Solicitações de Compra Comum

O módulo de Solicitações de Compra permite que os usuários da loja informem ao comprador seu estoque atual e a quantidade que gostaria de receber no próximo Pedido de Compra. Além da Solicitação de Compra Comum, também é possível criar uma Solicitação de Compra E-Procurement com o objetivo de ter uma maior controle das despesas.

Para utilizar essa ferramenta, devemos seguir os seguintes passos:

1) Acessar o menu de Compras > Solicitações de Compra > Consultar

2) Para gerar uma nova solicitação devemos clicar em INCLUIR NOVA SOLICITAÇÃO e selecionar entre as opções Comum ou E-Procurement:

Devemos preencher os seguintes campos para criar uma nova solicitação:

• Descrição: Nome que o usuário deseja informar a solicitação (exemplo Compras 14/07/2017)
• Data da Compra:  Esta data será a referência na geração dos dados no relatório solicitação de compra no período de uma semana (opcional)
• Incluir itens a partir de: Define como serão inclusos os itens na solicitação. O usuário pode usar as opções Produtos ou Lista de Produtos
• Inserir Contagem de Estoque: (sim ou não) Deverá ser marcado quando o usuário deseja informar a quantidade do estoque físico atual
• Calcular sugestão de quantidades: Quando selecionado, o usuário deve informar para quantos dias deseja calcular a sugestão

3) Após selecionar a forma que queremos incluir os itens, devemos clicar em ADICIONAR:

• Inclusão por produtos:

• Inclusão por listas:

Se for selecionada uma lista do tipo “Solicitação de Compra”, as quantidades digitadas na lista deste tipo serão preenchidas também na solicitação de compra criada, nas quantidades dos itens e lojas que estiverem definidos na lista de produto. Se, entre as listas selecionadas, o mesmo produto e loja estiverem definidos em mais de uma lista do tipo “Solicitação de Compra”, as quantidades serão somadas. Somente se o produto estiver fora de linha na loja é que a quantidade da lista de compra será ignorada, e o item ficará com quantidade zerada.

4) Após selecionar os produtos desejados devemos clicar no botão SALVAR:

Preenchimento da Solicitação

Após selecionar a loja a qual se seja solicitar produtos, podemos iniciar o preenchimento. As quantidades serão salvas automaticamente após sair do campo.

• Contagem Estoque: Caso tenha habilitado o checkbox de contagem, é possível informar a quantidade atual do estoque físico
• Quantidade: Neste campo o usuário informa a quantidade a ser solicitada

É possível selecionar mais de uma loja ao mesmo tempo para o preenchimento utilizando a multi-seleção do campo “Loja”:

Após a seleção das lojas necessárias, as mesmas serão exibidas para cada produto incluso na solicitação através da coluna “Loja”:

Quando o produto não estiver em linha no sortimento da loja, o campo de quantidade ficará bloqueado e informação ” Fora de Linha ” será exibida:

Filtrando um produto

Podemos selecionar somente um produto para preenchimento usando o filtro PRODUTO:

Imprimir

Clicando no botão imprimir é possível gerar o PDF para três tipos de relatório para a solicitação de compra selecionada:

• Formulário para preenchimento manual
• Analítico de lojas selecionadas
• Analítico de todas as lojas

A impressão do Formulário para preenchimento manual (inclusão por produtos) será exibida conforme imagem abaixo, com uma página para cada loja selecionada:

A impressão do Formulário para preenchimento manual (inclusão por listas) será exibida conforme imagem abaixo, com uma página para cada loja selecionada :

[ box type= ‘info’ ]

As lojas da impressão serão as lojas selecionadas no combo. Todos os produtos da solicitação serão impressos.

[/box]

A impressão do Analítico de lojas selecionadas será exibida conforme imagem abaixo:

A impressão do Analítico de todas as lojas será exibida conforme imagem abaixo:

É possível gerar o Excel para dois tipos de relatório da solicitação de compra selecionada:

• Sintético de todas as lojas (XLS)
• Sintético de lojas selecionadas (XLS)

A impressão do Sintético de todas as lojas (XLS) será exibida conforme imagem abaixo:

[ box type= ‘info’ ]

Serão impressas todas as lojas da solicitação de compra para produtos com quantidade solicitada maior que zero.

[/box]

A impressão do Sintético de lojas selecionadas (XLS) será exibida conforme imagem abaixo:

Também há a opção de Incluir Estoques Disponíveis dos CDs, selecionando esta opção antes da impressão, será possível visualizar uma ou mais colunas (de acordo com a quantidade de CDs) que irão exibir o saldo dos produtos nos respectivos CDs. Esta configuração está disponível tanto na opção Sintético de todas as lojas (XLS) como na Sintético de lojas selecionadas (XLS) também.

Prosseguir

Clicando em prosseguir é possível realizar três ações:

• Fechar solicitação de compras (Ao selecionar essa opção as quantidades solicitadas poderão ser importadas nos pedidos de compra)
• Enviar para separação de entreposto (Ao selecionar essa opção as quantidades solicitadas serão enviadas para separação no entreposto)
• Fechar solicitação de compra para cotação (Ao selecionar essa opção as quantidades solicitadas serão usadas para gerar uma cotação de faltas)

Após o fechamento da solicitação, caso seja necessário incluir, excluir ou alterar as quantidades dos produtos solicitados o usuário pode clicar em REABRIR SOLICITAÇÃO:

Validações

Para fechar a solicitação de compra, produtos com quantidade solicitada maior que zero deverão ter o código de referência do fornecedor preenchido:

Na inclusão de produtos, havendo a necessidade de incluir um item com o cadastro de caixa cujo cadastro de unidade do mesmo já estiver na lista  ou vice-versa, o sistema irá validar os cadastros e não permitirá incluir o item, sendo necessário incluir ou a unidade ou a caixa:

Importando solicitação de compra no pedido de compras

No pedido de compra há o link para a tela de consulta das solicitações de compras das lojas, possibilitando selecionar a solicitação desejada e incluir as quantidades dos itens direto no pedido:

Após selecionar a solicitação desejada, devemos clicar sobre o botão  para visualizar os produtos que a loja solicitou:

Após selecionar os produtos que deseja realizar a compra devemos clicar em INSERIR QUANTIDADES DOS PRODUTOS SELECIONADOS NO PEDIDO.

Após a conclusão da operação, o pedido será recarregado e os itens selecionados terão o campo quantidade preenchida:

Enviar para Separação de Entreposto

Ao enviar uma solicitação para separação de entreposto teremos duas opções de tipo de distribuição:

• DSD – Direto nas Lojas
• CD – Cross Docking

Selecionando a opção DSD – Direto nas Lojas será direcionado para o preenchimento das quantidades embalagem, preços dos produtos, e o BOX do Fornecedor/Divisão.

Campos que podem ser alterados

• Embalagem – A embalagem conforme explicação acima é somente para referência para compra, mas pode ser alterada de acordo com a disponibilidade do fornecedor.

• Qtd. Solicitada – A quantidade solicitada será alterada automaticamente de acordo com a embalagem informada. Isso evita que o comprador realize compras em excesso.
  Observe o produto ALFACE AMERICANA UN solicitado pela loja 1 com quantidade de 10 UN e embalagem 1. Imagine que durante a negociação no entreposto o fornecedor informou que só possui o produto com embalagem de 10 UN em cada ou 5 UN. Logo a quantidade solicitada passará a ser 1 para a embalagem com 10 UN e 2 para a embalagem com 5 UN. (quantidade solicitada  / embalagem).

• Box – Neste campo o comprador informará o Nome do Box do fornecedor que se deseja compra o produto.

Caso o box que se está comprando o produto, ainda não esteja cadastrado em um fornecedor, o usuário poderá digitar seu nome e posteriormente cadastra-lo. O mesmo ficará com uma observação (Novo) após o nome informado:

Os boxes listados serão os dos fornecedores que tem Nome do Box preenchido no Fornecedor divisão:

• Tipo de Pedido – Neste campo o comprador selecionar o tipo de pedido que será gerado na finalização da solicitação. Teremos as opções “Compra” ou “Bonificado”.

• Qtd. Comprada – Neste campo o comprador deve preencher a quantidade que se seja comprar do produto.

Se a quantidade comprada for menor que a quantidade solicitada e a solicitação for do tipo de distribuição CD, será criada automaticamente uma solicitação com a quantidade pendente. Para que essa solicitação seja criada automaticamente, o parâmetro Gerar nova solicitação da quantidade não comprada da separação de entreposto com distribuição programada deve estar habilitado.

• Preço (R$) – Neste campo o comprador deve preencher o preço negociado com o fornecedor.

• Ações (Novo Box) – Podem haver situações onde para atender a quantidade solicitada, o comprador precisará comprar de mais de um fornecedor. Clicando em NOVO BOX será possível comprar o produto de fornecedores diferentes para a mesma loja.

Após preencher todas as quantidades e preços dos produtos, devemos clicar em Finalizar Solicitação:

Para que a operação seja concluída algumas validações serão realizadas a fim de gerar corretamente os pedidos de compra:

• A embalagem informada deve estar cadastrada no produto solicitado.
• O produto deve estar em linha de para a loja que se deseja comprar.
• O produto solicitado não pode ser de custo teórico.
• O Box informado deve estar vinculado a um fornecedor divisão.
• O fornecedor vinculado ao Box deve ser de Linha Indefinida.
• O fornecedor vinculado ao Box deve possuir um Contrato de Fornecimento ativo.

Após a correção das divergências ao clicar em Finalizar Solicitação, os contratos vigentes para os fornecedores selecionados serão exibidos para escolha:

Após a escolha dos contratos de fornecimento corretos, ao clicar em Finalizar Solicitação serão gerados pedidos de compras com a informações preenchidas:

Para consultar os pedidos gerados a partir de uma separação para entreposto, bastar clicar em Visualizar:

Selecionando a opção CD – Cross Docking será necessário informar uma loja CD como Local de Entrega:

O sistema terá o mesmo comportamento, porém o preenchimento da separação será somente para a Loja CD definida como Local de Entrega, a Qtd. Solicitada e Contagem serão a soma de todas as solicitações das lojas que tiverem quantidade solicitada maior que zero:

A coluna Qtd Comprada virá preenchida automaticamente com a quantidade presente na coluna Qtd Solicitada. Caso seja adicionado um novo box, o preenchimento da quantidade deverá ser realizado manualmente.

Caso o parâmetro Gerar Pré-transferência/Venda (Multiloja) a partir da Solicitação de Compra para entreposto CD, esteja ativo, no momento de enviar a solicitação de compra para entreposto, selecionando um CD, o sistema irá gerar uma pré-transferência multiloja utilizando a quantidade de saldo atual do CD (saldo disponível – pré transferências pendentes dos últimos 7 dias) para as lojas solicitantes (priorizando a loja com maior quantidade), e o pedido será criado utilizando apenas a quantidade restante da solicitação. Para mais informações, clique aqui.

Também será possível considerar no cálculo do saldo do CD, o estoque de segurança do CD.

Caso o parâmetro Quantidade pedida de cada CD deve ser igual a soma das quantidades a distribuir por loja, esteja desativado, e a quantidade comprada do entreposto seja superior a quantidade solicitada, esta quantidade a maior será destinada apenas ao CD. Portanto, apenas a quantidade solicitada será distribuída entre as lojas. Para mais informações, clique aqui.

Após realizar o preenchimento, clique em Finalizar Solicitação para escolher o contrato de fornecimento do fornecedor do BOX selecionado:

Para consultar os pedidos gerados, clique em Visualizar:

O pedido será gerado com distribuição programada, onde o CD será o definido como local de entrega:

Se o Parâmetro do Módulo de Compras chamado “Gerar nova solicitação da quantidade não comprada da separação de entreposto com distribuição programada” estiver habilitado, quando uma solicitação de compra for enviada para separação de entreposto, com compra em um CD com distribuição programada para as lojas da solicitação, e a quantidade comprada for inferior à quantidade total de solicitação enviada para esta separação, então será criada uma nova solicitação com as quantidades que faltaram. Esta nova solicitação será criada já finalizada para uma nova separação de entreposto para que seja realizada a compra da falta da mercadoria.

Para saber mais sobre como utilizar Solicitação de Compra E-Procurement, clique aqui