Cotação de Faltas

A Cotação de Faltas é uma funcionalidade que permite o gerente ou o comprador obter os preços dos produtos (cotação) por meio da solicitação do preenchimento da lista de faltas pelos representantes.

A tela de Cotação de Faltas permite gerenciar as cotações por meio da listagem, da criação, da atualização e da remoção tanto das listas de faltas quanto das cotações, tal como gerar a lista de pedidos a partir a apuração das cotações fornecidas pelos representantes.

Durante a apuração, o critério utilizado para o ganhador é o menor preço e, em caso de empate é escolhido o representante que ofereceu o maior prazo de pagamento.

Para entrar tal como executar as ações desta tela, é necessário que o gerente ou comprador tenham permissões específicas, conforme apresentados no início do post.

Para utilizar esta funcionalidade, devemos seguir os seguintes passos:

• Criar a lista de faltas
• Gerar a cotação
• Apurar ganhadores e gerar os pedidos

Criar a lista de faltas

Para criar uma nova lista de faltas com seus respectivos produtos, na tela de Cotação de Faltas, devemos clicar no botão Incluir conforme a imagem apresentada abaixo:

Ao realizar esta ação, a janela Lista de Cotação de Falta será aberta, permitindo que sejam adicionados os produtos, para isso, clique no botão Incluir Produtos conforme apresentado na imagem abaixo:

Ao clicar na inclusão dos produtos, será exibida a janela com opções para filtrar os produtos, que podem ser por: fornecedor, descrição, código interno, GTIN/PLU, grupo, subgrupo ou através das listas de produtos.

Após realizar a busca, serão listados os produtos de acordo com o critério selecionado e permitirá ao comprador a seleção do conjunto de produtos que deseja que sejam inclusos na cotação. A imagem abaixo exemplifica a apresentação dos resultados:

Após adicionar os produtos, a lista de faltas criada será exibida e ao clicar sobre o número da lista os itens dentro da mesma serão exibidos possibilitando excluí-los, imprimi-los ou exportá-los para Excel.

Gerar cotação

Em seguida será necessário escolher os fornecedores que farão parte da cotação, para isso será preciso marcar a opção “agrupar” e em seguida clicar sobre o botão GERAR COTAÇÃO.
Na imagem abaixo é exibido as cotações já existentes no período filtrado e a lista de falta que está sendo criada:

Ao clicar sobre o botão GERAR COTAÇÃO conforme imagem acima, será possível escolher os fornecedores que farão parte da cotação e o contrato que contém informações relevantes quanto a prazo de pagamento e prazo de entrega, necessários como critério de desempate durante a apuração realizada adiante.

Para adicionar um fornecedor, basta clicar no ícone da lupa para buscar o fornecedor e em seguida no ícone do contrato para adicionar o respectivo contrato. Para adicionar mais fornecedores/contratos, basta repetir o mesmo procedimento conforme demonstrado na imagem abaixo:

Ao clicar no campo Fornecedor ou no ícone da lupa, a janela de pesquisa de fornecedor será aberta. Ao realizar a busca, será possível visualizar os fornecedores na tabela de resultados e selecioná-lo. Ao realizar a ação de selecionar, o mesmo será adicionando na tela de nova cotação, possibilitando assim a seleção do contrato:

Ao clicar no campo ou no ícone do Contrato, a janela abaixo será exibida, permitindo a seleção de um contrato.

Ao selecionar o fornecedor e o contrato, a lista dos produtos será exibida, e os representantes deverão informar os códigos de referência dos produtos (necessário para identificar o produto no recebimento da nota fiscal eletrônica) e preços para cotação e, em seguida, salvar a lista do fornecedor que ele está representando:

Também é possível, caso o representante queira, imprimir a lista de produtos para informar o preço através do botão IMPRIMIR demonstrado na imagem acima.

Após salvar a lista, a cotação será exibida com as informações de Número, Data de emissão e Operações.

Segue abaixo a descrição de cada ícone de Operações:

Ícone	Descrição
	Status da Cotação: Por padrão a cotação é aberta ao clicar sobre o ícone ela se torna pública.
	Ícone da cotação pública.
	Indica o status da cotação se a mesma esta aberta ou fechada
	Possibilita a edição da cotação, por exemplo, adicionando mais fornecedores para a cotação.
	Permite que seja realizado a consulta dos preços inseridos na cotação.
	Exibe os produtos da cotação, possibilitando adiciona-los e exclui-los.
	Lista os pedidos que foram criados para a cotação.
	Permite que seja adicionadas lojas para a cotação.
	Permite a impressão da cotação.
	Permite enviar o convite para preenchimento da cotação para os representantes.
	Exibe as observações que foram inseridas pelos representantes no portal do fornecedor.
	Exclui a cotação criada.

Editar cotação, apurar ganhadores e gerar pedido de compra

Ao clicar sobre o ícone de editar cotação o comprador terá acesso à esta lista, onde poderá adicionar outro fornecedor, usar a sugestão de compra, apurar os ganhadores e gerar os pedidos:

1. É possível editar a data/hora limite que será transmitido para os fornecedores na mensagem de e-mail.
2. Busca de fornecedor e seus respectivos contratos para inclusão na cotação.
3. Apresenta os fornecedores nessa cotação, clicando no ícone de ocorrências o sistema apresenta as ocorrências da cotação.
4. Opções para geração de pedidos:
   

   Tipo de produtos: Todos, somente unitário, somente caixas.

   Usar sugestão de compra: O sistema gera a sugestão das quantidades a serem compradas com base nos últimas 42 dias de vendas do produto.

   Desprezar dias em oferta na venda média: No cálculo da sugestão desconsidera os dias que o produto esteve em oferta na média de venda.

   Calcular sugestão para X dias: Deve ser usado quando a intenção for calcular a sugestão para uma quantidade de dias determinada. Quando informado, o sistema ignora os dados de pedido mínimo (no cadastro do produto), prazo de entrega e Intervalo de visita (definidos no contrato) para usar a quantidade de dias informada como cobertura mínima no calculo da sugestão.

   Limitar X dias ao pedido máximo do produto: Se esta opção estiver ativa, a quantidade X dias informada será limitada ao pedido máximo definido no cadastro do produto, ou seja, usará a menor quantidade de dias entre aquela que foi informada (X dias) e o pedido máximo do produto.

5. Necessário informar um e-mail que será notificado quando for finalizado a geração dos pedidos da cotação.
6. Opções de fechamento da cotação e consulta dos preços da cotação. 

Ao apurar os ganhadores, caso tenha representantes que não finalizaram a digitação dos preços, será apresentada uma notificação informando que existem lançamentos em andamento, neste caso, selecionar a opção “sim”, pois estes lançamentos serão fechados após a apuração:

Em seguida, você poderá decidir se o pedido de compra para os produtos ganhadores serão feitos para todas as lojas ou apenas algumas lojas (na segunda opção, surgirá a opção de selecionar para quais lojas deseja efetuar o pedido):

Quando a geração de pedidos é finalizada receberá uma notificação no e-mail informado na cotação:

Prévia de Apuração

Através da Prévia de Apuração é possível alterar o critério de desempate para a cotação, visualizar em quais produtos os fornecedores ganharam e se desejado alterar o vencedor.

Ao clicar no botão de “Prévia de Apuração” na tela Nova cotação, é apresentada a tela Apuração da cotação através da qual é possível obter visões prévias dos ganhadores antes da geração dos Pedidos de compra.

No setor “Apuração dos resultados” há duas opções para ser utilizado como critérios de desempate:

• Maior prazo do pagamento (valor padrão)
• Menor prazo de entrega

Ao clicar em APURAR, o sistema vai definir os os fornecedores ganhadores na ordem de prioridade: 1º – Menor preço, 2º – Critério de desempate escolhido e 3º – Critério de desempate não escolhido.

O ganhador pode ser alterado pelo usuário que possuir a permissão dando um duplo clique sobre ícone de edição:

Serão então listados os fornecedores que efetuaram o preenchimento do preço para o item:

Se alterado o fornecedor, é necessário reagrupar os produtos para melhor visualização do resultado, para isso clique no botão Reagrupar Produtos:

Visão após reagrupar os produtos:

Caso após efetuar alterações dos fornecedores ganhadores, desejar voltar para o resultado inicial apresentado pelo sistema, basta clicar sobre o botão Gerar Nova Prévia.

Para visualizar as observações de cada fornecedor clique em Observações:

O sistema irá abrir as observações inseridas pelo fornecedor no preenchimento da cotação de faltas:

Para gerar os pedidos a partir da cotação de faltas, é possível usar as seguintes opções:

Tipo de produtos: Todos, somente unitário, somente caixas.

Usar sugestão de compra: O sistema gera a sugestão das quantidades a serem compradas com base nos últimas 42 dias de vendas do produto.

Desprezar dias em oferta na venda média: No cálculo da sugestão desconsidera os dias que o produto esteve em oferta na média de venda.

Calcular sugestão para X dias: Deve ser usado quando a intenção for calcular a sugestão para uma quantidade de dias determinada. Quando informado, o sistema ignora os dados de pedido mínimo (no cadastro do produto), prazo de entrega e Intervalo de visita (definidos no contrato) para usar a quantidade de dias informada como cobertura mínima no calculo da sugestão.

Limitar X dias ao pedido máximo do produto: Se esta opção estiver ativa, a quantidade X dias informada será limitada ao pedido máximo definido no cadastro do produto, ou seja, usará a menor quantidade de dias entre aquela que foi informada (X dias) e o pedido máximo do produto.

Confirme a operação:

Informe se deseja criar o pedido para todas as lojas:

O sistema apresenta uma mensagem informando que os pedidos estão sendo gerados e quando for finalizado o processo será notificado no e-mail informado na cotação.

Envio de convite aos representantes

Para enviar o convite para preenchimento da cotação para os fornecedores via email , temos os seguintes passos:

1. (Opcional) Definir a data e hora limite (informativo) durante as ações GERAR COTAÇÃO ou quando clicado no Editar cotação e adicionar os representantes que poderão receber a lista de produtos.
2. Clicar no ícone de Envio de convite aos representantes.

Definir data e hora limite para preenchimento da cotação (campo informativo para a impressão e para o envio de convite aos representantes)

A definição da data e hora limite da cotação, que é usada como campo informativo no e-mail e na impressão da cotação, é realizada durante as operações GERAR COTAÇÃO ou Editar cotação. A imagem abaixo destaca as ações que permitem editar a data e hora limite:

Ao gerar ou editar uma cotação, a janela abaixo será apresentada, permitindo assim a edição:

Enviar convite (e-mail) para preenchimento da cotação aos representantes

Para realizar o envio convite para preenchimento da cotação para os representantes devemos clicar no ícone, conforme destacado abaixo:

Ao clicar no ícone, a janela apresentada abaixo será aberta, permitindo a seleção dos representantes que receberão o convite para preenchimento da cotação.

Observações:

• O email sugerido é o email comercial do representante, mas ele pode ser alterado para o envio do e-mail.
• É possível enviar múltiplos endereços realizando duplo clique no campo emails na linha do representante e separando os endereços eletrônicos por ponto e vírgula.
• Serão enviados os emails somente para os representantes selecionados.
• O campo Mensagem é opcional e deve ser usado para enviar informações adicionais no email.
• Os dados modificados não serão gravados.

Importação de cotações via planilha

A partir do portal do representante ou a partir da edição da cotação, é possível que o representante ou um usuário do ERP faça a importação da planilha contendo as cotações preenchidas manualmente pelo representante. Para isso, primeiramente deve ser exportado a planilha em EXPORTAR PARA EXCEL, de forma que seja gerada a planilha com a listagem padronizada.

Tanto a planilha exportada quanto a importada devem estar no padrão conforme apresentado na imagem abaixo:

Para importar a planilha, selecione o botão IMPORTAR PLANILHA. Ao realizar esta ação, será aberto um modal onde será possível selecionar o arquivo. Para isso, puxe o arquivo ou clique em Escolher arquivo, em seguida clique em CONFIRMAR.

Ao importar a planilha, os dados da cotação serão preenchidos para os produtos correspondentes e serão gravados, podendo modificar os dados pré-existentes.

Algumas validações serão realizadas pelo sistema no momento da importação:

• O número da cotação na planilha deve ser a mesma da cotação que esta recebendo a importação da mesma.
• Caso esteja parametrizado no módulo de compras que o código de referência do fornecedor é obrigatório, na importação da planilha não será aceito que o produto tenha preço de venda informado mas não tenha código de referência.
• A planilha não deve ter códigos internos de produtos que não estejam na planilha.
• O código de referência não poderá ter mais que 20 caracteres
• O preço de venda pode ter, no máximo, até 4 casas decimais
• A planilha não pode ter códigos internos do produto em duplicidade. Segue abaixo um exemplo:

Validação do sistema ao importar a planilha acima:

As validações acima valem tanto para o portal do fornecedor como para a digitação de preços da cotação do ERP. Quando cair em uma dessas validações a importação será impedida e o usuário precisará fazer os ajustes necessários e realizar uma nova importação.  

Cotação de Faltas: Portal do Fornecedor

No portal do fornecedor será possível buscar pelas cotações em aberto, basta clicar sobre a opção “Preencher Cotação”, filtrar pela data desejada e buscar:

Opção para preencher Custos com base em outra cotação.

No sistema, quando o representante for preencher uma cotação, é possível preencher os custos com base em outra cotação preenchida anteriormente, para isso basta clicar sobre o ícone de editar cotação no passo 3 demonstrado na imagem acima.
Em seguida a cotação será aberta com algumas opções, sendo elas, Cotação, Cotações anteriores e Observação.

Na aba Cotação exibirá os produtos dentro da cotação com algumas informações como, Código interno, Descrição Produto, GTIN, Código de referência e Preço unitário:

Ao clicar sobre “Cotações anteriores” uma lista com as 15 últimas cotações preenchidas será exibida, ao expandir a cotação a opção “APLICAR PREÇOS” ficará disponível possibilitando o representante aplicar os preços já definidos nessa cotação anterior para a cotação atual:

Feito isso os preços serão aplicados para os produtos existentes na cotação, para os produtos que não estavam na mesma cotação o custo permanecerá zero.

Resultado após aplicar os preços

Aba Observação

Caso necessário, o representante poderá inserir observações referentes a cotação através da aba “Observação”, podendo inserir até 1000 caracteres conforme demonstrado na imagem abaixo:

Cotação de Faltas: Cotações Públicas

Quando as cotações estão preenchidas, é possível transformar a mesma em cotação pública para mais uma rodada de negociações com os representantes.

Assim, quando o representante acessar novamente a cotação, ele poderá ver em quais produtos o seu preço está vencendo a cotação e também em quais produtos ele não está vencendo, com sugestão de preço menor: