Caminho da Funcionalidade no Sistema: Compras > Cotação de Faltas
Permissões:

272 – Cotação faltas Consultar

273 – Cotação faltas Incluir

274 – Cotação faltas Alterar

275 – Cotação faltas Excluir

1354 – Reabrir Cotação de Faltas

2858 – Enviar E-mail da Cotação

2863 – Alterar manualmente o ganhador na apuração prévia da cotação

2862 – Gerar pedido a partir da cotação

2864 – Gerar prévia de apuração antes de gerar pedidos de compra

1354 – Reabrir Cotação de Faltas

2900 – Permitir desmarcar opção de limite ao pedido máximo do produto em sugestão para X dias

3373 – Alterar código de referência do item da cotação de falta

 

A Cotação de Faltas é uma funcionalidade que permite o gerente ou o comprador obter os preços dos produtos (cotação) por meio da solicitação do preenchimento da lista de faltas pelos representantes.

A tela de Cotação de Faltas permite gerenciar as cotações por meio da listagem, da criação, da atualização e da remoção tanto das listas de faltas quanto das cotações, tal como gerar a lista de pedidos a partir a apuração das cotações fornecidas pelos representantes.

Durante a apuração, o critério utilizado para o ganhador é o menor preço e, em caso de empate é escolhido o representante que ofereceu o maior prazo de pagamento.

Para entrar tal como executar as ações desta tela, é necessário que o gerente ou comprador tenham permissões específicas, conforme apresentados no início do post.

Para utilizar esta funcionalidade, devemos seguir os seguintes passos:

  1. Criar a lista de faltas
  2. Gerar a cotação
  3. Apurar ganhadores e gerar os pedidos

Criar a lista de faltas

Para criar uma nova lista de faltas com seus respectivos produtos, na tela de Cotação de Faltas, devemos clicar no botão Incluir conforme a imagem apresentada abaixo:

 

Ao realizar esta ação, a janela Lista de Cotação de Falta será aberta, permitindo que sejam adicionados os produtos, para isso, clique no botão Incluir Produtos conforme apresentado na imagem abaixo:

 

Ao clicar na inclusão dos produtos, será exibida a janela com opções para filtrar os produtos, que podem ser por: fornecedor, descrição, código interno, GTIN/PLU, grupo, subgrupo ou através das listas de produtos.

 

 

Após realizar a busca, serão listados os produtos de acordo com o critério selecionado e permitirá ao comprador a seleção do conjunto de produtos que deseja que sejam inclusos na cotação. A imagem abaixo exemplifica a apresentação dos resultados:

 

 

Informações Importantes: TODOS os tipos de pesquisa só listaram produtos unitários.

 

Após adicionar os produtos, a lista de faltas criada será exibida e ao clicar sobre o número da lista os itens dentro da mesma serão exibidos possibilitando excluí-los, imprimi-los ou exportá-los para Excel.

 



Gerar cotação

Em seguida será necessário escolher os fornecedores que farão parte da cotação, para isso será preciso marcar a opção “agrupar” e em seguida clicar sobre o botão Gerar cotação.
Na imagem abaixo é exibido as cotações já existentes no período filtrado e a lista de falta que está sendo criada:

 

 

Ao clicar sobre o botão Gerar cotação conforme imagem acima, será possível escolher os fornecedores que farão parte da cotação e o contrato que contém informações relevantes quanto a prazo de pagamento e prazo de entrega, necessários como critério de desempate durante a apuração realizada adiante.

É possível realizar a inclusão de um fornecedor de forma individual, ou através de uma lista de fornecedores de cotação.

Para a inclusão individual, basta clicar no ícone da lupa para buscar o fornecedor e em seguida no ícone do contrato para adicionar o respectivo contrato. Segue demonstração abaixo:

 

Ao clicar no campo Fornecedor ou no ícone da lupa, a janela de pesquisa de fornecedor será aberta. Ao realizar a busca, será possível visualizar os fornecedores na tabela de resultados e selecioná-lo. Ao realizar a ação de selecionar, o mesmo será adicionando na tela de nova cotação, possibilitando assim a seleção do contrato:

 

 

Ao clicar no campo ou no ícone do Contrato, a janela abaixo será exibida, permitindo a seleção de um contrato.

 

 

Ao selecionar o fornecedor e o contrato, a lista dos produtos será exibida, e os representantes deverão informar os códigos de referência dos produtos (necessário para identificar o produto no recebimento da nota fiscal eletrônica) e preços para cotação e, em seguida, salvar a lista do fornecedor que ele está representando:

 

 

Também é possível, caso o representante queira, imprimir a lista de produtos para informar o preço através do botão Imprimir demonstrado na imagem acima.


Lista de fornecedores de cotação

Para a inclusão de uma maior quantidade de fornecedores, é possível se utilizar de uma lista de fornecedores para cotação. Para mais informações clique aqui.

Basta clicar no botão Incluir fornecedores por lista , onde em seguida será aberta uma nova janela, possibilitando a  seleção de listas cadastradas com o status ativo.

 

Após definir a lista de fornecedores, clique em Buscar e selecione os fornecedores desejados.

Informação importante: Caso o fornecedor presente na lista não possua, ou tenha mais que um contrato vigente e ativo, o contrato não virá pré selecionado. Sendo assim necessário que clique no botão Alterar contrato, e selecione um contrato.

Somente será possível confirmar os fornecedores selecionados, que possuam um contrato definido.

Após confirmar, os fornecedores selecionados serão adicionados à cotação:

Em seguida, será necessário que para cada fornecedor incluído, acesse o botão Lista e preencha a lista dos produtos com os códigos de referência e preços para cotação.

Após salvar a lista, a cotação será exibida com as informações de Número, Data de emissão e Operações.

 

 

Segue abaixo a descrição de cada ícone de Operações:

 

Ícone Descrição
Status da Cotação: Por padrão a cotação é aberta ao clicar sobre o ícone ela se torna pública.
Ícone da cotação pública.
Indica o status da cotação se a mesma esta aberta ou fechada
Possibilita a edição da cotação, por exemplo, adicionando mais fornecedores para a cotação.
Permite que seja realizado a consulta dos preços inseridos na cotação.
Exibe os produtos da cotação, possibilitando adiciona-los e exclui-los.
Lista os pedidos que foram criados para a cotação.
Permite que seja adicionadas lojas para a cotação.
Permite a impressão da cotação.
Permite enviar o convite para preenchimento da cotação para os representantes.
Exibe as observações que foram inseridas pelos representantes no portal do fornecedor.
Exclui a cotação criada.

Editar cotação, apurar ganhadores e gerar pedido de compra

Ao clicar sobre o ícone de editar cotação o comprador terá acesso à esta lista, onde poderá adicionar outro fornecedor, usar a sugestão de compra, apurar os ganhadores e gerar os pedidos:

  1. É possível editar a data/hora limite que será transmitido para os fornecedores na mensagem de e-mail e também será usada para bloquear a edição da cotação quando expirada.
  2. Busca de fornecedor e seus respectivos contratos para inclusão na cotação.
  3. Apresenta os fornecedores nessa cotação, clicando no ícone de ocorrências o sistema apresenta as ocorrências da cotação.
  4. Opções para geração de pedidos:
    Tipo de produtos: Todos, somente unitário, somente caixas.Usar sugestão de compra: O sistema gera a sugestão das quantidades a serem compradas com base nos últimas 42 dias de vendas do produto.Desprezar dias em oferta na venda média: No cálculo da sugestão desconsidera os dias que o produto esteve em oferta na média de venda.Calcular sugestão para X dias: Deve ser usado quando a intenção for calcular a sugestão para uma quantidade de dias determinada. Quando informado, o sistema ignora os dados de pedido mínimo (no cadastro do produto), prazo de entrega e Intervalo de visita (definidos no contrato) para usar a quantidade de dias informada como cobertura mínima no calculo da sugestão.Limitar X dias ao pedido máximo do produto: Se esta opção estiver ativa, a quantidade X dias informada será limitada ao pedido máximo definido no cadastro do produto, ou seja, usará a menor quantidade de dias entre aquela que foi informada (X dias) e o pedido máximo do produto.
  5. Necessário informar um e-mail que será notificado quando for finalizado a geração dos pedidos da cotação.
  6. Opções de incluir fornecedores por lista, fechamento da cotação e consulta dos preços da cotação. 

Ao apurar os ganhadores, caso tenha representantes que não finalizaram a digitação dos preços, será apresentada uma notificação informando que existem lançamentos em andamento, neste caso, selecionar a opção “sim”, pois estes lançamentos serão fechados após a apuração:

 

 

Em seguida, você poderá decidir se o pedido de compra para os produtos ganhadores serão feitos para todas as lojas ou apenas algumas lojas (na segunda opção, surgirá a opção de selecionar para quais lojas deseja efetuar o pedido):

 

Obs: Para utilização deste módulo, será preciso cadastrar o representante, fornecedor e os acessos dos representantes no sistema.

Prévia de Apuração

Através da Prévia de Apuração é possível alterar o critério de desempate para a cotação, visualizar em quais produtos os fornecedores ganharam e se desejado alterar o vencedor.

Ao clicar no botão de “Prévia de Apuração” na tela Nova cotação, é apresentada a tela Apuração da cotação através da qual é possível obter visões prévias dos ganhadores antes da geração dos Pedidos de compra.


No setor “Apuração dos resultados” há duas opções para ser utilizado como critérios de desempate:

  • Maior prazo do pagamento (valor padrão)
  • Menor prazo de entrega

Ao clicar em APURAR, o sistema vai definir os os fornecedores ganhadores na ordem de prioridade: 1º – Menor preço, 2º – Critério de desempate escolhido e 3º – Critério de desempate não escolhido.

O ganhador pode ser alterado pelo usuário que possuir a permissão dando um duplo clique sobre ícone de edição:

Serão então listados os fornecedores que efetuaram o preenchimento do preço para o item:

Se alterado o fornecedor, é necessário reagrupar os produtos para melhor visualização do resultado, para isso clique no botão Reagrupar Produtos:

Visão após reagrupar os produtos:

Caso após efetuar alterações dos fornecedores ganhadores, desejar voltar para o resultado inicial apresentado pelo sistema, basta clicar sobre o botão Gerar Nova Prévia.

 

Para visualizar as observações de cada fornecedor clique em Observações:

O sistema irá abrir as observações inseridas pelo fornecedor no preenchimento da cotação de faltas:

Para gerar os pedidos a partir da cotação de faltas, é possível usar as seguintes opções:

Tipo de produtos: Todos, somente unitário, somente caixas.

Usar sugestão de compra: O sistema gera a sugestão das quantidades a serem compradas com base nos últimas 42 dias de vendas do produto.

Desprezar dias em oferta na venda média: No cálculo da sugestão desconsidera os dias que o produto esteve em oferta na média de venda.

Calcular sugestão para X dias: Deve ser usado quando a intenção for calcular a sugestão para uma quantidade de dias determinada. Quando informado, o sistema ignora os dados de pedido mínimo (no cadastro do produto), prazo de entrega e Intervalo de visita (definidos no contrato) para usar a quantidade de dias informada como cobertura mínima no calculo da sugestão.

Limitar X dias ao pedido máximo do produto: Se esta opção estiver ativa, a quantidade X dias informada será limitada ao pedido máximo definido no cadastro do produto, ou seja, usará a menor quantidade de dias entre aquela que foi informada (X dias) e o pedido máximo do produto.

Sugestão = [(Cobertura Mínima – Cobertura para Sugestão) * Venda Média UN / Fator Estoque]

Onde:

Cobertura Mínima = Prazo de Entrega do contrato + Intervalo de Visita do contrato + Pedido mínimo do produto

Cobertura para Sugestão = (Saldo Estoque Total UN + Pedidos Pendentes UN) / Venda Média UN . Se venda média = 0 então resultará 0.

Se o cálculo da sugestão resultar negativo, então sugestão = 0.

Venda Média UN = Venda médio no período dos últimos 42 dias

Quando a opção de calcular para X dias for usada:

Sugestão = [(X – Cobertura para Sugestão) * Venda Média UN / Fator Estoque]

Se a opção “Limitar ao pedido máximo do produto” estiver ativa, o valor usado no cálculo da sugestão de compra será o valor X definido desde que não seja maior que o pedido máximo cadastrado no produto. Caso seja maior, o pedido máximo é que será usado no cálculo.

Confirme a operação:

 

Informe se deseja criar o pedido para todas as lojas:

O sistema apresenta uma mensagem informando que os pedidos estão sendo gerados e quando for finalizado o processo será notificado no e-mail informado na cotação.

 

 


Consultar preços da cotação

Através dos meios abaixo, é possível realizar o acesso ao relatório de consulta de preços da cotação :

Após isso, será aberta a tela possibilitando filtragens para prosseguir com a análise:

Exemplo de consulta:

Informação importante: Ao se utilizar do agrupamento: Produto , ou definir um produto específico da cotação, os produtos serão ordenados com base em sua descrição, e o preço do menor ao maior.

Caso desejado, será possível configurar a ordem, e quais colunas serão retornadas no relatório:

Colunas disponíveis, possibilita realizar a seleção de colunas que não são trazidas por padrão em tela.

Opções:

Condição de pagamento: condição referente ao pagamento.

Contrato N°: número do contrato de fornecimento.

Emb. do Fabricante: embalagem padrão do fornecedor, definida no cadastro do produto.

Qtde a Comprar: coluna para preenchimento manual nas exportações para PDF ou Excel.

Exemplo de consulta:

Após a consulta, há a possibilidade de realizar a exportação para PDF ou Excel:

PDF:

Excel:


Envio de convite aos representantes

 

Para enviar o convite para preenchimento da cotação para os fornecedores via email , temos os seguintes passos:

 

  1. (Opcional) Definir a data e hora limite durante as ações Gerar cotação ou quando clicado no Editar cotação e adicionar os representantes que poderão receber a lista de produtos.
  2. Clicar no ícone de Envio de convite aos representantes.

 

Definir data e hora limite para preenchimento da cotação

 

A definição da data e hora limite da cotação, que é usada como campo informativo no e-mail e na impressão da cotação e também será usada para bloquear a edição da cotação quando expirada. É possível preencher ou alterar esses campos durante as operações Gerar cotação ou Editar cotação. A imagem abaixo destaca as ações que permitem editar a data e hora limite:

 

Gerar cotação ou editar cotação.

 

Ao gerar ou editar uma cotação, a janela abaixo será apresentada, permitindo assim a edição:

Definição da data e hora limite para preenchimento da cotação.

Enviar convite (e-mail) para preenchimento da cotação aos representantes

 

Para realizar o envio convite para preenchimento da cotação para os representantes devemos clicar no ícone, conforme destacado abaixo:

 

Ícone para Envio de convite aos representantes.

 

Ao clicar no ícone, a janela apresentada abaixo será aberta, permitindo a seleção dos representantes que receberão o convite para preenchimento da cotação.

 

 

Observações:

 

  • O email sugerido é o email comercial do representante, mas ele pode ser alterado para o envio do e-mail.
  • É possível enviar múltiplos endereços realizando duplo clique no campo emails na linha do representante e separando os endereços eletrônicos por ponto e vírgula.
  • Serão enviados os emails somente para os representantes selecionados.
  • O campo Mensagem é opcional e deve ser usado para enviar informações adicionais no email.
  • Os dados modificados não serão gravados.

Importação de cotações via planilha

 

A partir do portal do representante ou a partir da edição da cotação, é possível que o representante ou um usuário do ERP faça a importação da planilha contendo as cotações preenchidas manualmente pelo representante. Para isso, primeiramente deve ser exportado a planilha em EXPORTAR PARA EXCEL, de forma que seja gerada a planilha com a listagem padronizada.

 


Tela de digitação de preço para a cotação durante a edição da cotação.



 


Tela de digitação de preço para cotação pelo portal do representante.

 

Tanto a planilha exportada quanto a importada devem estar no padrão conforme apresentado na imagem abaixo:

 

 

 

Para importar a planilha, selecione o botão Importar planilha. Ao realizar esta ação, será aberto um modal onde será possível selecionar o arquivo. Para isso, puxe o arquivo ou clique em Escolher arquivo, em seguida clique em Confirmar.

 

Funcionalidade de importar planilha no ERP.

 

Funcionalidade de importar planilha no portal do representante.

 

Ao importar a planilha, os dados da cotação serão preenchidos para os produtos correspondentes e serão gravados, podendo modificar os dados pré-existentes.

 

Algumas validações serão realizadas pelo sistema no momento da importação:

 

  • O número da cotação na planilha deve ser a mesma da cotação que esta recebendo a importação da mesma.
  • Caso esteja parametrizado no módulo de compras que o código de referência do fornecedor é obrigatório, na importação da planilha não será aceito que o produto tenha preço de venda informado mas não tenha código de referência.
  • A planilha não deve ter códigos internos de produtos que não estejam na planilha.
  • O código de referência não poderá ter mais que 20 caracteres
  • O preço de venda pode ter, no máximo, até 4 casas decimais
  • A planilha não pode ter códigos internos do produto em duplicidade. Segue abaixo um exemplo:

 

Validação do sistema ao importar a planilha acima:

As validações acima valem tanto para o portal do fornecedor como para a digitação de preços da cotação do ERP. Quando cair em uma dessas validações a importação será impedida e o usuário precisará fazer os ajustes necessários e realizar uma nova importação.  


Cotação de Faltas: Portal do Fornecedor

 

No portal do fornecedor será possível buscar pelas cotações em aberto, basta clicar sobre a opção “Preencher Cotação”, filtrar pela data desejada e buscar:

 

 

Opção para preencher Custos com base em outra cotação.

 

No sistema, quando o representante for preencher uma cotação, é possível preencher os custos com base em outra cotação preenchida anteriormente, para isso basta clicar sobre o ícone de editar cotação no passo 3 demonstrado na imagem acima.
Em seguida a cotação será aberta com algumas opções, sendo elas, Cotação, Cotações anteriores e Observação.

 

Na aba Cotação exibirá os produtos dentro da cotação com algumas informações como, Código interno, Descrição Produto, GTIN, Código de referência e Preço unitário:

 

 

Ao clicar sobre “Cotações anteriores” uma lista com as 15 últimas cotações preenchidas será exibida, ao expandir a cotação a opção “APLICAR PREÇOS” ficará disponível possibilitando o representante aplicar os preços já definidos nessa cotação anterior para a cotação atual:

 

 

Feito isso os preços serão aplicados para os produtos existentes na cotação, para os produtos que não estavam na mesma cotação o custo permanecerá zero.

 

Resultado após aplicar os preços

 


Aba Observação

 

Caso necessário, o representante poderá inserir observações referentes a cotação através da aba “Observação”, podendo inserir até 1000 caracteres conforme demonstrado na imagem abaixo:

 


Cotação de Faltas: Cotações Públicas

 

Quando as cotações estão preenchidas, é possível transformar a mesma em cotação pública para mais uma rodada de negociações com os representantes.

 

 

Assim, quando o representante acessar novamente a cotação, ele poderá ver em quais produtos o seu preço está vencendo a cotação e também em quais produtos ele não está vencendo, com sugestão de preço menor:

 

 

Preenchimento do Código de Referência nos Produtos

Existe um parâmetro no módulo de Compras que obriga o preenchimento do código de referência do produto em todas as operações do módulo de Cotação de Faltas.

Além do parâmetro acima, o usuário deverá possuir a permissão 3373 – Alterar código de referência do item da cotação de falta para conseguir preencher o campo na cotação de faltas.

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