Caminho da Funcionalidade no Sistema:

Compras > Solicitações de Compra > Consultar

Permissões de Usuário:

713 – Alterar Pedido com Sugestão
197 – Alterar quantidades da solicitação de compra em aberto
195 – Consultar solicitação de compra
1495 – Excluir item da solicitação de compra
1494 – Excluir solicitação de compra
196 – Incluir solicitação de compra e produtos
2344 – Separação de solicitação de compra
2666 – Permitir cálculo da sugestão de quantidades na criação de uma solicitação de compra
846 – Manutenção Listas Produtos
3695 – Incluir/Alterar Solicitação de Compra E-Procurement
3697 – Excluir Solicitação de Compra E-Procurement
3704 – Prosseguir Solicitação de Compra “E-Procurement” sem Fornecedor
3915 – Editar solicitação de compra e produtos
3916 – Editar data e hora limite da solicitação de compra e produtos

 

O módulo de Solicitações de Compra permite que os usuários da loja informem ao comprador seu estoque atual e a quantidade que gostaria de receber no próximo Pedido de Compra. Além da Solicitação de Compra Comum, também é possível criar uma Solicitação de Compra E-Procurement com o objetivo de ter uma maior controle das despesas.

Para utilizar essa ferramenta, devemos seguir os seguintes passos:

1) Acessar o menu de Compras > Solicitações de Compra > Consultar

Para gerar uma nova solicitação devemos clicar em INCLUIR NOVA SOLICITAÇÃO e selecionar entre as opções Comum ou E-Procurement:

Devemos preencher os seguintes campos para criar uma nova solicitação de compra do tipo “Comum”:

  • Descrição: Nome que o usuário deseja informar a solicitação (exemplo Compras 14/07/2017)
  • Data da Compra:  Esta data será a referência na geração dos dados no relatório solicitação de compra no período de uma semana (opcional)
  • Incluir itens a partir de: Define como serão inclusos os itens na solicitação. O usuário pode usar as opções Produtos ou Lista de Produtos
  • Inserir Contagem de Estoque: (sim ou não) Deverá ser marcado quando o usuário deseja informar a quantidade do estoque físico atual
  • Data Limite: Data limite para digitação da solicitação de compra (Obrigatório caso seja preenchido o campo “Hora Limite”).
  • Hora Limite: Horário limite para digitação da solicitação de compra. Caso não seja informada a hora, por padrão, a hora limite gravada será 23:59h.
  • Calcular sugestão de quantidades: Quando selecionado, o usuário deve informar para quantos dias deseja calcular a sugestão

Os campos poderão ser editados através do ícone Editar solicitação de compra:

Observação: A edição da solicitação de compra somente está disponível para o usuário que possuir a permissão 3915 – Editar solicitação de compra e produtos. Para alterar a Data/Hora limite da solicitação o usuário deve possuir a permissão 3916 – Editar data e hora limite da solicitação de compra e produtos.

Importante: Quando os campos Data/Hora Limite não forem preenchidos (em branco), entende-se que a solicitação não possui restrição, dessa forma, será possível editar as quantidades a qualquer momento se o usuário possuir a permissão 197 – Alterar quantidades da solicitação de compra em aberto e a solicitação esta com status aberta.

Para saber mais sobre a inclusão de Solicitações de Compra E-Procurement, clique aqui.

2) Após selecionar a forma que queremos incluir os itens, devemos clicar em ADICIONAR:

  • Inclusão por produtos:
  • Inclusão por listas:

Se for selecionada uma lista do tipo “Solicitação de Compra”, as quantidades digitadas na lista deste tipo serão preenchidas também na solicitação de compra criada, nas quantidades dos itens e lojas que estiverem definidos na lista de produto. Se, entre as listas selecionadas, o mesmo produto e loja estiverem definidos em mais de uma lista do tipo “Solicitação de Compra”, as quantidades serão somadas. Somente se o produto estiver fora de linha na loja é que a quantidade da lista de compra será ignorada, e o item ficará com quantidade zerada.

3) Após selecionar os produtos desejados devemos clicar no botão SALVAR:

Preenchimento da Solicitação

Após selecionar a loja a qual se deseja solicitar produtos, podemos iniciar o preenchimento. As quantidades serão salvas automaticamente após sair do campo.

  • Contagem Estoque: Caso tenha habilitado o checkbox de contagem, é possível informar a quantidade atual do estoque físico.
  • Quantidade: Neste campo o usuário informa a quantidade a ser solicitada.

Ao preencher os campos Data Limite e Hora Limite na criação da solicitação de compra, será exibido no cabeçalho da solicitação as informações preenchidas através do campo DATA DE LIMITE:

Se a Data/Hora limite estiver excedida, a edição de quantidades ficará indisponível/bloqueada:

Se a Data/Hora Limite for excedida durante a digitação das quantidades, será exibido um alerta e a alteração não poderá ser salva:

É possível selecionar mais de uma loja ao mesmo tempo para o preenchimento utilizando a multi-seleção do campo “Loja”:

Serão exibidas somente as lojas que o usuário tem acesso.

Após a seleção das lojas necessárias, as mesmas serão exibidas para cada produto incluso na solicitação através da coluna “Loja”:

Informação importante: Caso uma loja tenha sido selecionada, e preenchida a quantidade para ao menos um produto da solicitação, a loja continuará fazendo parte da solicitação de compra. Sendo assim, uma loja poderá ser removida da solicitação, caso não possua quantidade solicitada para nenhum produto.

Quando o produto não estiver em linha no sortimento da loja, o campo de quantidade ficará bloqueado e informação ” Fora de Linha ” será exibida:

Filtrando um produto

Podemos selecionar somente um produto para preenchimento usando o filtro PRODUTO:

Imprimir

Analítico de Lojas e Formulário para Preenchimento Manual

Clicando no botão imprimir é possível gerar o PDF para três tipos de relatório para a solicitação de compra selecionada:

  • Formulário para preenchimento manual
  • Analítico de lojas selecionadas
  • Analítico de todas as lojas

A impressão do Formulário para preenchimento manual (inclusão por produtos) será exibida conforme imagem abaixo, com uma página para cada loja selecionada:

A impressão do Formulário para preenchimento manual (inclusão por listas) será exibida conforme imagem abaixo, com uma página para cada loja selecionada :

[ box type= ‘info’ ]

As lojas da impressão serão as lojas selecionadas no combo. Todos os produtos da solicitação serão impressos.

[/box]

A impressão do Analítico de lojas selecionadas será exibida conforme imagem abaixo:

A impressão do Analítico de todas as lojas será exibida conforme imagem abaixo:

Serão exibidas todas as lojas e itens com quantidade solicitada maior que zero.

Sintético de Lojas

É possível gerar o Excel e PDF para 4 (quatro) tipos de relatório da solicitação de compra selecionada:

  • Sintético de todas as lojas.
  • Sintético de lojas selecionadas.
  • Sintético de todas as lojas com quantidade maior que zero.
  • Sintético de lojas selecionadas com quantidade maior que zero.

Cada exportação possuí a opção de ordenar os produtos pela Descrição do Produto, Departamento, Seção, Grupo ou Subgrupo:

Sintético de todas as lojas

A impressão Excel (XLS) do Sintético de todas as lojas será exibida conforme imagem abaixo:

A impressão PDF do Sintético de todas as lojas será exibida conforme imagem abaixo:

Serão impressas todas as lojas existentes, mesmo que não estejam selecionadas/presentes no combo da solicitação de compra.

Sintético de lojas selecionadas

A impressão Excel (XLS) do Sintético de lojas selecionadas será exibida conforme imagem abaixo:

A impressão PDF do Sintético de lojas selecionadas será exibida conforme imagem abaixo:

Serão exibidas apenas as lojas que estão selecionadas na solicitação de compra, além disso, são exibidos todos os itens da solicitação, mesmo que estejam com a quantidade zerada para todas ou algumas lojas.

Sintético de todas as lojas com quantidade maior que zero

A impressão Excel (XLS) do Sintético de todas as lojas com quantidade maior que zero será exibida conforme imagem abaixo:

A impressão PDF do Sintético de todas as lojas com quantidade maior que zero será exibida conforme imagem abaixo:

Serão exibidas todas as lojas presentes na solicitação, mesmo que não estejam selecionadas no combo e somente os itens que estejam com a quantidade solicitada maior que zero são exibidos na exportação.

Sintético de lojas selecionadas com quantidade maior que zero

A impressão Excel (XLS) do Sintético de lojas selecionadas com quantidade maior que zero será exibida conforme imagem abaixo:

A impressão PDF do Sintético de lojas selecionadas com quantidade maior que zero será exibida conforme imagem abaixo:

Serão exibidas todas as lojas que estejam selecionadas no combo da solicitação e somente os itens que estejam com a quantidade solicitada maior que zero são exibidos na exportação.

Incluir Estoques Disponíveis dos CDs

Também há a opção de Incluir Estoques Disponíveis dos CDs, selecionando esta opção antes da impressão, será possível visualizar uma ou mais colunas (de acordo com a quantidade de CDs) que irão exibir o saldo dos produtos nos respectivos CDs.

Esta configuração está disponível em todas as opções de exportação Sintético de lojas:

Deixar em branco quantidade zerada

É possível definir se os itens sem quantidade solicitada serão exibidos em branco no momento de exportar o arquivo Excel (XLS) ou PDF, para isso deve selecionar a flag “Deixar em branco quantidade zerada”:

Dessa forma os itens que estiverem com sua quantidade solicitada zerada na loja, ficarão em branco:

Separar Página por Categoria

É possível ordenar por página as exportações Excel (XLS) e PDF ao selecionar as opções Departamento, Seção, Grupo ou Subgrupo. Após selecionar uma das opções de ordenação marque a flag “Separar página por categoria”:

Dessa forma a exportação respeitará a ordem alfabética do Departamento, Seção, Grupo ou Subgrupo do produto e no caso do PDF, separando os mesmos por página:

Já na exportação Excel (XLS), quando habilitada a opção “Separar página por categoria”, não há quebra de página, mas os itens são separados de acordo com a categoria:

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Prosseguir

Clicando em prosseguir é possível realizar três ações:

  • Fechar solicitação de compras (Ao selecionar essa opção as quantidades solicitadas poderão ser importadas nos pedidos de compra)
  • Enviar para separação de entreposto (Ao selecionar essa opção as quantidades solicitadas serão enviadas para separação no entreposto)
  • Fechar solicitação de compra para cotação (Ao selecionar essa opção as quantidades solicitadas serão usadas para gerar uma cotação de faltas)

Após o fechamento da solicitação, caso seja necessário incluir, excluir ou alterar as quantidades dos produtos solicitados o usuário pode clicar em REABRIR SOLICITAÇÃO:

Validações

Para fechar a solicitação de compra, produtos com quantidade solicitada maior que zero deverão ter o código de referência do fornecedor preenchido:

Na inclusão de produtos, havendo a necessidade de incluir um item com o cadastro de caixa cujo cadastro de unidade do mesmo já estiver na lista  ou vice-versa, o sistema irá validar os cadastros e não permitirá incluir o item, sendo necessário incluir ou a unidade ou a caixa:

Importando solicitação de compra no pedido de compras

No pedido de compra há o link para a tela de consulta das solicitações de compras das lojas, possibilitando selecionar a solicitação desejada e incluir as quantidades dos itens direto no pedido:

Após selecionar a solicitação desejada, devemos clicar sobre o botão  para visualizar os produtos que a loja solicitou:

Após selecionar os produtos que deseja realizar a compra devemos clicar em INSERIR QUANTIDADES DOS PRODUTOS SELECIONADOS NO PEDIDO.

Após a conclusão da operação, o pedido será recarregado e os itens selecionados terão o campo quantidade preenchida:

Importante:

Para que o sistema preencha o campo quantidade do pedido, o produto precisa possuir custo unitário preenchido.

Enviar para Separação de Entreposto

Ao enviar uma solicitação para separação de entreposto teremos duas opções de tipo de distribuição:

  • DSD – Direto nas Lojas
  • CD – Cross Docking

Selecionando a opção DSD – Direto nas Lojas será direcionado para o preenchimento das quantidades embalagem, preços dos produtos, e o BOX do Fornecedor/Divisão.

Campos que podem ser alterados

  • Embalagem – A embalagem conforme explicação acima é somente para referência para compra, mas pode ser alterada de acordo com a disponibilidade do fornecedor.
  • Qtd. Solicitada – A quantidade solicitada será alterada automaticamente de acordo com a embalagem informada. Isso evita que o comprador realize compras em excesso.
    Observe o produto ALFACE AMERICANA UN solicitado pela loja 1 com quantidade de 10 UN e embalagem 1. Imagine que durante a negociação no entreposto o fornecedor informou que só possui o produto com embalagem de 10 UN em cada ou 5 UN. Logo a quantidade solicitada passará a ser 1 para a embalagem com 10 UN e 2 para a embalagem com 5 UN. (quantidade solicitada  / embalagem).
  • Box – Neste campo o comprador informará o Nome do Box do fornecedor que se deseja compra o produto.
  • Selecionando o box da primeira loja, sendo o produto o mesmo, as demais linhas também serão preenchidas com o box selecionado.

Caso o box que se está comprando o produto, ainda não esteja cadastrado em um fornecedor, o usuário poderá digitar seu nome e posteriormente cadastra-lo. O mesmo ficará com uma observação (Novo) após o nome informado:

Não é possível informar o mesmo box para a mesma loja, produto e tipo de pedido.

Os boxes listados serão os dos fornecedores que tem Nome do Box preenchido no Fornecedor divisão:

  • Tipo de Pedido – Neste campo o comprador selecionar o tipo de pedido que será gerado na finalização da solicitação. Teremos as opções “Compra” ou “Bonificado”.
Será possível selecionar o mesmo tipo de pedido para o mesmo item e loja se o box for diferente.
  • Qtd. Comprada – Neste campo o comprador deve preencher a quantidade que se seja comprar do produto.

Se a quantidade comprada for menor que a quantidade solicitada e a solicitação for do tipo de distribuição CD, será criada automaticamente uma solicitação com a quantidade pendente. Para que essa solicitação seja criada automaticamente, o parâmetro Gerar nova solicitação da quantidade não comprada da separação de entreposto com distribuição programada deve estar habilitado.

  • Preço (R$) – Neste campo o comprador deve preencher o preço negociado com o fornecedor.
  • Ações (Novo Box) – Podem haver situações onde para atender a quantidade solicitada, o comprador precisará comprar de mais de um fornecedor. Clicando em NOVO BOX será possível comprar o produto de fornecedores diferentes para a mesma loja.

Após preencher todas as quantidades e preços dos produtos, devemos clicar em Finalizar Solicitação:

Para que a operação seja concluída algumas validações serão realizadas a fim de gerar corretamente os pedidos de compra:

  • A embalagem informada deve estar cadastrada no produto solicitado.
  • O produto deve estar em linha de para a loja que se deseja comprar.
  • O produto solicitado não pode ser de custo teórico.
  • O Box informado deve estar vinculado a um fornecedor divisão.
  • O fornecedor vinculado ao Box deve ser de Linha Indefinida.
  • O fornecedor vinculado ao Box deve possuir um Contrato de Fornecimento ativo.

Após a correção das divergências ao clicar em Finalizar Solicitação, os contratos vigentes para os fornecedores selecionados serão exibidos para escolha:

Após a escolha dos contratos de fornecimento corretos, ao clicar em Finalizar Solicitação serão gerados pedidos de compras com a informações preenchidas:

Para consultar os pedidos gerados a partir de uma separação para entreposto, bastar clicar em Visualizar:

Selecionando a opção CD – Cross Docking será necessário informar uma loja CD como Local de Entrega:

O sistema terá o mesmo comportamento, porém o preenchimento da separação será somente para a Loja CD definida como Local de Entrega, a Qtd. Solicitada e Contagem serão a soma de todas as solicitações das lojas que tiverem quantidade solicitada maior que zero:

A coluna Qtd Comprada virá preenchida automaticamente com a quantidade presente na coluna Qtd Solicitada. Caso seja adicionado um novo box, o preenchimento da quantidade deverá ser realizado manualmente.

Ao adicionar um produto em uma solicitação com Tipo de Distribuição CD – Cross Docking o sistema irá incluir somente para a Loja CD selecionada como Local de Entrega na criação do entreposto.

Caso o parâmetro Gerar Pré-transferência/Venda (Multiloja) a partir da Solicitação de Compra para entreposto CD, esteja ativo, no momento de enviar a solicitação de compra para entreposto, selecionando um CD, o sistema irá gerar uma pré-transferência multiloja utilizando a quantidade de saldo atual do CD (saldo disponível – pré transferências pendentes dos últimos 7 dias) para as lojas solicitantes (priorizando a loja com maior quantidade), e o pedido será criado utilizando apenas a quantidade restante da solicitação. Para mais informações, clique aqui.

Ex:

Solicitação de Compra:

Loja 01 = 50 cxs

Loja 02 = 10 cxs

Loja 03 = 45 cxs

Saldo CD ( saldo disponível – pré transferências pendentes ) = 75cxs

Após o envio para o entreposto, serão geradas:

1° Pré-transferência : 50 cxs para Loja 01.

2° Pré-transferência : 25 cxs para Loja 03.

Restante da quantidade da solicitação:

Loja 01 = Atendida totalmente através da pré-transferência.

Loja 02 = Pendente 10 cxs.

Loja 03 = Pendente 20 cxs ( parcialmente atendida através da pré transferência) .

Portanto, a quantidade solicitada no entreposto para atendimento das lojas será de 30 cxs.

Informações importantes:
-Caso este parâmetro esteja ativado, não será possível adicionar o produto e sua caixa na mesma solicitação. Portanto deve ser adicionado apenas um fator de estoque do produto por solicitação de compra.

-Não será possível prosseguir com o envio para separação de entreposto, caso a quantidade de produtos a ser atendida pela pré-transferência, ultrapasse 500 itens. Neste caso é recomendável gerar uma nova solicitação de compra com parte dos produtos.

Também será possível considerar no cálculo do saldo do CD, o estoque de segurança do CD.

Após o envio de entreposto, caso tenham sido geradas pré-transferências, elas serão destacadas na parte superior da tela.

Informação importante:

Na parte superior da tela será apresentada a numeração das últimas pré-transferências geradas a partir do envio de entreposto desta solicitação de compra, portanto, caso ocorra a reabertura da separação, ou da própria solicitação de compra, as numerações anteriores serão removidas, sendo assim atualizadas, caso ocorra a geração de novas pré-transferências.

Caso o parâmetro Quantidade pedida de cada CD deve ser igual a soma das quantidades a distribuir por loja, esteja desativado, e a quantidade comprada do entreposto seja superior a quantidade solicitada, esta quantidade a maior será destinada apenas ao CD. Portanto, apenas a quantidade solicitada será distribuída entre as lojas. Para mais informações, clique aqui.

Após realizar o preenchimento, clique em Finalizar Solicitação para escolher o contrato de fornecimento do fornecedor do BOX selecionado:

Para consultar os pedidos gerados, clique em Visualizar:

O pedido será gerado com distribuição programada, onde o CD será o definido como local de entrega:

Se o Parâmetro do Módulo de Compras chamado “Gerar nova solicitação da quantidade não comprada da separação de entreposto com distribuição programada” estiver habilitado, quando uma solicitação de compra for enviada para separação de entreposto, com compra em um CD com distribuição programada para as lojas da solicitação, e a quantidade comprada for inferior à quantidade total de solicitação enviada para esta separação, então será criada uma nova solicitação com as quantidades que faltaram. Esta nova solicitação será criada já finalizada para uma nova separação de entreposto para que seja realizada a compra da falta da mercadoria.

Para saber mais sobre como utilizar Solicitação de Compra E-Procurement, clique aqui