Importação de Lançamentos Contábeis

Caminho da Funcionalidade no Sistema:

Contábil > Importação > Lançamentos Contábeis

Permissões de Usuário: MB__info

Número – Nome da Permissão

2443 – Buscar Lançamentos Contábeis Importados

2444 – Importar Lançamentos Contábeis

2445 – Atualizar Status Lançamentos Contábeis Importados

2446 – Aprovar Lançamentos Contábeis Importados

2447 – Excluir Lançamentos Contábeis Importados

Essa funcionalidade tem como objetivo possibilitar ao usuário a importação dos lançamentos contábeis em lotes através de arquivo excel para o ERP e após a aprovação ficarão disponíveis nos demonstrativos contábeis.

Para utilizar, devemos seguir os seguintes passos:

1) Devemos acessar o módulo contábil, através do caminho: Contábil > Importação > Lançamentos Contábeis.

Nesta tela o usuário terá a opção de buscar lançamentos já importados, baixar o layout do arquivo de importação para preenchimento e posterior importação:


Data do Fato: Data do lançamento contábil preenchida no arquivo excel;

Loja: Poderá selecionar a loja para filtrar pelos lançamentos;

Status: Poderá filtrar pelo status do arquivo: Todos, pendente, analisando e aprovado.

2)  Ao clicar no botão baixar layout para preenchimento, iremos disponibilizar o arquivo em formato xls para que o usuário preencha e posteriormente importe no ERP, os campos de preenchimento são:

ID(campo não obrigatório): Este campo tem como função identificar quais das linhas do arquivo se referem a mesma partida dobrada, por exemplo:

Na compra de mercadorias com ICMS, temos:

D – Estoque ( conta: 1.01.005.0001.00001)

D- ICMS a recuperar ( conta: 1.01.004.0002.00001)

C- Fornecedor ( conta: 2.01.001.0003.00001)

Para que o sistema entenda todas as partidas vinculadas a mesma operação é necessário informar um ID:

Se o usuário não informar um ID no arquivo, o sistema irá gerar uma partida dobrada para cada linha e a contra partida do lançamento irá utilizar a conta contábil configurada no mapa: VALORES TRANSITÓRIOS VIA IMPORTAÇÃO e será vinculado a um esquema contábil.

A contabilização será gerada da seguinte forma:

Lançamento 1:

Loja 1, dia 25/05/2018:

D- 2.01.001.0001 – Contas a Pagar -97,00

C- Conta contábil configurada no mapa: VALORES TRANSITÓRIOS VIA IMPORTAÇÃO – 97,00

Lançamento 2:

Loja 1, dia 25/05/2018:

C- 1.02.001.0001 – Banco -97,00

D- Conta contábil configurada no mapa: VALORES TRANSITÓRIOS VIA IMPORTAÇÃO – 97,00

Lançamento 3:

Loja 1, dia 26/05/2018:

D-1.02.001.0001 – Banco -100,00

C- Conta contábil configurada no mapa: VALORES TRANSITÓRIOS VIA IMPORTAÇÃO – 100,00.

Data Fato(campo obrigatório): Data do lançamento contábil;

Loja(campo obrigatório): Informe a loja que o lançamento pertence;

Histórico(campo obrigatório): Histórico do lançamento contábil deve conter mais de 20 caracteres limitado a 400.

Tipo de movimento (campo não obrigatório): Deve informar o código do tipo de movimento que identifica a operação, caso tenha dúvidas quanto ao tipo de movimento, clique aqui.

Código conta analítica(campo obrigatório): Deve informar o código da conta analítica com pontos.

Centro de custo(campo não obrigatório): Poderá informar o código do centro de custo.

Participante(campo não obrigatório): Informe o CPF ou CNPJ do participante já cadastrado no ERP;

Valor(campo obrigatório): Valor da operação;

Sinal(campo obrigatório): Informe se o lançamento realizado na conta é de débito ou crédito e informe D/C de acordo com a operação.


3) Depois do preenchimento do arquivo, será possível importar:

 


4) Se não existirem problemas na estrutura do arquivo de importação, o usuário poderá  consultar os lançamentos importados na tela de pré visualização:

 

Os campos exibidos serão:

Partida Dobrada de importação: É um código de controle interno da partida importada;

Data do Fato, loja, tipo de movimento contábil, total dos débitos e créditos: Serão apresentados de acordo com o que informado no arquivo excel;

Status: Será gerado como pendente e será atualizado de acordo com as alterações de aprovação ou análise.

Botão Movimentos: Ao clicar neste botão, iremos listar o movimento importado de acordo com a imagem abaixo:

Movimento com ID informado no arquivo:

Movimento sem ID informado no arquivo:

Observação: quando a contra partida do lançamento for em conta transitória e existir tipo de movimento, centro de custo e participante configurado na conta contábil informada no arquivo excel estes dados não serão replicados para a conta transitória.

Após verificar os movimentos importados, poderá salvar e/ou aprovar os lançamentos:

Salvar: Os movimentos ficarão disponíveis para consulta e análise na tela de importação.

Aprovar: Os lançamentos aprovados ficarão disponíveis na contabilidade e demonstrativos contábeis.

5) Ao aprovar, será gerado um número de partida dobrada e clicando sobre este número poderá verificar a partida gerada no ERP:

O processo contábil das partidas importadas será sempre 300 – Importação de Lançamentos Contábeis, desta forma, somente poderá editar os campos de Histórico, Tipo de Movimento e Aprovar ou Recusar a partida. ( Não será possível ajustar ou excluir).

Partida dobrada gerada com ID configurado no arquivo excel:

Partida dobrada sem ID configurado:

6) Documento/ Esquema Contábil:

Todos os lançamentos contábeis mapeados com ID serão agrupados no mesmo documento/esquema contábil, veja:

Na tela de consulta dos lançamentos importados apresentaremos 3 lançamentos e serão geradas 3 partidas dobradas diferentes:

Ao clicar em uma das partidas, poderemos ver que foi gerada um esquema contábil, com os 3 lançamentos contábeis vinculados:

O mesmo irá acontecer com as linhas que não tiverem ID configurado, todas as linhas do arquivo serão geradas contra partidas na conta mapeada no mapa VALORES TRANSITÓRIOS VIA IMPORTAÇÃO e para cada linha uma partida dobrada que será vinculada ao mesmo esquema contábil.

7) Se o arquivo estiver com Status: Pendente ou Analisando, poderá reimportar e se houverem inconsistências elas serão apresentadas na aba: Advertências.

 

 


7) Após a importação é possível buscar o arquivo, editar ou excluir:

Para arquivos com status: Aprovado, é possível apenas visualizar.

8) Através do botão status também é possível alterar de pendente para analisando e também aprovar:

Se existirem dúvidas na utilização da rotina, por favor entre em contato com a nossa equipe de suporte.

Larissa Ruana

Larissa Ruana

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