Solicitações de Compra E-Procurement

 

O módulo de Solicitações de Compra permite que os usuários da loja informem ao comprador seu estoque atual e a quantidade que gostaria de receber no próximo Pedido de Compra.

Além da Solicitação de Compra Comum, também é possível criar uma Solicitação de Compra E-Procurement com o objetivo de ter uma maior controle das despesas.

Para utilizar essa ferramenta, devemos seguir os seguintes passos:

1) Acessar o menu de Compras > Solicitações de Compra > Consultar

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2) Devemos clicar em INCLUIR NOVA SOLICITAÇÃO e selecionar a opção E-Procurement

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3) Após selecionar a opção E-Procurement, devemos preencher os Dados Gerais da solicitação:

• Descrição: Nome que o usuário deseja informar a solicitação E-Procurement (exemplo Solicitação 14/07/2017)

• Data da Compra:  Esta data será a referência da data de compra

• Loja: Usuário deve informar para qual loja está sendo criada a solicitação

• Fornecedor Divisão / Prestador: Selecionar o Fornecedor divisão/ Prestador que deseja informar na solicitação
• Finalidade: Campo não obrigatório que demonstrará as finalidades previamente cadastradas
• Observações: Campo não obrigatório editável que permite incluir observações sobre a solicitação

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4) Após o preenchimento dos Dados Gerais, devemos clicar em ADICIONAR para incluir os itens da solicitação

• Inclusão Produtos

• Inclusão de Patrimônio

• Inclusão de Serviços e Item sem Cadastro:

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Preenchimento da Solicitação

Após preencher as informações dos filtros e selecionar uma opção pelo botão Adicionar, podemos iniciar o preenchimento.

Os campos de Embalagem, Quantidade e Valor Unitário tem preenchimento obrigatório.

O campo Valor Total realiza o cálculo de forma automática, não sendo necessário preencher.

Para cada item da solicitação, é possível incluir uma Observação vinculado ao mesmo.

Se for incluído um link do produto solicitado na observação, após Enviar itens para aprovação ou Aprovar todos os itens e fechar a solicitação de compra, exibiremos os metadados desse link.

Quando o link informado não possuir metadados, será incluído um link simples na solicitação

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Caso a solicitação possua algum serviço ou item sem cadastro, é obrigatório o preenchimento do campo Descrição.

O campo Observações não é um campo obrigatório sendo possível inserir uma quantidade limitada de caracteres.

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Caso algum campo não seja preenchido, não será possível prosseguir com a solicitação será exibida uma mensagem na tela, como o exemplo abaixo:

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Para realizar a exclusão da Solicitação de Compra E-Procurement, será necessário ter permissão 3697 – Excluir Solicitação de Compra E-Procurement.

Apenas solicitações com status Aberta poderão poderão ser excluídas.

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Fluxo de Aprovação de Itens da Solicitação

Após o preenchimento das informações dos produtos na solicitação, é possível enviar os itens para aprovação através da opção Enviar itens para aprovação ou Aprovar todos os itens e fechar a solicitação de compra

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Quando a solicitação de compra for submetida a aprovação do itens, o usuário gestor poderá:

Aprovar ou Reprovar os itens manualmente

Ao realizar a aprovação ou reprovação de um produto, será apresentado o usuário que realizou esta ação na coluna Usuário Status:

É possível realizar a Aprovação ou Reprovação de todos os Itens

Caso algum produto esteja pendente de aprovação, a coluna Status Itens será atualizada para Aguardando Aprovação:

Caso todos os produtos presentes na solicitação estejam com o status aprovado, a coluna Status Itens será atualizada para Aprovados:

Caso todos os produtos presentes na solicitação estejam com o status reprovado, a coluna Status Itens será atualizada para Reprovados:

Caso todos os produtos presentes na solicitação tenham sido analisados, e estejam com o status aprovado e reprovado, a coluna Status Itens será atualizada para Aprovados/Reprovados:

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Vinculo de Produtos ou Patrimônios aos Itens da Solicitação

É possível vincular produtos ou patrimônios ao itens da solicitação que inicialmente foram incluídos como “Item Sem Cadastro“

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Impressão da Solicitação E-Procurement

A impressão do PDF só será possível quando a solicitação estiver com o Status Alçada “Aprovada” (bandeirinha azul) ou “Fechada” (bandeirinha verde), caso a solicitação esteja em outro status, não será possível imprimir a solicitação. Caso o fornecedor não tenha sido selecionado durante a criação da solicitação, os campos não serão exibidos na impressão do PDF.

Caso o usuário selecione o fornecedor durante a criação da solicitação, os dados do fornecedor selecionado serão exibidos na impressão do PDF.

• Caso a solicitação tenha aprovação, será apresentado no documento o nome do usuário que aprovou.

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Validações

É possível cadastrar valor máximo por solicitação e valor máximo diário para Solicitações do tipo E-Procurement no grupo de usuários.

Caso tenha valores cadastrados no grupo de usuário, para fechar a solicitação de compra E-Procurement, é necessário que a solicitação esteja dentro do valor máximo por solicitação e do valor máximo diário de solicitação. Para mais informações acesse o Grupo de Usuário.

Caso o usuário ultrapasse o valor máximo por solicitação e/ou o valor máximo diário, e solicite o fechamento da solicitação, a solicitação será atualizada para o Status Fechamento Pendente e o Status Alçada será atualizado para Bloqueado.

Se a solicitação for fechada direto sem precisar da aprovação de outro usuário, a solicitação ficará com o Status Alçada como Fechada e a bandeirinha será verde.

Quando a solicitação é reprovada, ficará com o Status Alçada como Reprovada e a bandeirinha será vermelha.

Quando a solicitação está com o Status Fechamento Pendente, e outro usuário aprova essa solicitação, o Status Alçada será atualizado para Aprovada, e a bandeirinha ficará azul (Aprovada).

Mesmo que outro usuário aprove a solicitação de compra E-Procurement, o valor será consumido do limite do usuário que criou e enviou para aprovação, porém, o limite do usuário aprovador deverá ser maior que o valor da solicitação.

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Geração de Pedidos de Compra

Após aprovar os itens que se deseja solicitar, será possível criar um pedido de compras com base na solicitação.

Regras para geração:

• A solicitação de compras deve ter ao menos 1 item Aprovado;
• Não podem existir itens com o status Aguardando Aprovação (bandeira branca);
• É obrigatório incluir um Fornecedor na solicitação;
• Produtos do tipo Serviço e Item sem Cadastro não serão incluídos no pedido de compra.

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Observações:

• Por enquanto, o novo tipo de Solicitação E-Procurement não poderá ser utilizada em cotações de falta;
• Caso o usuário esteja vinculado em mais de um grupo de usuário, o sistema irá validar o grupo com maior valor definido;
• Os valores máximos cadastrados, serão aplicados por usuário e não por grupo, ou seja, todos os usuários do grupo possuem limites individuais;
• Caso não tenha valor cadastrado no grupo, será considerado que não tem limite, e poderá fechar a solicitação normalmente;
• Apenas solicitações com status “Fechada”, serão consideradas como limite utilizado.

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Vínculo de Solicitação de Compra E-Procurement a uma Nota Fiscal de Despesa com Consumo

Ao receber uma Nota Fiscal de Despesa com Consumo, será possível vincular e consumir o saldo disponível de uma Solicitação de Compra E-Procurement.

Para saber mais sobre Nota Fiscal de Despesa com Consumo, clique aqui.

No momento do recebimento, na tela de totalização dos itens, teremos a opção “Vincular Solicitação de Compra E-Procurement”:

Ao clicar, será exibida uma janela informando as solicitações e seus respectivos saldos disponíveis para consumo:

Teremos as colunas:

• Número: O número do item na solicitação de compra e-procurement.
• Loja: Loja em que foi criada a solicitação de compra e-procurement.
• Data de Emissão: Data de emissão da solicitação de compra e-procurement.
• Usuário Emissão: Usuário que criou a solicitação de compra e-procurement.
• Fornecedor: Fornecedor selecionado na criação da solicitação de compre e-procurement.
• Valor Unt: Valor unitário do produto incluído na criação da solicitação de compra e-procurement.
• Quantidade: Quantidade inserida do produto na criação da solicitação de compra e-procurement.
• Saldo da Quantidade Disponível: Saldo da quantidade disponível para ser consumido da solicitação de compra e-procurement.
• Quantidade Consumida: Campo para inserir a quantidade a ser consumida do produto da solicitação de compra e-procurement no recebimento da nota fiscal de despesa com consumo.
• Total: Valor total dos produtos que receberam uma quantidade a ser consumida no recebimento da nota fiscal de despesa com consumo.

Para realizar o vínculo da nota com a solicitação, selecione os itens e quantidades que serão consumidas.
O valor dos produtos selecionados será somado no campo “Valor Total”.
Ao inserir um valor no campo da coluna “Quantidade Consumida” o item da solicitação já será automaticamente selecionado.
Clique em “Vincular/Desvincular Solicitações”, posteriormente clique em “Vincular”:

Um alerta de confirmação será exibido:

Para confirmar o vínculo, clique no botão “Confirmar”:

Após a confirmação as quantidades selecionadas serão consumidas e será possível visualizar o saldo disponível para consumo através da coluna “Saldo da Quantidade Disponível”:

Após confirmar o vínculo será possível confirmar o recebimento da nota fiscal, caso o valor total da(s) solicitação(es) esteja igual ao valor total da nota que foi vinculada:

Após a confirmação da nota também é possível verificar nas Ocorrências da Solicitação de Compra E-Procurement, a respectiva nota e valor consumido da solicitação:

Ao excluir ou cancelar a nota o saldo será estornado para a solicitação e a mesma será desvinculada:

Ao desvincular também será possível visualizar nas Ocorrências da Solicitação de Compra E-Procurement:

Caso o valor total entre nota e o vínculo com as solicitações de compra não esteja igual, será exibida a seguinte mensagem de validação:

Também não será possível reabrir uma Solicitação de Compra E-Procurement após o vínculo com a nota fiscal:

O usuário com a permissão 3757 – Permitir confirmar NF transformada em consumo com valor diferente ao valor da solicitação de compra E-Procurement, conseguirá confirmar o recebimento da nota com os valores totais entre a solicitação de compra e-procurement divergentes.

Por padrão a permissão 3752 – Permitir confirmar recebimento de NF transformada em Consumo sem vínculo com Solicitação de Compra E-Procurement, estará habilitada.

O usuário que desejar trabalhar com a obrigatoriedade do vínculo de NF transformada em Consumo com uma Solicitação de Compra E-procurement, deverá desabilitar a permissão.

Dúvidas, por favor contate nossa equipe de suporte.