Caminho da Funcionalidade no Sistema:

Compras > Cota de Compras

Permissões de Usuário: MB__info

Número – Nome da Permissão

2878 – Cota de Compras – Consultar
2891 – Cota de Compras – Alterar
2893 – Cota de Compras – Liberar Pedidos Bloqueados
2894 – Cota de Compras – Ativar/Desativar Cota

A Cota de Compras é uma funcionalidade que permite ao gestor definir os valores de autonomia de compra para cada setor de compra cadastrado no ERP, ou seja, a idéia é que seja possível definir o valor limite por setor de compras que poderá ser aplicado em pedidos.

Nesta tela exibimos os setores de compras agrupados pelos seus respectivos compradores.

É importante frisar aqui que os valores de cota atualmente são definidos por setor de compra, e não por comprador. Se o nosso cliente deseja trabalhar por comprador, ele deve segregar a meta do comprador nos seus setores de compra pois são neles que as cotas são definidas.

Por padrão, as cotas são criadas desativadas, na última coluna exibida “Ativar/Desativar cota” é possível identificar o status da mesma, onde a bandeirinha na cor vermelha indica que a cota está desativada e verde quando a mesma está ativada.

O Status da cota poderá ser alterado mediante a permissão “2894 – Cota de Compras – Ativar/Desativar Cota“, caso o usuário possua esta permissão basta clicar sobre a bandeirinha e prosseguir com a ativação/desativação, caso contrário não será possível realizar essa operação.

No menu de Cota de Compras na aba Painel temos alguns filtros para busca:

  •     Mês: Mês em que a cota foi/será cadastrada.
  •     Ano: Ano em que a cota foi/será cadastrada.
  •     Setor de Compra: Setor de compra que se deseja buscar.
  •     Comprador: Permite buscar os setores de compra vinculados a um comprador específico.

Obs.: A ordenação do combo Setor de Compra é de acordo com o cadastro dos setores de compra, apresentando primeiro os setores ativos, em seguida os inativos.

 

Na coluna Cota (Total) é exibido o valor de cota para um determinado setor de compra e caso o usuário possua a permissão “2891 – Cota de Compras – Alterar” ele poderá adicionar ou alterar um valor para o setor de compras em questão.

A finalidade é limitar o valor em pedidos de compra para o setor de compra correspondente respeitando os valores pré definidos na cota de compras, caso um pedido ultrapasse o valor disponível e a cota esteja com a bandeirinha verde indicando estar ativa o pedido será bloqueado e não consumirá o valor disponível da cota, sendo necessário que o usuário com a permissão “2893 – Cota de Compras – Liberar Pedidos Bloqueados” vá até a aba “Pedidos Bloqueados” identificar o pedido e, se desejado, liberá-lo. Feito isso o pedido consumirá da(s) cota(s) envolvida(s). Caso a bandeirinha esteja vermelha indicando que a cota está desativada o pedido que ultrapassar o valor da cota disponível não será bloqueado e consumirá da cota normalmente.

Vamos a um exemplo. Iremos inserir um valor de R$ 10.000,00 para o setor de compra Bebidas. Para isso iremos clicar duas vezes na coluna Cota (Total) e inserir o valor desejado.
Ao fazer isto nossa cota será ativada.

Esta cota fica vinculada ao setor, mês e ano que escolhemos no cabeçalho da página.
Vamos fazer um pedido do valor de R$ 8.000,00 de um produto do setor Bebidas.

Após fechar o pedido e efetuar nova busca no Painel do menu Cota de Compras veremos que a(s) cota(s) envolvida(s) no pedido estará(ão) com valores nas seguintes colunas, Valor utilizado, Percentual utilizado e Disponível atualizados:

 

Podemos clicar no link disponível na coluna Valor utilizado para termos um detalhamento deste valor já utilizado:

Observação: Frisamos que qualquer tipo de pedido consumirá a cota de compra.

 

Exportar PDF e EXCEL:

É possível também fazer a exportação do detalhamento do saldo utilizado através dos botões na imagem acima, EXPORTAR PDF e EXPORTAR EXCEL, abaixo um exemplo do relatório pdf:

 

Voltando a operação, nesta tela iremos listar os pedidos que foram feitos para este setor, no mês cadastrado na cota. Estes pedidos não serão exibidos de forma retroativa, feitos antes do cadastro da cota.

Como havíamos informado uma cota de R$ 10.000,00 e já utilizamos R$ 8.000,00 em um pedido, temos R$ 2.000,00 disponíveis.
Iremos fazer agora um pedido no valor de R$ 3.000,00 para entendermos o bloqueio do pedido que ultrapassa a nossa cota disponível.

Primeiramente exibiremos uma mensagem avisando ao comprador que o pedido irá ultrapassar o valor disponível de cota:

Ao fechar o pedido com valor que ultrapassa o saldo disponível das determinadas cotas envolvidas uma mensagem de alerta será exibida informando que o pedido excede a cota disponível e caso prossiga com o fechamento o mesmo será bloqueado:


Observação importante: Mesmo que o pedido contenha mais de uma cota de compra envolvida devido possuir produtos de setores de compra diferentes, a mensagem acima exibida só será apresentada ao usuário caso ao menos uma cota envolvida esteja ativada, caso todas as cotas estejam desativadas a mensagem não será exibida.

Iremos confirmar o fechamento do pedido para seguir com nosso exemplo.

Um pedido que teve o status da cota BLOQUEADO não irá consumir valor da nossa cota e será exibido na aba de Pedidos Bloqueados.

Um usuário que tenha a permissão “2893 – Cota de Compras – Liberar Pedidos Bloqueadospoderá desbloquear este pedido para que ele seja vinculado a uma nota fiscal.

Aba Pedidos Bloqueados:

Nesta aba temos alguns filtros para busca:

  • Período: Período em que o pedido foi fechado, trará por padrão os últimos 10 dias a partir da data atual.
  • Fornecedor divisão: Fornecedor divisão do pedido bloqueado.
  • Nº do pedido: Número do pedido bloqueado.

Na tela iremos exibir todos os pedidos bloqueados que atendem aos filtros, e através do ícone “+” pode-se expandir para exibir todos os setores que tem produtos no pedido.
Exibimos os valores da cota para cada setor, assim como o saldo já utilizado, percentual disponível, o valor que o setor utilizou dentro do pedido e o valor excedido pelo mesmo.

É importante saber que, se um pedido tem produtos de 5 setores de compras distintos, ainda que apenas 1 dos setores tendo ultrapassado a cota disponível, o pedido inteiro será bloqueado.

O que é afetado em um pedido que tenha sido bloqueado? O pedido não pode ser vinculado a uma nota fiscal. O recebimento da mercadoria deste pedido fica indisponível até que alguém com a permissão “2893 – Cota de Compras – Liberar Pedidos Bloqueados libere este pedido.

Vamos fazer o recebimento de uma nota fiscal para mostrarmos a parte de vínculo do pedido a nota fiscal, com o status da cota Bloqueado:

Ao tentar vincular o pedido bloqueado devido o mesmo ter ultrapassado o valor disponível da cota uma mensagem será exibida ao usuário, informando que não é possível vincular o pedido conforme imagem acima.

Iremos liberar este pedido, na aba de Pedidos Bloqueados, para simular que o gestor entendeu a necessidade do comprador e fez a sua liberação:

Uma vez que o pedido foi LIBERADO pelo gestor, ele pode ser vinculado a uma nota fiscal normalmente e não será mais exibido na aba de Pedidos Bloqueados:

 

Vamos voltar a nossa aba principal, Painel:

 

É interessante notar que agora temos R$ 11.000,00 utilizados e um saldo disponível negativo.
Isso porque utilizamos mais do que a cota cadastrada inicialmente, via um pedido que foi inicialmente bloqueado e depois liberado pelo gestor.

Como agora as determinadas cotas envolvidas no pedido que excederam o valor disponível estão com o valor negativo, todos os novos pedidos realizados que possuem essas cotas envolvidas serão previamente bloqueados, desde que o mesmo seja do mesmo período (mês/ano) da cota e que a mesma esteja ativada (bandeirinha verde).

Caso o gestor entenda que as cotas com valores disponíveis negativos não poderão mais bloquear os pedidos, ele poderá desativar a cota ou alterar o valor da cota na coluna Cota (Total) para que os pedidos parem de ser bloqueados.

Para desativar a cota, basta clicar na bandeirinha na última coluna, chamada Ativar/Desativar cota caso o usuário possua a permissão 2894 – Cota de Compras – Ativar/Desativar Cota.

Aba ocorrências:

Nesta aba iremos manter os histórico de dois tipos de ocorrências: Cotas de compra e Consumo de cotas.

A primeira é para exibir as alterações que houveram nas cotas de compra, como: aumento de valor, desativação, novo cadastro e liberação de um pedido bloqueado:

As ocorrências do tipo consumo de cotas serve para exibir operações que impactaram no consumo da cota, como pedido fechado, pedido aberto e pedido excluído:

 

Abaixo algumas informações importantes sobre toda a operação descrita acima:

Status da cota:

– EFETIVADO – Quando um pedido for fechado dentro da cota de compras

– BLOQUEADO – Quando o pedido for fechado ultrapassando o valor da cota disponível

– LIBERADO – Quando um pedido, inicialmente bloqueado, for liberado pelo usuário permitido.

Na consulta de pedidos de compra foi adicionado um novo filtro de Status da Cota, para saber mais clique aqui.

 

Observações: 

As cotas devem ser definidas com antecedência. Se as cotas forem definidas e ativadas, por exemplo, no meio do mês, os pedidos antes fechados não serão considerados a menos que sejam reabertos e fechados novamente.

Quando o pedido é fechado, a cota será consumida de acordo com o setor de compra do produto. Entretanto, se o produto for transferido para outro setor de compra em seu cadastro (subgrupo) o valor utilizado não será atualizado, a não ser que o pedido seja reaberto e fechado novamente.

O que define qual cota será consumida pelo pedido é a data original do fechamento. Ou seja, se o pedido for fechado originalmente em um mês, reaberto e fechado novamente mas no mês seguinte, ele continuará consumindo a cota do mês de seu primeiro fechamento.

No painel de cota de compras será apresentando o nome do setor de compra e o status dele quando o mesmo estiver inativo:

 

 

 

 

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