Consulta de Inventário

 

Pela tela de Consulta de Inventário é possível realizar a busca de inventários criados de uma determinada loja e período.

Para utilizar essa ferramenta, devemos seguir os seguintes passos:

1) Acessar o menu de Estoques e NF-e > Inventários > Consulta de Inventários

2) Para facilitar a busca do inventários podemos utilizar alguns filtros:

• Loja: Utilizando este filtro podemos informar uma, múltiplas ou todas as lojas do inventário que desejamos buscar.

• Nº do Inventário: Utilizando este filtro podemos informar o número do inventário que desejamos buscar.

• Nº do Inventário Geral: Este filtro permite buscar diferentes inventários agrupados por um único número geral.

• Descrição: Utilizando este filtro podemos informar a descrição do inventário que desejamos buscar, limitado a 35 caracteres.

• Período de Abertura: Utilizando este filtro podemos informar um período de até 365 dias para a busca do inventário utilizando uma loja. Para a busca de todas ou múltiplas lojas, podemos informar o período de até 31 dias por padrão ao acessar a tela de consulta o período de 31 dias já estará filtrado.

• Status: Utilizando este filtro podemos informar o status do inventário a buscar (ABERTO ou FECHADO)

• Tipo de Estoque: Utilizando este filtro podemos informar o tipo do inventário a buscar (ESTOQUE PRÓPRIO , TERCEIROS ou TROCAS)

• Status Inventário Contábil: Utilizando este filtro podemos informar o status do inventário contábil (GERADO ou NÃO GERADO)

• Tipo de Inventário: Utilizando este filtro podemos informar qual o tipo de inventário que desejamos buscar (GERAL, PARCIAL, CONSOLIDADOR, CONSOLIDADO e CONSOLIDADOR DOS PRODUTOS REMOVIDOS)

Ao clicar em Buscar serão listados os inventários conforme dados informados nos filtros:

Alteração de Data de Competência

Relatório de Apuração

Ocorrência do inventário

OBS: Caso o parâmetro Trabalhar com o status de visualização de apuração do inventário , esteja habilitado, será demonstrado na coluna operações, o  status de visualização de apuração do inventário. Para mais informações, clique aqui.

Visualizar Lotes

Através desta opção será possível visualizar os lotes criados pelas colunas:

• Área: Se é um lote da área Loja ou Depósito
• Lote: Número do lote
• Itens: Contagens de itens do lote
• Críticas: Contagem de críticas. São contados aqui os itens:
  • Não cadastrados
  • Itens com lote obrigatório no cadastro mas não informado.
  • Itens com data de validade obrigatória no cadastro mas não informada.

Críticas

Serve para imprimir as críticas. Aqui serão demonstrados:

• Produtos sem lote ou data de validade:  Produtos presentes nos lotes que não tenham informado lote ou data de validade e, no seu cadastro, está habilitada a opção “Controla estoque por lote” onde o lote e a validade são obrigatórias para o produto. Produtos que tem lote ou validade obrigatórios em seu cadastro, mas não tem habilitado “Controla estoque por lote”, não são considerados na impressão de críticas.
• Produtos não cadastrados: Produtos presentes nos lotes cujos códigos GTIN/PLU não estão cadastrados no sistema. Esses produtos serão demonstrados com descrição “*NE”. Os itens cadastrados que estão ao lado do item não cadastrado (sequência imediatamente anterior e posterior) também serão demonstrados para identificar onde está este produto não cadastrado, isto é, entre quais itens ele está na sequência.

Upload de arquivos de lote

Os lotes poderão ser criados pelo upload de arquivos. 

Na opção Tipo temos os layouts suportados para upload. Leia aqui a documentação destes layouts.

A opção “Enviar Arquivo” somente será demonstrada, se a Loja do Inventário possuir local de estoque do tipo Indefinido ou Unificado.

Quando o inventário for parcial, e os produtos inclusos nos lotes desta forma acima não fizerem parte do inventário, eles serão criticados na análise de inventário para decisão se eles serão incluídos no inventário ou não.

Upload Layout Unitech HT630

Quando selecionado o layout Unitech HT630 e o usuário possuir a permissão 3265 – Fazer upload de lote de recontagem, será possível marcar o lote como Recontagem

Quando o lote for marcado como Recontagem, o número do mesmo deve ser diferente de um lote já criado.

Ao importar um lote como Recontagem, as quantidades anteriormente informadas nos demais lotes serão zeradas, e valeram as quantidade do novo lote importado.

Gerar Arquivo

Ao clicar no botão “Gerar Arquivo” temos a opção Formato, onde podemos selecionar o layout que será utilizado ao gerar o arquivo para exportação dos produtos do inventário.

Acesse aqui a documentação dos layouts de exportação.

Criação Manual de Lote

Na criação manual de lote, é possível criá-lo determinando quais produtos vão participar do mesmo. Também é possível criar lotes de contagem para produtos compostos (rendimento) ou Kit/Cesta.

Os produtos incluídos por esta ferramenta não apenas serão incluídos nos lotes criados mas também serão inseridos como participantes do inventário.

Caso seja contado (coletado) como um produto unitário, o ERP irá notificar no fechamento do inventário e, este item não terá a opção de selecionar e adicionar ao inventário.

Exemplos:

Itens contados/coletados que não estão no inventário:

Itens que podem ser incluídos no inventário:

Lote criado com exceção de produtos de peso variável:

 

 

Análise de contagem do Inventário

Caso o usuário tenha a permissão 945 (Fechamento Inventário) ou a 2248 (Análise de divergência de Inventário), será possível fazer uma análise das contagens realizadas:

Ao clicar nesta opção, caso tenha, será perguntado se deseja excluir as críticas. Caso sejam selecionada a opção “Sim”, as críticas de itens não cadastrados serão excluídos, e somente estas críticas, mantendo as demais de itens sem informação de lote ou data de validade.

Após essa definição em relação às críticas, o usuário terá acesso à tela de análise de contagem do inventário:

Filtros

• Exibir Quantidades do Sistema e Contada Zero? Com as opções “Não” (padrão) e “Sim”. Determina se, na busca, serão demonstrados produtos que tenham quantidades do sistema e contada zeradas.
  Observação: quando este filtro estiver como Sim, serão acrescentados ao resultado os produtos que tem contagem e estoque comercial iguais a zero, mas que têm quantidade de estoque contábil diferente de zero.
• Local de Estoque: Busca as produtos contados no local de estoque selecionado. Somente será usado por clientes que trabalham com mais de um local de estoque.
• Tipo de Busca:  Filtro com as opções:
  • Busca pela descrição do produto: Aparecerá um campo para digitação da descrição.
  • Busca por código do produto: Aparecerá um campo para digitação do código interno do produto.
  • Busca pelo ajuste: Aparecerá um novo filtro para definir se a busca será por ajuste de quantidade ou de valor. Também aparecerá os campos para informar valores De/Até para a busca destes valores. Estes campos podem ficar em branco.
  • Sinal Ajuste Quantidade: Busca de todos os itens ou somente os que tiveram ganho ou quebra. Frisando que, no resultado desta busca, os valores de cor vermelha e positivos representam quebras (quebra maior que zero) e os valores de cor verde e negativa representam ganhos (quebra menor que zero).
  • Ordenar por: Define como será a ordenação da busca, com as opções: Código, Descrição do produto, Quantidade do sistema, Quantidade contada, Custo Líquido, Custo Bruto, Quantidade do ajuste, Valor bruto do ajuste (opção padrão) e Departamento/Seção.
  • Diferença de Quantidades: Define se será demonstrado somente itens cuja quantidade contada é diferente da quantidade do sistema.
• Operações: Aqui teremos as opções:

 Voltar para a tela de administração do inventário

 Demonstra a totalização de quebra do inventário

 Refaz as contagens e a imagem de estoque, atualizando os dados

 Demonstra ocorrências do inventário

Fechar o inventário

• Exibir Colunas: Define quais colunas serão exibidas. As colunas possíveis são:
  • • Código: código interno do produto
    • Produto: descrição do produto
    • Qtde. do Sistema: quantidade que tem no sistema durante o inventário.
    • Qtde. Contada: quantidade total contada no inventário.
    • Custo líquido: custo líquido médio do estoque durante o inventário.
    • Custo bruto: custo médio bruto durante o inventário.
    • Qtde. do ajuste: a quantidade contada subtraindo a quantidade do sistema.
    • Valor bruto do ajuste: a quantidade do ajuste multiplicada pelo custo bruto.
    • Departamento
    • Seção
    • Tipo de Produto: o “Principal destino do produto” no cadastro do produto.
    • Qtde. contábil do sistema: Quantidade contábil do sistema antes durante o inventário.
    • Custo Contábil: Custo contábil durante o inventário
    • Qtde. ajuste contábil: a quantidade contada subtraindo a quantidade contábil do sistema.
    • Valor ajuste contábil: a quantidade do ajuste contábil multiplicada pelo custo contábil.
    • Status de Análise: Se o usuário possuir a permissão 3329 será possível exibir essa coluna.
    • GTIN/PLU Principal: exibe o GTIN/PLU Principal do produto.
• Status de Análise: Se o usuário possuir a permissão 3329 será possível filtrar os itens selecionando as opções Todos, Sem Definição, Remover item do inventário, Validar contagem ou Recontar em outro inventário.
• Busca por categorias: Filtros de busca por Departamento, Seção, Grupo e Subgrupo.
• Status Produto: Busca por status do produto com as opções: Todos (padrão), Ativo e Inativo
• Tipo de Produto: Busca pelo tipo de produto com as opções: Todos, Venda, Insumo, Embalagem e Consumo.
•  

Os produtos que foram inseridos no inventário após a criação do mesmo pela ferramente “Criar Lote” serão criticados como itens contados e não incluídos no inventário:

No canto superior direito, será possível definir a quantidade de resultados por página, para exibição dos produtos:

No canto inferior direito, será possível navegar entre as páginas dos produtos:

Ao clicar no botão PRODUTOS CONTADOS E NÃO INCLUÍDOS NO INVENTÁRIO , será aberta uma nova janela para visualização dos produtos.

No canto inferior direito, será apresentado o total de produtos e será possível alternar entre as páginas.

Será possível se utilizar dos filtros disponívei abaixo do título das colunas, para realizar a filtragem dos dados:

Através dos botões disponíveis, será possível realizar a adição ou remoção dos produtos coletados e não incluídos no inventário.

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Status de Análise de Itens do Inventário

Se o usuário logado possuir a permissão 3329 – Status de análise de divergências em inventário parcial será possível definir status aos produtos apresentados na análise do inventário.

Assim que o inventário é criado, todos os itens são criados com o status Sem Definição. Depois é possível selecionar as seguintes opções:

• Sem Definição: Contagens que não tiveram definição de status de análise;
• Remover item do inventário: Contagens que foram definidas para serem removidas do inventário;
• Validar contagem: Contagens que foram definidas para serem mantidas no inventário.
• Recontar em outro inventário: Contagens que foram definidas que serão removidas do inventário e inseridas em novo inventário para recontagem.

Para alterar o status de vários produtos em lote, um botão para manutenção foi incluído na análise do inventário

A edição pode ser feita de forma individual também. Para isso, clique sobre o status atual do produto, selecione o novo status, e ao sair do campo a opção será salva automaticamente

No fechamento do inventário, cada status definido possuirá um comportamento:

• Os itens que estiverem com status de análise Sem definição, permanecerão no inventário normalmente, como é hoje.
• Os itens que estiverem com status de análise Validar contagem, também permanecerão no inventário normalmente. A definição de validar a contagem no inventário apenas informou que a divergência da contagem foi analisada e ficou decidido deixar a mesma como está.
• Os itens que estiverem com status de análise Remover item do inventário, serão removidos da mesma forma que é hoje ao clicar no botão “Remover selecionados do inventário”. Assim, será como se o usuário selecionasse os itens, clicasse nesse botão para removê-los do inventário e, logo em seguida, encerrasse este inventário.
• Os itens que estiverem com status de análise Recontar em outro inventário, também serão removidos da mesma forma que a opção acima, mas, além disso, para a loja do inventário que está encerrando será gerado um novo inventário parcial inserindo estes itens no mesmo, como se o usuário estivesse fazendo isso manualmente, isto é, como se tivesse primeiro removido estes itens, depois encerrado o inventário e, logo na sequência, criado um novo inventário somente com os itens que ele removeu.

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Exemplo de Produtos Definidos com Status Recontar em outro inventário

Conforme descrito acima, produtos definidos com o status Recontar em outro inventário serão removidos do inventário atual, e serão inseridos em um inventário criado automaticamente pelo sistema terá as seguintes características:

• Descrição: “Recontagem de itens removidos do inventário X” – Onde X é o número do inventário.
• Data de competência: Data atual
• Tipo do inventário: Parcial
• Tipo de estoque: O mesmo do inventário que está sendo encerrado (próprio ou troca)
• Congelamento de estoque: O mesmo do inventário que está sendo encerrado, isto é, se será um inventário com estoque congelado ou não. O inventário que está sendo encerrado é que definirá isto.
• Os itens devem ser incluídos no inventário independente de seu status, como se o inventário estivesse sendo criado com a opção “Incluir produtos inativos” habilitada.
• Gerar lotes agrupados da mesma forma que foi definido no inventário que está sendo encerrado, ou seja, por Departamento, Seção, Grupo ou Subgrupo, e também Com Caixas ou Sem Caixas.
• Opção “Incluir todos os GTINS do produto” definido da mesma forma que foi definido no inventário que está sendo encerrado.

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Visualizar movimentações de inventários anteriores

Para qualquer tipo de inventário (exceto de estoque de troca), será possível visualizar movimentações de inventários anteriores clicando no ícone abaixo demonstrado:

Clicando no ícone uma nova janela do navegador com o Relatório Movimentação de Inventário com a loja e produto já selecionados, e um período de 6 meses (184 dias) já definido por padrão (poderá ser alterado pelo usuário caso ele ache necessário)

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Exportar Arquivo de Recontagem (Unitech HT630)

Após selecionar um ou vários itens, será possível realizar a exportação de arquivo para recontagem dos produtos.

No momento somente será possível exportar no formato Unitech HT630.

O arquivo gerado possuirá todos os códigos de barras vinculados aos produtos selecionados, e suas caixas.

Análise de contagem do Inventário de Estoque com Endereçamento Logístico

Na consulta do inventario endereçado é exibido no detalhe todos os endereço logístico no qual o produto está associado.

Realizando a impressão por , o PDF gerado é exibido a quantidade contada por endereço e conforme exemplo ilustrado abaixo é exibido também a Quantidade Contada UN. Total e Quantidade Sistema UN. Total.

Imprimir para Recontagem

Após selecionar itens para impressão é possível imprimir os itens selecionados para recontagem clicando em “Imprimir itens selecionados”. 

Na impressão você poderá selecionar se deseja se deseja imprimir as contagens no relatório e/ou imprimir produtos com contagem zero. Além disto, poderá ordenar a impressão por: Descrição/Lote (Opção padrão), Lote e Departamento/Seção/Lote.

Caso selecione a opção para imprimir as contagens, o relatório será impresso com a contagem anterior.

Caso selecione a opção imprimir produtos com a quantidade zero será exibido da seguinte forma:

Caso não selecione a opção para imprimir as contagens, o relatório será impresso sem a contagem anterior.

Caso selecione a opção Ordenar por Descrição/Lote para imprimir as contagens, o relatório será impresso com a seguinte ordenação do PDF:

1) Descrição
2) Lote
3) Sequência

Caso selecione a opção Ordenar por Lote para imprimir as contagens, o relatório será impresso com a seguinte ordenação do PDF:

1) Lote
2) Sequência

Caso selecione a opção Ordenar por Departamento/Seção/Lote para imprimir as contagens, o relatório será impresso com a seguinte ordenação do PDF:

1) Departamento
2) Seção
3) Lote
4) Sequência

É possível imprimir os lotes gerados do inventário.

É possível enviar o relatório para a caixa postal da loja.

ENVIAR RELATÓRIO PARA CAIXA POSTAL DA LOJA

Demonstração da data do último congelamento

Quando o inventário for congelado, vamos demonstrar a data e hora do último congelamento do inventário nas seguintes telas:

No HEADER do inventário:

Como um alerta ao clicar em “Análise do Inventário”

Na análise do inventário:

Análise do inventário com produtos de composição venda e descarte

Ao serem incluídos nos inventários do tipo Estoque próprio e Trocas, produtos do tipo produção com controle de estoque pela venda e descarte, o processo será conforme o exemplo abaixo:

Exemplo:

Produto do tipo produção com controle de estoque pela venda e descarte:

Inventário criado:

Após a coleta das quantidades nos lotes, a análise do inventário se portará da seguinte forma:

• O item composto não aparecerá na análise de inventário. Os itens pertencentes à composição de produção venda/descarte é que serão demonstrados na análise, pois é eles que movimentam o estoque quando ocorre, por exemplo, a venda do produto composto, logo, as contagens do item composto devem afetar os estoque dos itens da composição.

• O produto composto será demonstrado no detalhamento da quantidade contada no lote em que ele foi contado e na quantidade original. No entanto, a quantidade total do item será calculada conforme o fator do cadastro da composição.

Fator de quantidade no cadastro do produto composto :

Cálculo do exemplo acima no detalhamento item FARINHA COMP KG :

Fator de quantidade = 2,800.

Quantidade contada do produto composto (PAO FRANCES COMP KG) = 12.

Cálculo a partir do produto composto = 12 * 2,800 = 33,600.

Quantidade contada do item próprio (FARINHA COMP KG) = 25.

Quantidade total do item : 12 + 33,600 = 58,600.

Ao fechar o inventário, o item composto de produção venda/descarte vai aparecer como item contado mas que não será incluído no inventário. Isto não significa que a contagem do item será perdida, mas somente que, apesar de contado, não é o estoque deste item que será ajustado, mas sim os estoque dos itens da composição.

Ficha estoque produto de composição:

Ficha estoque produto composto:

Caso um inventário parcial seja criado, onde apenas o produto composto seja incluído, no momento da criação do lote, os produtos que o compõem serão incluídos automaticamente no lote e inventário.

Exemplo:

OBS: Este comportamento ocorrerá somente no momento da criação do inventário, ou ao se utilizar da opção Criar Lote. Provisoriamente isso não se aplicará aos lotes criados a partir da funcionalidade Enviar arquivo.

Inventário Inicial

Quando um inventário de estoque próprio é criado pela primeira vez em uma loja, o sistema vai criar não apenas este inventário mas também um chamado “Inventário inicial”.

Esse inventário inicial tem o propósito de servir como base em “Processar Relatório de Inventário” para gerar a apuração comercial de inventário.

O inventário inicial representa o estoque zero da loja, o momento em que a loja não tinha estoque em item algum, o dia da criação da loja. Para que a data de estoque zero seja definido, basta alterar a data de competência deste inventário inicial para a data zero do estoque, o dia em que, no final dele, o estoque com certeza estava zero.

Como funciona a consolidação contábil de inventários

Na apuração de inventários contábeis (Contábil > Estoque Contábil > Apuração Contábil de Inventário) é possível consolidar inventários para gerar um único inventário consolidador para que a apuração seja toda realizada como se fosse um só inventário.

Este procedimento é bem útil pois possibilita que quebras ou ganhos contábeis indevidos, devido contagem errada por exemplo, sejam compensados com a contagem de outro inventário pois a consolidação vai unir esses inventários como se fossem um só, e assim a compensação será realizada na apuração contábil deste único inventário consolidado.

Quando este procedimento ocorre os inventários usados na consolidação ficam com tipo Consolidado, e um novo inventário é criado, já fechado, do tipo Consolidador (este é que será apurado contabilmente):

Esse inventário consolidador não tem contagens reais de estoque vinculadas a ele, mas sim as contagens que são dos inventários consolidados, que foram unidos em um só inventário.

Ao apurar contabilmente o inventário consolidador, o usuário pode informar que determinados itens não serão apurados neste inventário, com o objetivo também de resolver ganhos ou perdas indevidas:

Quando isto ocorre, ao apurar o inventário consolidador, o sistema faz a apuração mas sem estes itens que são separados em outro inventário consolidador, cujo tipo será Consolidador dos produtos removidos:

Por sua vez, este inventário consolidador dos produtos removidos pode também ser consolidado para, juntamente com outro inventário, gerar um novo inventário consolidador para ser apurado contabilmente. Quando isso ocorre, este inventário de produtos removidos tem seu tipo alterado para Consolidado.

Assim será possível prevenir quebras ou ganhos indevidos na apuração contábil de inventários, reduzindo prejuízos fiscais e financeiros.