Conciliação e Baixa de Cartões via EDI: O Guia Completo

O Bluesoft ERP oferece hoje os serviços de conciliação e baixa automáticos de cartões de crédito e débito com o intuito de automatizar os processos, reduzir o tempo gasto com conferências e baixas manuais, permitindo também que nossos clientes tenham mais tempo disponível para se dedicarem a outras tarefas mais importantes para o negócio.

Porém esse processo depende de diversas variáveis que muitas vezes podem gerar algumas dúvidas.
Pensando nisso, este documento visa esclarecer todas as regras que são consideradas pelo ERP nos processos de conciliação e nos processos de baixa, bem como tirar suas dúvidas em relação a todos os conceitos relacionados.

Conceitos Importantes para entender a Conciliação e Baixa de Cartões

TEF x POS

O TEF e o POS são as máquinas conectadas à autorizadora de cartões através da rede que fazem a leitura do cartão.

TEF significa Transferência Eletrônica de Fundos e funciona de maneira integrada a um software de frente de caixa, por exemplo, ou qualquer outro tipo de solução para automação comercial. O TEF é conectado também a um ponto de venda ou a um computador através de um cabo, portanto ele permanece fixo. Uma das grandes vantagens do TEF é que devido a sua interação com os sistemas de automação, ele permite uma maior facilidade no controle das vendas e identificação das informações.

POS significa Point of Sale e é uma solução muito utilizada especialmente por pequenos varejistas devido a sua facilidade e também pela total mobilidade que permite levar a máquina até o cliente. Porém ela pode dificultar o controle quando há um grande volume de vendas devido a não ser integrada a nenhum outro sistema, portanto a conferência e identificação dessas vendas é feita posteriormente de forma manual pelo lojista.

Administradora x Autorizadora

Uma das dúvidas mais comuns é a diferença entre Administradora e Autorizadora de Cartões.

A administradora é o órgão ou instituição financeira responsável pela emissão do cartão, bem como pela análise de perfil, definição de limites de crédito por cliente, emissão de faturas, cobranças de clientes, entre outros. Já a autorizadora é o órgão responsável por manter as máquinas de TEF e POS, bem como pelo processo de verificação se o cliente possui limite disponível e aprovação da transação.

A autorizadora é quem recebe os valores das vendas quando o cliente finaliza sua compra em cartão. Portanto, quem faz o pagamento do valor das vendas para os lojistas é a autorizadora, mediante a cobrança de uma taxa que é definida na negociação. A administradora, por sua vez, recebe os valores dos clientes através das faturas e repassa os valores para as autorizadoras. Portanto, nós do Bluesoft ERP recebemos os arquivos que são enviados pelas Autorizadoras.

Conciliação x Baixa

Os processos de conciliação e baixa hoje são transparentes para os usuários, ou seja, você não vê em que momento ele está acontecendo e nem é necessário clicar em algum botão ou acionar um processo em determinado momento para que ele aconteça. Isso muitas vezes leva a crer que trata-se de um processo único. Porém, a conciliação e a baixa são processos distintos que ocorrem em momentos diferentes. Para isso, é necessário entender primeiramente os dois tipos de arquivos que recebemos das Autorizadoras de cartão. São eles: Resumo de Venda e Ordem de Crédito.

Resumo de Venda

Quando um cliente finaliza um pagamento em cartão em um estabelecimento comercial e passa seu cartão em um TEF ou um POS, essa venda é registrada também pela autorizadora. No final do dia, a autorizadora terá o controle de todas as vendas que foram registradas naquele estabelecimento. Dessa forma, é gerado um arquivo que possui todas as informações sobre as vendas registradas no dia. Esse arquivo é chamado Resumo de Venda.

Ordem de Crédito

Através da negociação com a autorizadora, será estabelecido um prazo para pagamento dos valores das vendas registradas pela autorizada mediante a cobrança de uma taxa. Com isso, a autorizadora realiza depósitos na conta bancária do lojista de todas as vendas que estejam com prazo de pagamento para uma determinada data, já com o valor de taxa descontado. Com isso, a autorizadora gera também um arquivo registrando quais cartões foram pagos naquele dia e o valor de taxa que foi cobrado, totalizando o valor que foi depositado na conta do lojista para conferência. Esse arquivo é chamado Ordem de Crédito. O processo de conciliação automática é feito com base no arquivo de Resumo de Venda enquanto o processo de baixa automática é feito com base no arquivo de Ordem de Crédito

NSU

A sigla NSU significa Número Sequencial Único e é utilizado para registrar e identificar uma transação que tenha sido realizada em cartão. Porém ao contrário do que o nome diz, nem sempre um número de NSU será único no seu estabelecimento. O número do NSU é sequencial e emitido pela autorizadora, por isso, assim como o número da NF-e, é possível que um número de NSU se repita caso o estabelecimento trabalhe com mais de uma autorizadora.

BIN

O BIN é o conjunto de números que são impressos na parte frontal do cartão.

Os 6 primeiros dígitos do BIN são utilizados para identificar o emissor do cartão e os demais números são utilizados para identificar a conta individual, ou seja, o titular.

Com o número do BIN é possível identificar, por exemplo, a bandeira do cartão bem como o ramo principal do emissor, como por exemplo: cartões emitidos por bancos ou cartões emitidos por instituições financeiras. Além disso, as empresas emissoras de cartões também utilizam o código do BIN para identificar variações de seus cartões como Platinum ou Gold. Dentro do estabelecimento, o número do BIN pode ser utilizado pelo varejista para facilitar a identificação dos cartões que foram registrados nas vendas, especialmente em casos de vendas realizadas em POS.

O Processo de Conciliação Automática de Cartões no Bluesoft ERP

Uma vez esclarecidos os conceitos anteriores, vejamos agora como funcionam as regras para conciliação automática de cartões através do Bluesoft ERP.

Para adquirir o processo de conciliação e baixa automática de cartões, é necessário adquirir o serviço e seguir alguns procedimentos necessários para que haja o tráfego de arquivos entre as suas autorizadoras e a Bluesoft. Para isso, entre em contato com a nossa equipe de serviços que irá orienta-lo corretamente.

O Bluesoft ERP recebe as informações das vendas através dos arquivos de cupons que são recebidos pelo sistema de frente de caixa. Porém nos processos de fechamento de caixa até a conciliação da tesouraria loja, ainda é possível realizar diversos ajustes que podem acontecer especialmente pelas vendas de POS que ainda precisam ser identificadas no ERP e também devido a problemas de registro na frente de caixa, como por exemplo: finalização errada no PDV que geram ajustes na tesouraria como a troca de bandeira, agrupamento ou desmembramento de vendas.

Nesse caso, a conciliação da tesouraria loja é o que confirma todas as informações e alimenta os demais setores.

Antes de conciliar a tesouraria da loja, temos apenas o registro da venda. Com isso, ainda não temos informação suficiente. As demais informações necessárias encontram-se na Negociação de Cartões, que identifica prazos de pagamentos, taxas, entre outros.

Uma vez que a tesouraria da loja esteja conciliada e os cartões tenham sido gerados identificando suas respectivas negociações e já tenha realizado todos os procedimentos necessários para que a Bluesoft receba os arquivos de cartões referentes ao seu estabelecimento, é possível fazer a conciliação dos cartões através do Resumo de Venda enviado pela autorizadora.

O Resumo de Venda é um arquivo posicional, ou seja, é um arquivo de texto que possui posições pré-determinadas por quantidades de caracteres de acordo com o layout de cada autorizadora e que são preenchidas com determinados dados da venda em cartão.

O objetivo da conciliação através do resumo de venda é comparar os dados que foram registrados pela autorizadora com os dados que foram registrados pelo ERP, garantindo assim a consistência nos dados. O processo de conciliação lê as posições do arquivo e procura no ERP um cartão com dados correspondente.

A leitura é feita através do processamento do arquivo. Esse processamento é feito em média duas vezes ao dia e considera arquivos recebidos no dia atual, primeiramente, depois verifica se existem arquivos não processados em até sete dias anteriores. Esse processo é realizado pois existem casos em que a autorizadora pode ter um atraso no envio dos arquivos e por isso podemos receber um novo arquivo após a última leitura do dia.

Para encontrar os cartões na conciliação, utilizamos duas regras com o objetivo de garantir o maior número possível de cartões conciliados automaticamente.

A primeira regra é a de conciliação por NSU.

Porém como dito anteriormente, apenas o número do NSU não é suficiente pois é possível ter um mesmo número para autorizadoras diferentes, além disso, vendas parceladas terão o mesmo número de NSU para todas as parcelas, portanto, são comparados os seguintes dados:

• NSU
• Número da Parcela
• Data da Venda
• Valor da Parcela
• Valor da Taxa

Os dados acima garantem que o cartão encontrado através do número do NSU seja também da autorizadora correta.

Porém existem alguns casos em que não é possível identificar o cartão pelo número do NSU, especialmente em vendas de POS onde o arquivo do cupom de venda que é enviado para o ERP através da frente de caixa não possui essa informação e portanto o preenchimento desse dado pode ser feito de forma manual, porém não é obrigatório. Além disso, existem alguns casos esporádicos em que a autorizadora não envia essa informação, em geral devido a erros na geração do arquivo.

Por isso, quando não conseguimos identificar a venda em cartão no ERP através dos dados acima, fazemos uma segunda regra para identificação utilizando os seguintes dados:

• Data de crédito (depósito) do cartão, considerando uma margem de dois dias para mais ou para menos (devido a validações de dias úteis)
• Data da venda
• Valor Bruto da Venda
• Loja (código de estabelecimento);
• Autorizadora;
• Valor da Taxa*
• Quantidade de Parcelas

Os dados acima tentam encontrar um valor de parcela. Em alguns casos, é possível encontrar no ERP mais de um cartão que corresponda aos dados acima. Nesse caso, tentamos encontrar o cartão levando também em consideração o número do BIN.

Quando encontramos o cartão através de uma dessas regras, o mesmo é marcado com o status de “conciliado” no ERP.

O Processo de Baixa Automática no Bluesoft ERP

A baixa automática de cartões é um serviço que pode trazer muitas vantagens para os clientes Bluesoft ERP, uma vez que é capaz de poupar um volume muito grande de trabalho manual.

A baixa automática é feita através do arquivo de Ordem de Crédito. Trata-se de um arquivo posicional, ou seja, um arquivo que é composto de posições pré-determinadas por quantidades de caracteres através do layout de cada autorizadora e que são preenchidas com determinados dados dos cartões que estão sendo pagos pela autorizadora ao lojista.

A Ordem de Crédito terá informações como: o valor total que será depositado para o lojista, bem como suas taxas correspondentes e quais são os cartões que são referentes ao valor de depósito.

A leitura dos dados é feita através do processamento dos arquivos. O sistema faz o processamento diariamente e em média duas vezes ao dia, para isso é considerada a data de crédito do arquivo, começando o processamento pelos arquivos que possuam data de crédito igual a data atual e posteriormente verificando arquivos que possuam data de crédito maiores que a data atual (para casos de antecipação) e então, arquivos que possuam data de crédito menor que a data atual, limitados a um período de 30 dias.

Para encontrar os cartões no ERP correspondentes ao arquivo de Ordem de Crédito, consideramos a seguinte regra:

Primeiramente, tentamos encontrar no ERP cartões que correspondam à ordem considerando os dados:

• Loja (código de estabelecimento)
• Conta Bancária;
• Data de Crédito;
• Autorizadora

Considerando os dados acima, são feitas as seguintes validações:

• Verifica-se se todos os cartões recebidos na ordem estão conciliados
• Verifica-se entre os cartões recebidos e conciliados, quais deles ainda não foram baixados (pode haver baixa manual antes do recebimento do arquivo)
• Verifica-se se a conta bancária recebida na ordem de crédito é a mesma da negociação do cartão no ERP
• Verifica-se os valores dos cartões, considerando valor bruto, taxa e valor líquido;

Quando encontrados os cartões no ERP que correspondem com as regras acima, os cartões são então baixados automaticamente, gerando um Movimento Bancário no ERP.

Além disso, existem algumas outras informações que são consideradas na baixa e que são informadas através da Ordem de Crédito, como por exemplo: antecipações, ajustes de crédito para mais ou para menos, valor de aluguel de POS, chargebacks, entre outros. Essas informações em geral possuem registros específicos dentro arquivo enviado pela autorizadora e que em geral podem gerar movimentos bancários específicos.

Divergências: Por que meu cartão não foi conciliado/baixado automaticamente?

Quando um usuário nota que os cartões não estão sendo baixados automaticamente, é necessário verificar uma série de fatores que podem estar impedindo que o processo seja realizado.

Sabemos que para que a baixa aconteça de forma automática, é obrigatório que os cartões estejam conciliados. Portanto, o primeiro fator que pode impedir a baixa é se os cartões não foram conciliados automaticamente.

Alguns fatores podem impedir a conciliação automática, entre eles:

O sistema não conseguiu processar os arquivos de Resumo de Venda

Antes de procurar os cartões do resumo de venda para conciliação, primeiro é necessário processá-lo e garantir que trata-se de um arquivo válido.

Isso é feito através da leitura de um primeiro registro do arquivo conhecido como “cabeçalho do arquivo” que possui algumas informações básicas para validação. Entre elas, temos o código do estabelecimento e a conta bancária.

Em alguns casos, recebemos no arquivo uma conta bancária inexistente no ERP. Isso em geral pode acontecer devido a recebermos uma conta que ainda não foi cadastrada na tela de Cadastro de Contas Bancárias do ERP ou em alguns casos em que a autorizadora comete algum erro no momento da geração do arquivo e os dados da conta são enviados em campos incorretos.

Quando o sistema identifica esses casos, são gerados registros na tela de Divergências de Contas Bancárias que exibe a conta cuja qual não foi identificada no ERP e a quantidade de cartões recebidos com essa conta e então um combo que permite ao usuário informar qual seria a conta correta. Com isso, o sistema consegue fazer o ajuste e então reprocessar o arquivo para que a conciliação aconteça.

Além disso, temos também o caso em que não conseguimos validar o código de estabelecimento com relação ao CNPJ.

O código de estabelecimento é o que identifica o número da máquina de TEF ou POS e é associado ao CNPJ de uma loja. Essas informações são recebidas no arquivo e comparadas ao Cadastro de Estabelecimentos no ERP. Quando não encontrados os dados correspondentes o arquivo também não é processado e geramos um registro na tela de Divergências de Estabelecimentos para que o usuário possa identificar o ocorrido e fazer as correções necessárias para que a conciliação aconteça.

Um caso muito comum de divergências de estabelecimento é quando uma máquina de POS ou TEF de uma determinada loja está sem utilização e é levada para outra loja filial da mesma rede que esteja com uma necessidade maior. Porém quando isso acontece é necessário informar as mudanças tanto para a autorizadora como na tela de Cadastros de Estabelecimentos do ERP.

Quando os arquivos foram processados normalmente, porém ainda não foram conciliados, é necessário garantir que a tesouraria da loja esteja conciliada no ERP. Uma vez que sem esse passo o sistema não consegue identificar o registro do cartão.

Os cartões foram conciliados, porém não foram baixados automaticamente. Por quê?

Existem alguns outros fatores que podem impedir a baixa automática dos cartões mesmo que estejam conciliados, entre eles:

Taxas Divergentes

Algumas vezes a forma como as autorizadoras calculam o valor das taxas, especialmente com relação a arredondamentos de casas decimais, pode gerar diferenças de centavos entre o valor de taxa recebido no arquivo e o valor calculado pelo ERP.

Em casos como esse, o sistema pode adotar dois tipos de comportamento:

O comportamento padrão do sistema é acatar o valor recebido no arquivo e alterar o valor no ERP, pois entende-se que o valor recebido é o valor que será efetivamente pago pela autorizadora. Isso atualiza também a porcentagem da taxa exibida no ERP para que a porcentagem da taxa seja coerente com o valor.

Porém existem casos em que o usuário do Bluesoft ERP opta por não efetuar a baixa nesses casos para averiguar a divergência. Para isso, existe um parâmetro que impede a baixa em casos de taxas divergentes.

Portanto, quando esse parâmetro está habilitado, mesmo que o cartão esteja conciliado e o cartão tenha sido encontrado pela Ordem de Crédito, a baixa automática não será realizada.

Conta Bancária Divergente

Além do cenário comentado anteriormente em que recebemos no arquivo uma conta que não existe no ERP, gerando problemas de importação do arquivo, existe também o cenário em que a conta recebida na ordem de crédito é encontrada no ERP, porém ela é diferente da conta que foi utilizada na conciliação.

Isso muitas vezes acontece porque o cliente pode a qualquer momento solicitar a alteração da conta bancária em que a autorizadora realiza os depósitos dos valores.
Porém como existe um período em dias entre o recebimento do Resumo de Venda e da Ordem de Crédito, é possível que na época da venda os arquivos ainda estavam sendo enviados na conta antiga e até o período de recebimento da Ordem de Crédito, com isso, as contas ficam divergentes apesar de serem contas existentes dentro do ERP. O que acaba também impedindo a baixa automática.

Pensando nisso, temos a tela de Divergência de Contas Bancárias que compara a conta que temos no ERP com a conta recebida e permite ao usuário que faça o ajuste para que a baixa aconteça corretamente.