Agora no Bluesoft ERP, é possível ativar uma validação que exige uma segunda contagem (recontagem) no ‘Recebimento de Cargas’, para produtos cuja quantidade recebida na primeira conferência seja diferente da quantidade informada na nota fiscal. O objetivo desta melhoria é aumentar a acuracidade e a segurança do processo de recebimento de mercadorias, garantindo que as divergências de quantidade sejam tratadas e confirmadas antes do fechamento da carga, formalizando o processo e criando um histórico auditável.
Como Era o Processo Antes?
Antes, o sistema não exigia uma recontagem obrigatória quando a quantidade informada pelo conferente na primeira coleta divergia da quantidade informada na nota fiscal. Apesar de exibir os alertas de ‘Recebimento incompleto’ (na coleta de quantidade inferior) ou ‘Recebimento excedido’ (na coleta de quantidade inferior), não bloqueava o fechamento da carga e permitia que o operador de recebimento concluísse normalmente o recebimento físico. Essa falta de validação no fechamento da carga poderia levar a erros de conferência passarem despercebidos, inconsistências no estoque e a necessidade de retrabalho posterior para ajustar as quantidades.
Como Irá Funcionar a Partir de Agora?
Com a nova validação ativada, o processo de verificação de divergências de quantidades ocorrerá no momento do fechamento da carga.
1. Conferência Inicial: O conferente realiza a coleta dos produtos normalmente, informando ‘GTIN’, ‘Quantidade’, ‘Data de Validade’, ‘Data de Fabricação’, ‘Lote’ e etc., conforme o fluxo atual.
2. Tentativa de Fechamento da Carga: Ao finalizar todas as coletas e tentar fechar a carga (seja na versão mobile ou desktop), o sistema verificará se há produtos com divergência entre a quantidade total coletada na carga e a quantidade informada na nota fiscal.
3. Bloqueio e Remoção: Caso existam divergências de quantidades, o sistema impedirá o fechamento da carga. Além disso, removerá automaticamente todas as coletas dos itens que apresentaram divergência, forçando a recontagem. Logs detalhados serão registrados nas ocorrências da carga, informando a tentativa de fechamento bloqueada por divergência e as quantidades coletadas.
4. Identificação para Recontagem: O usuário deverá utilizar a flag ‘Itens a Receber’ para identificar quais produtos tiveram suas coletas removidas e precisam ser recontados.
5. Recontagem: O conferente deverá refazer a coleta dos produtos divergentes.
6. Validação da Recontagem: O sistema comparará a quantidade informada na recontagem com a quantidade registrada na primeira coleta (que foi armazenada internamente).
7. Fechamento Final: A carga só poderá ser fechada após todos os itens, que inicialmente apresentaram divergência, terem sido recontados e validados pelo sistema. Uma vez que um item for coletado com divergência de quantidade, ele só será validado se a quantidade informada na recontagem for igual a quantidade da coleta inicial, ou seja, um item coletado com quantidade divergente só será validado após duas coletas com quantidades iguais.
Observações Importantes!
- Foco na Quantidade: A validação de dupla verificação aplica-se exclusivamente a divergências na quantidade recebida. Divergências em ‘Data de Validade’, ‘Data de Fabricação’ ou ‘Lote’ não impedem o fechamento da carga, e a última informação coletada para esses campos prevalecerá.
- Remoção Completa: Se um item apresentar divergência de quantidade ao tentar fechar a carga, todas as coletas realizadas para aquele item naquela carga específica serão removidas, exigindo que o conferente refaça a coleta completa do item.
- Mobile e Desktop: As alterações se aplicam tanto à funcionalidade ‘Recebimento de Cargas (mobile)’ quanto à ‘Manutenção do Recebimento de Cargas (desktop)’.
- Recebimento por Composição: A funcionalidade de segunda contagem não se aplica a cenários onde o parâmetro ‘Recebimento de carga deve ocorrer nos itens da composição e não no composto’ está ativo na ‘Ficha Técnica’ do item. Nesses casos, o fechamento ocorrerá sem a validação da segunda contagem.
Para saber mais sobre a funcionalidade, acesse os links a seguir:
Recebimento de Cargas (mobile) / Recebimento de Cargas (desktop)