Apuração Contábil de Inventário

A Apuração Contábil de Inventário é o processo responsável por realizar o estorno dos tributos recuperáveis dos produtos com perda de inventário, assim como a realização do custo das mercadorias que foram perdidas (lançamento de despesas – CMV).

Para utilizar essa ferramenta, devemos seguir os seguintes passos:

1) Acessar a tela Contábil > Estoque Contábil > Apuração Contábil de Inventário.

Na tela Inventário Contábil será possível buscar por um inventário existente ou criar um novo.

Na tela estarão disponíveis os seguintes filtros:

• Loja: selecione uma loja para visualizar os inventários.
• Período: informe o período do inventário que deseja.
• Nº do Inventário Contábil: informe o número do inventário contábil, caso você queira buscar por um inventário em especial.
• Nº do Inventário: informe o número do inventário comercial, caso você queira buscar por um inventário em especial.
• Status: selecione o status do inventário. Terão as opções: Todos, Aberto, Encerrado e Estornado.
• Status da NF-e: informe caso queira buscar pelo status da nota fiscal do inventário. Terão as opções: Todos, Não Transmitida, Aguardando Processamento, Autorizada, Rejeitada, Denegada, Inutilizada e Aguardando Inutilização.
• Resultado: informe caso deseje buscar pelo resultado dos produtos do inventário. Terão as opções: Todos, Ganho e Perda.
• Tipo produto inventário: informe caso deseje um ou vários tipos de produto por inventario. Terão as opções: Revenda, Insumo, Embalagem e Material de Uso e Consumo (Importante destacar: Ao selecionar essa opção as colunas de Estorno de Impostos e Resultado Líquido só serão apresentadas quando selecionado os tipos de produtos Revenda, Insumo e Embalagem juntos, pois os ajustes são realizados de forma consolidada).
• Tipo do inventário: informe caso queira buscar pelo tipo de inventário. Terão as opções: Parcial, Geral, Consolidados, Consolidador, Consolidado e Consolidador de Produtos Removidos.
• Departamento: poderá filtrar por departamentos que os produtos são cadastrados. Com esse filtro poderá verificar qual inventário tem o departamento filtrado, o valor que é mostrado em tela, é do valor do inventário, independentemente, se no inventário filtrado tenha outros tipos de produtos que não estão no departamento selecionado.

Caso deseje visualizar mais informações do inventário clique no botão “Detalhes”.

2) Na tela de Inventário Contábil ao clicar na opção Novo inventário, será possível selecionar entre Inventários de Estoque ou de Troca no período escolhido, conforme a imagem abaixo:

3) Ao selecionar para gerar novo inventário contábil você poderá visualizar os dados na tela posterior.

4) Ao prosseguir teremos a Prévia do Inventário Contábil, onde os valores de produtos de Venda, produtos de Insumos, produtos de Embalagem e produtos de Consumo que Controla Estoque serão exibidos separadamente para facilitar o entendimento.

Obs: Os produtos cadastrados como venda e também insumo serão considerados apenas como venda, ou seja, a opção de venda prevalece sobre a opção de insumo.

5) Também é possível visualizar na Prévia do Inventário Contábil, os valores totais de estornos de PIS, COFINS e ICMS, com links para as telas de movimentos de estornos detalhados de cada imposto.

PIS:

COFINS:

ICMS:

FCP:

6) Ao fechar um inventário contábil, é permitida a alteração da data de referência, que será utilizada para contabilizações e geração dos ajustes de estorno:

7) No Resultado do Inventário Contábil pode-se consultar os detalhes da apuração do inventário, através dos links nos valores de venda e insumo exibidos:

8) Na tela de Detalhes do Inventário Contábil é permitido efetuar busca através dos filtros de consulta por tipo de produto, quebra em quantidade, quebra em valor, departamento, seção, grupo e subgrupo:

Ao imprimir o relatório nos formatos PDF e Excel, iremos listar a loja e data do inventário, conforme imagem:

9) Consultar a contabilização do Inventário:

A contabilização também pode ser realizada por tipo de produto:

Quando o produto for do tipo Consumo que Controla Estoque o sistema irá realizar a contabilização da seguinte forma:

Quando ocorrer Ganho:

• • CR- Conta Contábil Despesa (o sistema utilizará a conta contábil que estiver configurada no cadastro do produto, na aba Detalhes)

• DB- MERCADORIAS PARA USO E CONSUMO (o sistema utilizará a conta contábil que estiver configurada no respectivo mapa contábil)

Quando ocorrer Quebra:

• DB- Conta Contábil Despesa (o sistema utilizará a conta contábil que estiver configurada no cadastro do produto, na aba Detalhes)
• CR- MERCADORIAS PARA USO E CONSUMO (o sistema utilizará a conta contábil que estiver configurada no respectivo mapa contábil)

10) Após fechar o Inventário Contábil, o movimento pode ser estornado, se necessário:

11) Na tela de Inventário Contábil também tem outra opção a de Apuração Consolidado, que é a possibilidade de consolidar os Inventários de Estoque no período escolhido, conforme a imagem abaixo:

12) Ao selecionar os inventários comerciais para geração da consolidação, a geração do consolidador é feito em um processo assíncrono e ao finalizar é enviado um e-mail com a finalização do processo.

13) Apos conclusão da consolidação, é possível visualizar o Inventário criado como “Consolidador” e terá duas opções para ver as informações do inventário:

13.1) Opção de clicar em Detalhes – Essa opção é igual ao que é apresentado no inventário que não é consolidador e com isso, visualizará os valores do inventário Consolidador em tipos de produtos como o de Venda, produtos de Insumos, produtos de Embalagem e produtos de Consumo que Controla Estoque sendo exibidos separadamente para facilitar o entendimento, além dos valores totais de estornos de PIS, COFINS e ICMS.

13.2) Opção de clicar em Inventários – Visualizará os inventários que foram consolidados para a geração do inventário Consolidador (Opção exclusiva para os tipos de inventários de Consolidador).

Observações do item 13: O consolidador poderá apresentar diferenças entre a soma dos inventários que o compõe e o resultado do consolidador, para isso foi criado duas opções para visualizar em quais produtos estão com as diferenças:

1-) Na opção “Detalhes” ao clicar em um dos tipos de produtos como de Venda, produtos de Insumos, produtos de Embalagem e produtos de Consumo que Controla Estoquem, na tela de produtos, os produtos em azul são os com diferença (são os produtos que ao consolidar tem suas quantidades zeradas e seus custos foram diferentes entre os inventários consolidados);

2-) Na opção “Detalhes” haverá um aviso, esse aviso mostrará os produtos que tiveram mudanças em sua destinação principal entre o fechamento do inventário comercial e a consolidação dos inventários.

14) No inventário consolidador, antes de realizar seu fechamento, tem a opção de cadastrar produtos em exceção, que caso ao realizar o inventário comercial, foi incluído algum produto que não deseja que faça parte do fechamento do inventário contábil consolidador. O cadastro poderá ser feito na tela de “Detalhes”, clicando em um dos tipos de produtos como de Venda, produtos de Insumos, produtos de Embalagem e produtos de Consumo que Controla Estoque e na tela de produtos terá uma opção “Produtos em Exceção”, conforme imagens:

Observação do item 14: Quando o inventário consolidador fazer seu fechamento, os produtos cadastros como exceção serão agrupados e criado um inventário comercial do tipo “Consolidador dos produtos removidos”, que poderá ser consolidados posteriormente.

15) Ao fechar um inventário contábil consolidador, é permitida a alteração da data de referência, que será utilizada para contabilizações e geração dos ajustes de estorno, igual ocorre com o inventário que não é consolidador:

16) Para o Estado de São Paulo, a partir de 01/01/2016, todas as mercadorias que forem dado quebra no inventário, deverão estar acobertadas com a emissão da Nota Fiscal com o CFOP 5927.

Para saber mais da legislação, clique aqui

Por isso quando realizar o fechamento do inventário, serão processadas as notas fiscais dos itens que estão com quebra, para posterior envio para SEFAZ.

Na aba geral, poderá consultar todas as informações do inventário e com a advertência que será preciso transmitir as NFE-s e caso preciso estou o inventário precisa cancelar todas as Notas Fiscais geradas.

Veja na imagem abaixo, na aba Nota Fiscal, poderá consultar as Notas Fiscais geradas do inventário e assim acessá-las e realizar a transmissão.

Informações adicionais da nota fiscal:

Emissão de nota fiscal de baixa de estoque por perda, roubo ou deterioração, para as lojas de Regime Tributário Simples Nacional serão emitida com CSOSN 900

Em caso de dúvidas por favor entrar em contato com nossa equipe de suporte

Reforma Tributária: Modelos de Emissão de Notas de Quebra de Inventário e Notas de Débito

Com a entrada em vigor da Reforma Tributária (Ajuste SINIEF 49/2025 e NT 2025.002), o processo de baixa de estoque por quebra de inventário (Tipos de Nota 110) esta capacitado para calcular o estorno de créditos de IBS e CBS.

1 – Configuração de Finalidade da Nota

A forma como o sistema emitirá os documentos fiscais depende de um parâmetro específico no cadastro da loja.

• Caminho: Home > CRM > Cadastros > Pessoas > Aba Loja > Aba Contábil/Fiscal > Aba Geral.
• Campo “Finalidade da Nota de Perda”: Define se a operação será reportada em um ou dois documentos.
  • Para mais detalhes sobre esta configuração, acesse o manual: Consulta e Pré-Cadastro de Lojas

2 – Regra Fiscal

Para que a emissão ocorra conforme as normas da Reforma Tributária, a operação de descarte deve estar com a Regra Fiscal ativa.

• Acesse o manual de parametrização de regras aqui: Cadastro de Regras Fiscais.

3 – Comportamento da Emissão e Layout (conforme parâmetro da Loja)

O comportamento do sistema e o layout do XML variam de acordo com a opção selecionada no cadastro da loja:

3.1 – Emissão de duas notas (Opção: 1 – NF-e Normal e 6 – Nota de Débito)
Neste cenário, ao processar o descarte, o ERP gera dois documentos distintos:

• Nota Normal (Finalidade 1): Responsável pela movimentação física do estoque, contabilização e escrituração dos tributos atuais (ICMS, PIS, COFINS, IPI) conforme regra fiscal ou NCM. Não aplica os dados da Reforma Tributária.

• Nota de Débito (Finalidade 6): Emitida automaticamente e vinculada à primeira. Sua função exclusiva é reportar o estorno de crédito de IBS e CBS no XML (grupo gEstornoCred).

3.2 – Emissão de nota única (Opção: 6 – Nota de Débito)
O sistema emite apenas uma nota fiscal com finalidade de débito para realizar toda a operação:

• Nota de Débito Única: Esta única nota assume todas as funções: baixa de estoque, contabilização integral, escrituração do valor contábil e destaque simultâneo dos impostos atuais e do estorno de IBS/CBS.

4 – Geração do XML

• Nota de Débito (finalidade 6):
  • Padronização de Operação: A Natureza de Operação é apresentada como “Baixa de Estoque” e a tag de tipo de débito (tpNFDebito) é preenchida com o código “07 – Perda em estoque”.
  • Classificação Tributária (Regra Fiscal): Os grupos de CST e cClassTrib no XML da Nota de Débito são alimentados diretamente pelas configurações realizadas na aba “Reforma Tributária” da Regra Fiscal vinculada à operação.
  • Cálculo do Estorno (NCM do Produto): As tags de valor do grupo de estorno (gEstornoCred), que contemplam o IBS (Estadual + Municipal) e a CBS, são calculadas automaticamente pelo sistema. Este cálculo utiliza como base as alíquotas configuradas na sub-aba “Grupo Entradas” dentro da aba Reforma Tributária do NCM do produto.

5 – Consulta e Escrita Fiscal

A consulta dos documentos na Escrita Fiscal apresenta análise dos dados da Reforma Tributária, com comportamentos específicos para garantir a correta apuração e evitar duplicidade:

Consulta da Nota Fiscal:
Na aba Escrita Fiscal da consulta da nota, foi adicionado o grid Estorno de CBS e IBS.

• Comportamento: Este grid será preenchido exclusivamente na Nota de Débito (Finalidade 6). Na Nota Normal (Finalidade 1), estes campos permanecerão zerados.
• Informação: Apresenta o resumo dos valores totais de IBS e CBS que estão sendo estornados naquela operação.

Escrita Fiscal:

• Detalhamento por Item: Ao detalhar os itens da nota na escrita fiscal, o usuário encontrará a aba Reforma Tributária e, dentro dela, a sub-aba Estorno de Crédito.
  • Exibição: Esta aba demonstra as informações detalhadas por produto, como base de cálculo, alíquota e o valor individual do estorno de CBS e IBS.
  • Regra de Preenchimento: Assim como o grid da capa, estas informações são gravadas e exibidas apenas na Nota de Débito.

• Regras de Valor Contábil e Tributos Legados:
  • Valor Contábil:
    • No modelo de duas notas, a Nota Normal mantém o valor contábil para registro de inventário, enquanto a Nota de Débito registra Valor Contábil Zero (para não duplicar o faturamento/débito nos livros).
    • No modelo de nota única (Finalidade 6), ela assume o Valor Contábil Integral.
  • Tributação Legada e Ajustes (ICMS, PIS, COFINS): O estorno dos tributos legados continua seguindo as regras atuais. Na Nota de Débito, as tags de impostos legados não são geradas no XML, sendo reportadas apenas via ajustes ou conforme a configuração da regra fiscal para o período de transição.

6 – Cancelamento

Para manter a conformidade fiscal, o cancelamento segue uma regra de dependência:

• Bloqueio de Segurança: No modelo de duas notas, o sistema não permite o cancelamento da Nota Normal enquanto a Nota de Débito vinculada estiver ativa.
• Fluxo de Cancelamento: O usuário deve cancelar primeiro a Nota de Débito (Finalidade 6). Somente após o sucesso deste cancelamento, a Nota Normal (Finalidade 1) poderá ser cancelada, momento em que o saldo dos produtos retornará ao estoque disponível.

Em caso de dúvidas, por favor entre em contato com nosso suporte.