Ordem de Serviço

Dentro de uma empresa, pode surgir a necessidade da realização de diversos serviços diferentes, conforme cada departamento. Por exemplo: serviço de limpeza, serviço de troca de equipamento com defeito, etc.

A Ordem de Serviço permite que usuários de qualquer departamento façam solicitações de prestação de serviços, permitindo ainda sugerir prestadores, entre outros.

Para utilizar, devemos seguir os seguintes passos:

Ao clicar no botão , será exibida uma nova janela para que seja preenchidos os campos da solicitação, conforme exemplo abaixo.

Os campos a serem preenchidos são:

• Serviço: Onde deverá ser informado qual o serviço à ser realizado na loja.
• Observação: Onde deverá ser feito a inclusão de uma observação, o motivo no qual o serviço deve ser realizado.
• Sugestão de Prestador: Onde poderá ser incluído um prestador de serviço ja cadastrado no sistema.
• Código de Integração:  Código utilizado na integração com a Ordem de Serviço.
• Loja(s): Onde deverá ser informado a(s) loja(s) no qual o serviço deverá ser realizado.
• Você é o solicitante?: Onde deve ser informado se o usuário é o solicitante ou selecionar outra pessoa.

Para incluir a(s) loja(s) basta clicar no botão , depois clicar no botão , selecionar a(s) lojas(s) e clicar no botão .

Para remover uma loja basta clicar no x ao lado do nome da loja, e para remover todas basta clicar no botão  .

Após preencher todas as informações basta clicar no botão .

A ordem ficará no status Aberta e caso o usuário possua a permissão 2226 – Editar ordem de serviço, será possível enviar a solicitação para a aprovação do gestor ou responsável.

Antes da Ordem de Serviço receber a aprovação é possível  ou .

Após envio para aprovação o status da ordem será atualizado para Aguardando Aprovação da Solicitação:

Para aprovar é necessário possuir a permissão 3780 – Aprovar solicitação da ordem de serviço. Ao acessar a Ordem de serviço, basta clicar no botão APROVAR SOLICITAÇÃO, ou clicar no botão REPROVAR SOLICITAÇÃO.

Após o gestor aprovar a Ordem de Serviço, o status da ordem será atualizado para Aguardando Cotações.

O gestor poderá solicitar que seja realizado uma cotação para o serviço a ser prestado, nesse caso será possível incluir uma cotação.

Porém caso o usuário possua a permissão 3790 – Prosseguir com ordem de serviço sem cotações , será possível realizar a geração das provisões sem a necessidade de cotações.

Para prosseguir com a inclusão de cotações, basta abrir a Ordem de Serviço, no item: Cotações de Serviço e clicar no botão NOVA COTAÇÃO e preencher os campos: Prestador, Valor do Serviço, Valor Negociado, Condição de Pagamento e Data da Cotação. Se necessário é possível incluir uma observação.

É possível: Excluir, Visualizar e Aprovar uma cotação caso necessário, basta clicar no botão .

Para realizar a aprovação da cotação, é necessária a permissão 3779 – Aprovar cotação da ordem de serviço.

Após a aprovação da cotação o gestor já poderá utilizar a cotação para gerar a previsão.

• É possível aplicar a cotação para todas as lojas, será exibido a tela do contrato com o prestador e valor.
• É possível ratear o valor entre as lojas, o sistema irá dividir o valor total para todas as lojas da ordem de serviço.
• É possível Reprovar a cotação.
• É possível selecionar um contrato já existente ou criar um novo contrato, pode ser informado um Sub contrato.
• É possível selecionar a o Tipo de Periodicidade do Contrato para as opções:  Eventual, Semanal, Quinzenal, Mensal, Trimestral e Anual.
• É possível informar o Dia de Vencimento Recorrente e Mês (Caso seja selecionada a opção Trimestral ou Anual como periodicidade).
• É possível informar o Valor Máximo no Período (Tem que ser maior ou igual ao valor do serviço)
• É possível informar se o Contrato exige ou não nota fiscal.

Após aprovação o status da ordem será atualizado para Aguardando Contrato:

Abaixo segue um exemplo de um novo contrato com Periodicidade Mensal:

No exemplo acima, o contrato foi criado para a loja 4,  mas é possível criar o contrato para várias lojas com os mesmos dados clicando no botão , como no exemplo abaixo:

A inclusão do adiantamento não é obrigatória, pode ser incluído um adiantamento posteriormente, através da tela de consulta de contratos.

Após replicar o contrato para as outras lojas, é possível gerar as previsões clicando no botão .

Após a geração das previsões, o status da ordem será atualizado para Finalizado.

É possível visualizar a previsão clicando no link “Clique aqui”.

Previsões:

Para visualizar a  previsão das demais lojas basta clicar na loja e depois no link.

Caso o usuário possua a permissão 3781 – Incluir despesa manual usando contrato criado por ordem de serviço , será apresentado o botão INCLUIR PREVISÃO MANUAL.

Ao incluir a despesa nas previsões do contrato, teremos o campo “Ordem de Serviço” que virá selecionado com a OS criada.

Após a geração das duplicatas da despesa, serão informados os números da Nota Fiscal e das Duplicatas correspondentes.

Nos Detalhes da Ordem de Serviço é possível verificar as duplicatas associadas à ordem através da aba “Duplicatas”.

As notas ficais poderão ser visualizadas na aba “Notas Fiscais”.

Caso o usuário tenha a permissão necessária (3564 – Gerenciar anexos na ordem de serviço), também será possível incluir arquivos anexos através da aba “Anexos”.

Basta clicar no botão “Escolher arquivo”, selecionar o arquivo e clicar no botão “Anexar”.

Para fazer o download (Permissão 3565 – Baixar anexos na ordem de serviço) ou excluir o anexo, escolha a opção na coluna “Ações”.