Caminho da Funcionalidade no Sistema: Compras > Cotação de Faltas
Permissões:

272 – Cotação faltas Consultar

273 – Cotação faltas Incluir

274 – Cotação faltas Alterar

275 – Cotação faltas Excluir

1354 – Reabrir Cotação de Faltas

2858 – Enviar E-mail da Cotação

2863 – Alterar manualmente o ganhador na apuração prévia da cotação

2862 – Gerar pedido a partir da cotação

2864 – Gerar prévia de apuração antes de gerar pedidos de compra

1354 – Reabrir Cotação de Faltas

 

A Cotação de Faltas é uma funcionalidade que permite o gerente ou o comprador obter os preços dos produtos (cotação) por meio da solicitação do preenchimento da lista de faltas pelos representantes.

 

A tela de Cotação de Faltas permite gerenciar as cotações por meio da listagem, da criação, da atualização e da remoção tanto das listas de faltas quanto das cotações, tal como gerar a lista de pedidos a partir a apuração das cotações fornecidas pelos representantes.

 

Durante a apuração, o critério utilizado para o ganhador é o menor preço e, em caso de empate é escolhido o representante que ofereceu o maior prazo de pagamento.

 

Para entrar tal como executar as ações desta tela, é necessário que o gerente ou comprador tenham permissões específicas, conforme apresentados no início do post.

 

 

Para utilizar esta funcionalidade, devemos seguir os seguintes passos:

 

  • Criar a lista de faltas
  • Gerar a cotação
  • Apurar ganhadores e gerar os pedidos

 

Criar a lista de faltas

 

Para criar uma nova lista de faltas com seus respectivos produtos, na tela de Cotação de Faltas, devemos clicar no botão Incluir conforme a imagem apresentada abaixo:

 

 

Ao realizar esta ação, a janela Lista de Cotação de Falta será aberta, permitindo que sejam adicionados os produtos, para isso, clique no botão Incluir Produtos conforme apresentado na imagem abaixo:

 

 

Ao clicar na inclusão dos produtos, será exibida a janela com opções para filtrar os produtos, que podem ser por: fornecedor, descrição, código interno, GTIN/PLU, grupo, subgrupo ou através das listas de produtos.

 

 

Após realizar a busca, serão listados os produtos de acordo com o critério selecionado e permitirá ao comprador a seleção do conjunto de produtos que deseja que sejam inclusos na cotação. A imagem abaixo exemplifica a apresentação dos resultados:

 

 

Informações Importantes: TODOS os tipos de pesquisa só listaram produtos unitários.

 

Após adicionar os produtos, a lista de faltas criada será exibida e ao clicar sobre o número da lista os itens dentro da mesma serão exibidos possibilitando excluí-los, imprimi-los ou exportá-los para Excel.

 

 

Gerar cotação

 

Em seguida será necessário escolher os fornecedores que farão parte da cotação, para isso será preciso marcar a opção “agrupar” e em seguida clicar sobre o botão GERAR COTAÇÃO.Na imagem abaixo é exibido as cotações já existentes no período filtrado e a lista de falta que está sendo criada:

 

 

Ao clicar sobre o botão GERAR COTAÇÃO conforme imagem acima, será possível escolher os fornecedores que farão parte da cotação e o contrato que contém informações relevantes quanto a prazo de pagamento e prazo de entrega, necessários como critério de desempate durante a apuração realizada adiante.

 

Para adicionar um fornecedor, basta clicar no ícone da lupa para buscar o fornecedor e em seguida no ícone do contrato para adicionar o respectivo contrato. Para adicionar mais fornecedores/contratos, basta repetir o mesmo procedimento conforme demonstrado na imagem abaixo:

 

 

Ao clicar no campo Fornecedor ou no ícone da lupa, a janela de pesquisa de fornecedor será aberta. Ao realizar a busca, será possível visualizar os fornecedores na tabela de resultados e selecioná-lo. Ao realizar a ação de selecionar, o mesmo será adicionando na tela de nova cotação, possibilitando assim a seleção do contrato:

 

 

Ao clicar no campo ou no ícone do Contrato, a janela abaixo será exibida, permitindo a seleção de um contrato.

 

 

Ao selecionar o fornecedor e o contrato, a lista dos produtos será exibida, e os representantes deverão informar os códigos de referência dos produtos (necessário para identificar o produto no recebimento da nota fiscal eletrônica) e preços para cotação e, em seguida, salvar a lista do fornecedor que ele está representando:

 

 

Também é possível, caso o representante queira, imprimir a lista de produtos para informar o preço através do botão IMPRIMIR demonstrado na imagem acima.

 

Após salvar a lista, a cotação será exibida com as informações de Número, Data de emissão e Operações.

 

 

Segue abaixo a descrição de cada ícone de Operações:

 

Ícone Descrição
Status da Cotação: Por padrão a cotação é aberta ao clicar sobre o ícone ela se torna pública.
Ícone da cotação pública.
Indica o status da cotação se a mesma esta aberta ou fechada
Possibilita a edição da cotação, por exemplo, adicionando mais fornecedores para a cotação.
Permite que seja realizado a consulta dos preços inseridos na cotação.
Exibe os produtos da cotação, possibilitando adiciona-los e exclui-los.
Lista os pedidos que foram criados para a cotação.
Permite que seja adicionadas lojas para a cotação.
Permite a impressão da cotação.
Permite enviar o convite para preenchimento da cotação para os representantes.
Exibe as observações que foram inseridas pelos representantes no portal do fornecedor.
Exclui a cotação criada.

 

Editar cotação, apurar ganhadores e gerar pedido de compra

 

Ao clicar sobre o ícone de editar cotação o comprador terá acesso à esta lista, onde poderá adicionar outro fornecedor, usar a sugestão de compra, apurar os ganhadores e gerar os pedidos:

 

 

Ao apurar os ganhadores, caso tenha representantes que não finalizaram a digitação dos preços, será apresentada uma notificação informando que existem lançamentos em andamento, neste caso, selecionar a opção “sim”, pois estes lançamentos serão fechados após a apuração:

 

 

Em seguida, você poderá decidir se o pedido de compra para os produtos ganhadores serão feitos para todas as lojas ou apenas algumas lojas (na segunda opção, surgirá a opção de selecionar para quais lojas deseja efetuar o pedido):

 

 

Ao clicar no link do pedido, pode-se visualizar o pedido de compra onde será possível adicionar produtos, informar as quantidades a serem pedidas e outros dados se necessário, e em seguida fechar o pedido:

 

Obs: Para utilização deste módulo, será preciso cadastrar o representante, fornecedor e os acessos dos representantes no sistema.

 

Prévia de Apuração

Através da Prévia de Apuração é possível alterar o critério de desempate para a cotação, visualizar em quais produtos os fornecedores ganharam e se desejado alterar o vencedor.

Ao clicar no botão de “Prévia de Apuração” na tela Nova cotação, é apresentada a tela Apuração da cotação através da qual é possível obter visões prévias dos ganhadores antes da geração dos Pedidos de compra.

No setor “Apuração dos resultados” há duas opções para ser utilizado como critérios de desempate:

  • Maior prazo do pagamento (valor padrão)
  • Menor prazo de entrega

Ao clicar em APURAR, o sistema vai definir os os fornecedores ganhadores na ordem de prioridade: 1º – Menor preço, 2º – Critério de desempate escolhido e 3º – Critério de desempate não escolhido.

O ganhador pode ser alterado pelo usuário que possuir a permissão dando um duplo clique sobre ícone de edição:

Serão então listados os fornecedores que efetuaram o preenchimento do preço para o item:

Se alterado o fornecedor, é necessário reagrupar os produtos para melhor visualização do resultado, para isso clique no botão Reagrupar Produtos:

Visão após reagrupar os produtos:

Caso após efetuar alterações dos fornecedores ganhadores, desejar voltar para o resultado inicial apresentado pelo sistema, basta clicar sobre o botão Gerar Nova Prévia.

 

Para visualizar as observações de cada fornecedor clique em Observações:

O sistema irá abrir as observações inseridas pelo fornecedor no preenchimento da cotação de faltas:

Para gerar os pedidos a partir da cotação de faltas, defina o Tipo de produtos, se desejado selecione a opção Usar sugestão de compra e clique em Gerar Pedidos:

Confirme a operação:

 

Informe se deseja criar o pedido para todas as lojas:

Quando finalizado o sistema irá apresentar uma mensagem informando que os pedidos foram criados e disponibilizará um link para acessá-los:

Envio de convite aos representantes

 

Para enviar o convite para preenchimento da cotação para os fornecedores via email , temos os seguintes passos:

 

  1. (Opcional) Definir a data e hora limite (informativo) durante as ações GERAR COTAÇÃO ou quando clicado no Editar cotação e adicionar os representantes que poderão receber a lista de produtos.
  2. Clicar no ícone de Envio de convite aos representantes.

 

Definir data e hora limite para preenchimento da cotação (campo informativo para a impressão e para o envio de convite aos representantes)

 

A definição da data e hora limite da cotação, que é usada como campo informativo no e-mail e na impressão da cotação, é realizada durante as operações GERAR COTAÇÃO ou Editar cotação. A imagem abaixo destaca as ações que permitem editar a data e hora limite:

 

Gerar cotação ou editar cotação.

 

Ao gerar ou editar uma cotação, a janela abaixo será apresentada, permitindo assim a edição:

Definição da data e hora limite para preenchimento da cotação.

 

Enviar convite (e-mail) para preenchimento da cotação aos representantes

 

Para realizar o envio convite para preenchimento da cotação para os representantes devemos clicar no ícone, conforme destacado abaixo:

 

Ícone para Envio de convite aos representantes.

 

Ao clicar no ícone, a janela apresentada abaixo será aberta, permitindo a seleção dos representantes que receberão o convite para preenchimento da cotação.

 

 

Observações:

 

  • O email sugerido é o email comercial do representante, mas ele pode ser alterado para o envio do e-mail.
  • É possível enviar múltiplos endereços realizando duplo clique no campo emails na linha do representante e separando os endereços eletrônicos por ponto e vírgula.
  • Serão enviados os emails somente para os representantes selecionados.
  • O campo Mensagem é opcional e deve ser usado para enviar informações adicionais no email.
  • Os dados modificados não serão gravados.

 

 

 

Importação de cotações via planilha

 

A partir do portal do representante ou a partir da edição da cotação, é possível que o representante ou um usuário do ERP faça a importação da planilha contendo as cotações preenchidas manualmente pelo representante. Para isso, primeiramente deve ser exportado a planilha em EXPORTAR PARA EXCEL, de forma que seja gerada a planilha com a listagem padronizada.

 

Tela de digitação de preço para a cotação durante a edição da cotação.

 

Tela de digitação de preço para cotação pelo portal do representante.

 

Tanto a planilha exportada quanto a importada devem estar no padrão conforme apresentado na imagem abaixo:

 

 

 

Para importar a planilha, selecione o botão IMPORTAR PLANILHA. Ao realizar esta ação, será aberto um modal onde será possível selecionar o arquivo. Para isso, puxe o arquivo ou clique em Escolher arquivo, em seguida clique em CONFIRMAR.

 

Funcionalidade de importar planilha no ERP.

 

Funcionalidade de importar planilha no portal do representante.

 

Ao importar a planilha, os dados da cotação serão preenchidos para os produtos correspondentes e serão gravados, podendo modificar os dados pré-existentes.

 

Algumas validações serão realizadas pelo sistema no momento da importação:

 

  • O número da cotação na planilha deve ser a mesma da cotação que esta recebendo a importação da mesma.
  • Caso esteja parametrizado no módulo de compras que o código de referência do fornecedor é obrigatório, na importação da planilha não será aceito que o produto tenha preço de venda informado mas não tenha código de referência.
  • A planilha não deve ter códigos internos de produtos que não estejam na planilha.
  • O código de referência não poderá ter mais que 20 caracteres
  • O preço de venda pode ter, no máximo, até 4 casas decimais
  • A planilha não pode ter códigos internos do produto em duplicidade. Segue abaixo um exemplo:

 

Validação do sistema ao importar a planilha acima:

 

As validações acima valem tanto para o portal do fornecedor como para a digitação de preços da cotação do ERP. Quando cair em uma dessas validações a importação será impedida e o usuário precisará fazer os ajustes necessários e realizar uma nova importação.  

Cotação de Faltas: Portal do Fornecedor

 

No portal do fornecedor será possível buscar pelas cotações em aberto, basta clicar sobre a opção “Preencher Cotação”, filtrar pela data desejada e buscar:

 

 

Opção para preencher Custos com base em outra cotação.

 

No sistema, quando o representante for preencher uma cotação, é possível preencher os custos com base em outra cotação preenchida anteriormente, para isso basta clicar sobre o ícone de editar cotação no passo 3 demonstrado na imagem acima.Em seguida a cotação será aberta com algumas opções, sendo elas, Cotação, Cotações anteriores e Observação.

 

Na aba Cotação exibirá os produtos dentro da cotação com algumas informações como, Código interno, Descrição Produto, GTIN, Código de referência e Preço unitário:

 

 

Ao clicar sobre “Cotações anteriores” uma lista com as 15 últimas cotações preenchidas será exibida, ao expandir a cotação a opção “APLICAR PREÇOS” ficará disponível possibilitando o representante aplicar os preços já definidos nessa cotação anterior para a cotação atual:

 

 

Feito isso os preços serão aplicados para os produtos existentes na cotação, para os produtos que não estavam na mesma cotação o custo permanecerá zero.

 

Resultado após aplicar os preços

 

 

Aba Observação

 

Caso necessário, o representante poderá inserir observações referentes a cotação através da aba “Observação”, podendo inserir até 1000 caracteres conforme demonstrado na imagem abaixo:

 

 

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