Agenda de Compras

O objetivo da tela de Agenda de Compras é facilitar o agendamento de pedidos de compra no Bluesoft ERP.

Para utilizar essa ferramenta, devemos seguir os seguintes passos:

Inclusão e Edição do Agendamento
1) O usuário com a permissão 3573 (Agenda de Compras – Incluir) poderá criar os agendamentos através do botão “Adicionar Evento”:

Ao clicar no botão será aberto um modal onde o usuário deverá definir os seguintes campos:

• Comprador: Definir o comprador responsável pelo agendamento, este campo é obrigatório.
• Fornecedor/Divisão: Definir o fornecedor do agendamento, este campo é obrigatório.
• Contrato de Fornecimento: Neste campo serão exibidos os contratos de fornecimento vigentes e ativos do fornecedor selecionado. Este campo não é obrigatório, mas caso seja selecionado terá a função de exibir o faturamento mínimo, o prazo de entrega e a periodicidade quando forem geradas mais de uma inclusão através do campo “Quantas inclusões serão realizadas”.
• Quantas inclusões serão realizadas: Neste campo o usuário pode habilitar a repetição da inclusão do agendamento, podendo gerar até 100 inclusões. As datas em que esses agendamentos serão inclusos poderão ser definidas através do campo “Periodicidade”, ou alteradas manualmente no Preview da Agenda.
• Periodicidade: Neste campo será definida a prévia das datas de acordo com a periodicidade escolhida quando houver a inclusão de mais de um agendamento através do campo “Quantas inclusões serão realizadas”. Aqui teremos as opções:
  – Intervalo de visita do contrato: Essa opção só irá funcionar se o contrato de fornecimento estiver selecionado. Ela utilizará o intervalo de visita para definir a prévia das datas em que os agendamentos serão gerados. A primeira agenda será na data inicial informada, a segunda após a quantidade de dias do intervalo de visita informado no contrato e assim sucessivamente.
  – Semanal: O intervalo de visita não dependerá do contrato, serão gerados os agendamentos a cada 7 dias.
  – Quinzenal: O intervalo de visita não dependerá do contrato, serão gerados os agendamentos a cada 14 dias.
  – Mensal: O intervalo de visita não dependerá do contrato, serão gerados os agendamentos a cada 30 dias.
• Data inicial: Data e hora inicial do agendamento.
• Data final: Data e hora final do agendamento.
• Observação: Campo de texto limitado a 250 caracteres para registrar as observações do agendamento.

2) Com os campos devidamente preenchidos clique no botão “Prosseguir”. Neste exemplo estamos selecionando um Contrato de Fornecimento, realizando três inclusões e utilizando o intervalo de visita do contrato como periodicidade dos agendamentos que serão gerados:

Clicando em “Prosseguir” será exibida a prévia dos agendamentos que serão gerados de acordo com a quantidade de inclusões que serão realizadas:

3) No Preview da Agenda serão exibidos os dias da semana e se é feriado, conforme estiver cadastrado no Cadastro de Feriados. Também será possível alterar a Data inicial ou apagá-la, de forma que o agendamento não será gerado na data apagada. Caso alguma data seja alterada, o usuário deverá clicar no botão “Atualizar Preview”, onde serão atualizados os dias da semana e se for feriado ficará marcado como “Sim”.

Confirmada a prévia da geração dos agendamentos, basta clicar no botão “Salvar”.

Um alerta será exibido informando que o agendamento foi adicionado com sucesso:

Será demonstrado por agendamento o horário de inclusão, o comprador e o fornecedor.

4) A tela de Agenda de Compras, poderá ser visualizada nos formatos Mês, Semana e Dia:

Mês

Semana

Também será possível buscar os agendamentos apenas de um comprador específico. Basta selecionar um comprador cadastrado através do campo “Comprador”:

5) Com o(s) agendamento(s) gerado(s), ao clicar sobre o mesmo estarão informados os campos preenchidos no cadastro e as informações de Prazo de Entrega e Faturamento mínimo caso o Contrato de Fornecimento tenha sido selecionado.

O usuário com a permissão 3574 (Agenda de Compras – Alterar), poderá alterar os campos de data inicial e final através da Data inicial e o campo Observações. Um alerta será exibido informando que o item foi editado com sucesso.

Qualquer alteração realizada será registrada uma Ocorrência, podendo ser visualizada através do botão “Ocorrência”:

O usuário com a permissão 3575 (Agenda de Compras – Excluir) poderá realizar a exclusão do(s) agendamento(s) com as seguintes opções:

• Excluir somente este agendamento: Exclui apenas o agendamento que está sendo visualizado.
• Excluir este agendamento e todas as repetições (anteriores e posteriores): Exclui o agendamento visualizado e todas as inclusões anteriores e posteriores que foram geradas.
• Excluir este agendamento e todas as repetições posteriores: Exclui o agendamento visualizado e todas as inclusões posteriores que foram geradas.

Ao clicar no botão “Confirmar Exclusão” um alerta será exibido. Para confirmar a exclusão clique no botão “Sim, continuar”.

Será exibido um alerta informando que o item foi removido com sucesso:

Observação: A ocorrência da exclusão não poderá ser visualizada, uma vez que o agendamento sumirá após a exclusão. No entanto, essa ocorrência poderá ser consultada pela Bluesoft via banco de dados caso necessário.

Vínculo do Pedido de Compra com o Agendamento

Um pedido de compra pode ser vinculado a um agendamento de duas formas:

1. Vínculo automático: Ao criar um pedido de compra, caso, na data de emissão deste pedido, houver um agendamento não excluído para o mesmo fornecedor neste dia (independente do comprador ou contrato de fornecimento), o sistema já vai vincular este pedido ao agendamento.
   Se, na mesma data, houver mais de um agendamento para o mesmo fornecedor, o sistema irá vincular aquele que tiver o horário da Data inicial mais próxima ao horário de criação do pedido de compra.
   
2. Vínculo manual: O usuário com a permissão 3576 (Alterar vínculo do pedido a um agendamento de compra) terá acesso a alterar ou desfazer o vínculo do pedido de compra com o agendamento manualmente pela tela de Consulta de Pedidos de Compra.

1) Vínculo automático
Para que o pedido de compra seja vinculado automaticamente, o agendamento precisará estar criado previamente à emissão do pedido:

Após ser gerado o agendamento, quando incluir um pedido de compra para o mesmo fornecedor na mesma data, ao clicar no agendamento pela tela de Agenda de Compras, será exibido o botão “Pedidos / Notas Fiscais”:

Neste caso, temos dois agendamentos no mesmo dia, onde o pedido emitido na mesma data foi vinculado ao segundo agendamento que foi gerado, com data e horário mais próximos ao do pedido.

Clicando no botão “Pedidos / Notas Fiscais” será exibido um modal informando os pedidos vinculados ao agendamento e caso algum dos pedidos já tenha sido faturado, serão exibidas as Notas Fiscais vinculadas aos pedidos de compra:

Clicando no link do número do pedido, o usuário terá acesso aos Detalhes do pedido de compra:

Clicando no link da nota fiscal, o usuário terá acesso aos detalhes da nota:

2) Vínculo manual

Para realizar o vínculo de um pedido de compra ao agendamento manualmente devemos acessar a tela de Consulta de Pedido de Compras e realizar a busca pelos pedidos emitidos selecionando os filtros necessários e clicando no botão “Buscar”.

Com o resultado da busca, basta clicar no ícone da Agenda de Compras:

Para alterar ou desfazer o vínculo basta clicar no botão “Desvincular”:

Ao clicar em desvincular será exibido um alerta de confirmação, para confirmar clique no botão “Sim, continuar”:

Um alerta será exibido confirmando que a operação foi realizada com sucesso:

Para realizar o vínculo novamente do pedido ao agendamento, realize a busca pelos agendamentos selecionando o filtro obrigatório de Período de agenda de compra e clique no botão “Buscar”.

Após realizar a busca, serão exibidos os agendamentos gerados no período informado, contendo suas datas iniciais e finais e o dia da semana.

Para concluir, selecione o agendamento desejado através da coluna “Selecionar” e clique no botão “Vincular”:

Ao visualizar o agendamento pela tela de Agenda de Compras e clicando no botão “Pedidos / Notas Fiscais”, serão exibidos os pedidos vinculados ao agendamento e suas respectivas notas ficais:

Ao realizar a operação de vincular/desvincular um pedido de compra, serão geradas as ocorrências exibidas através do botão “Ocorrência” do agendamento.

Observação: Uma agenda pode ter mais de um pedido vinculado mas um pedido não pode estar vinculado a mais de uma agenda. Se o pedido de compra ou agenda forem excluídos, o vínculo será desfeito.