, sendo obrigatório sempre atingir o valor de 100% no total.

Serão exibidos os orçamentos que tem a mesma loja que a do contrato e que estejam com o status aprovado ou em andamento:

Após selecionar o orçamento, informe a porcentagem:

É possível inserir quantos orçamentos forem necessários, deste que a porcentagem seja divida corretamente.
Após a inserção do orçamento, prosseguir com a geração da duplicata de despesa normalmente.

Importante: Se for lançada uma despesa no valor maior que o saldo do orçamento, o sistema irá bloquear a operação e informar que o orçamento não possui saldo e o valor necessário de acréscimo:

 

Após a criação da duplicata de despesa, ao consultar o orçamento, podemos ver o saldo já alterado:

Acessando a aba Operações do orçamento, é possível visualizar a duplicata compondo o valor do realizado:


Se a duplicata for cancelada, o valor será debitado do saldo do orçamento, ou seja, o orçamento terá o saldo do valor a realizar atualizado.

 

COMPRAS:

Para utilizar um orçamento no pedido de compras deve ser gerado um pedido do tipo “Linha Indefinida”, será possível vincular o orçamento para itens de consumo e patrimônio.

Com o pedido digitado, clique no botão 

  

Será aberto a janela de Manutenção das datas de entrega, clique no botão 

 

Para vincular o orçamento clique na linha do campo ORÇAMENTO, será listado os orçamento que estão disponível para serem vinculados. É exibido apenas os orçamentos que estão vinculado para loja e que estejam com seu status aprovado ou em andamento.

Após vincular o orçamento clique em fechar.

 

Selecionando um orçamento que não possui saldo suficiente ao fechar o pedido será exibido a mensagem conforme imagem abaixo, onde será necessário rever o pedido ou solicitar ao responsável alterar o saldo do orçamento.

 

Com o orçamento vinculado de acordo com o saldo disponível o próximo passo é concluir o fechamento do pedido clique no botão fechar pedido

 

Com o pedido fechado após realizar o recebimento da nota fiscal é possível consulta o orçamento e visualizar os pedidos vinculados e as notas recebidas.

Ao consulta o orçamento na aba “operações do Orçamento” serão listados os valores pendentes onde ao clicar sobre o código do campo origem é possível consultar os pedidos vinculados.

Em valores realizado será listado os valores que foram recebidos ao clicar sobre o código do campo origem é possível consulta as notas que foram recebidas.

Em caso de duvida sobre recebimento de nota fiscal, Clique aqui.

Consultando a aba “itens do Orçamento” serão listados os itens que foram recebido da nota fiscal

Importante:

Com a primeira versão do orçamento, será possível cadastrar o orçamento, informar envolvidos e lojas e no momento do lançamento de um pedido de compra ou despesa, ao associar o orçamento será possível travar a criação do pedido ou lançamento da despesa baseados nos valores disponíveis  no orçamento.

Nas próximas versões, diversas melhorias serão implementadas, como:

  • Controle de pedidos recebidos parcialmente, devoluções de compra no ato a após recebimento, recusas de notas fiscais;
  • Despesas lançadas anteriormente sem associação ao orçamento;
  • Realizar orçamento por contas contábeis;
  • Controle de projeto, poderá realizar o orçamento de um projeto e ativar posteriormente;
  • Poderá acompanhar o orçamento de projeto relacionado ao planejamento orçamentário;
  • Relatórios gerenciais para consulta e análise dos valores e demais controles de pagamentos.

Faremos dessa funcionalidade uma importante ferramenta gerencial para o controle de projetos e orçamentos!

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