Compras > Pedidos de Compra > Incluir
Pela tela de Incluir Pedidos de Compra é possível realizar a criação dos pedidos de compra que serão utilizados posteriormente no recebimento das mercadorias.
Para realizar um pedido de compra multi-estado, a regra fiscal deve estar ativada e configurada para os estados que o pedido de compra será criado, além disso as lojas devem possuir o mesmo tipo de ramo de atividade.
Para utilizar essa ferramenta, devemos seguir os seguintes passos:
1-) Acessar o menu de Compras > Pedidos de Compra > Incluir Pedidos de Compra
Busca dos fornecedores
Para buscar o fornecedor que se deseja criar um novo pedido, podemos usar os seguintes tipos de busca:
- Nome do Fornecedor Divisão
- CNPJ do Fornecedor Matriz
Informando o CNPJ do fornecedor Matriz, serão listadas todas as divisões deste fornecedor:
- CNPJ do Fornecedor Filial
Informando o CNPJ do fornecedor Filial, serão listadas todas as divisões do fornecedor Matriz deste fornecedor:
2-) Após selecionar o fornecedor e clicar em BUSCAR, é possível visualizar na coluna “operações” o Contrato de Fornecimento e a tabela de preços de acordo com a Negociação de Compra.
3-) Ao prosseguir com a inclusão do pedido, é necessário preencher os seguintes campos:
- Tipo de Pedido: De acordo com o definido, o módulo de Recebimento de Mercadorias irá identificar o CFOP da Nota Fiscal. Os tipos de pedidos são:
- Pedido de compra (CFOP 1102/2202 e para produtos com substituição tributária 1403/2403);
- Pedido bonificado e bonificado altera custo (CFOP 1910/2910);
- Pedido por consignação (CFOP 1917/2017);
- Pedido para entrega futura (CFOP 1922/2922);
- Pedidos de fornecedores de linha indefinida;
- Tipo de Distribuição: Define se será feita direto nas lojas, no Centro de Distribuição ou para empresas terceiras (Operadores Logísticos).
- Número de Entregas: É permitido até 6 entregas.
- Considerar estoque online: Definindo esta opção como “Sim”, no cálculo da sugestão de compra o sistema vai subtrair do estoque atual, a venda que ainda não está baixada.
- Usar Sugestão de Compra: Ao selecionar a opção “sim”, a quantidade sugerida será adicionada automaticamente na quantidade do produto.
- Escolher Itens: Esta opção tem a função de definir se serão escolhidos os itens da linha de compra antes de criar o pedido, ou se o pedido será criado com todos os itens da linha de compra.
- Sugerir para X dias: Se o quadro for preenchido, o cálculo da sugestão de compra será para a quantidade de dias definida. Sendo assim, serão ignorados os dados do contrato (Prazo entrega e Intervalo de Visita) e o pedido mínimo do cadastro do produto.
- Limitar ao pedido máximo do produto: Caso o checkbox seja marcado, o ERP irá identificar qual é o menor valor entre a quantidade sugerida para X dias, e o pedido máximo do produto para realizar o cálculo, por exemplo, caso o valor definido no campo “Sugerir para X dias” seja 12 e no cadastro do produto na aba “Setor de Compra”, o valor de pedido máximo seja 10, o valor que será considerado no cálculo será o pedido máximo de 10 quantidades, devido o mesmo ser o menor valor entre os dois.
- Observação: Caso o checkbox seja marcado e o campo “Sugerir para X dias” não tenha sido preenchido, o cálculo não irá considerar o pedido máximo do produto.
- Estatística de Venda: Caso seja selecionado “sim” no campo “usar sugestão de compra”, é possível definir como o sistema irá calcular a sugestão para preencher automaticamente a quantidade do produto. Há duas opções: 1-utilizar um período definido ou 2- a melhor semana entre as 6 últimas semanas. Em ambas as opções o sistema não busca vendas que ocorreram há mais de 730 dias para cálculo de sugestão e outros campos de venda no pedido.
- Opções (desprezar dias em oferta): Não considerar no cálculo o período em que o produto foi vendido com preço promocional.
- Venda Média Superior: Este novo período tem a função de incrementar a sugestão de compra baseada no primeiro período com uma venda média diferenciada. O sistema vai calcular a sugestão de acordo com primeiro período e aumentar a quantidade sugerida usando a diferença entre as vendas médias dos dois períodos multiplicada pela quantidade em dias do segundo período. O cálculo com este período de venda média superior será: SugestãoFinal = SugestãoCalculada + (FinalPeriodoSuperior – InicioPeríodoSuperior + 1) x VendaMédiaSuperior
Obs: O cálculo acima só será realizado se, de fato, a venda média do segundo período for maior que a venda média do primeiro período.
Atenção: No bloco Lojas, à direita, serão exibidas apenas as lojas que tiverem a opção “Habilitar operações de loja” selecionada. Essa opção fica no cadastro de pessoas, na aba Loja.
4-) Ao clicar no botão prosseguir, se estiver ativa a flag “Caso esteja marcado exibirá a tela de pendências do fornecedor” o sistema verifica se há pedidos pendentes (pedidos fechados porém não entregues) que contenham os mesmos produtos independente do fornecedor. Caso encontre alguma pendência, o sistema apresenta a tela de manutenção de pendências do pedido, onde é possível excluir, imprimir ou prosseguir sem alterar as pendências.
5-) Ao clicar em prosseguir caso tenha escolhido na opção “Escolher Itens” a opção “Sim”, conforme a figura abaixo, irá ser aberta a tela que permite a seleção dos itens.
6-) Ao clicar em prosseguir se o parâmetro “Demonstrar o relatório sintético da conta do fornecedor no momento da criação do pedido de compra” estiver ativo, será aberta a tela com o relatório sintético da conta do fornecedor, clique aqui para saber mais sobre o parâmetro.
7-) Ao clicar em prosseguir o próximo passo é a definição dos produtos e a quantidade para cada loja. Na coluna custo e UF, é possível visualizar qual é o custo para cada UF das lojas. Frisando que a ordenação das lojas é, primeiro, por UF e, depois, por loja:
Para facilitar este processo é possível visualizar apenas a tabela de itens e esconder as abas da Central de Relatórios do Produto.
Além das abas da central de relatórios do produto, nesta tela de pedidos há também as seguintes funções:
- Cálculos de Bonificações e Verbas Financeiras
- Visão do total do pedido de compra;
- Visão simplificada do total do pedido de compra;
- Link para a Conta do Fornecedor;
- Link para Solicitação de Compra da Loja;
- Incluir Acordo Comercial do Produto (sell-in e sell-out);
- Incluir Oferta de Produto;
- Consultar cobertura do subgrupo (um dos tipos de relatórios do módulo Cobertura de Estoque);
- Gráfico de vendas;
- Consultar relatório de trocas;
- Incluir Acordo Financeiro;
- Ratear quantidade de itens pedidos (permite ratear a quantidade de itens pedidos entre as lojas, de modo que cada loja receba a quantia proporcional à suas vendas. Disponível apenas para pedidos em aberto);
- Digitar a quantidade a ser pedida de acordo com o tamanho da loja;
- Data de validade esperada (informar o responsável pelo recebimento sobre as datas de validade dos produtos que serão recebidos a partir desse pedido. Caso ocorra alguma divergência no recebimento, o comprador deverá ser informado).
- Ocorrências do pedido (são as alterações no contrato de fornecimento).
- Solicitação Regras Fiscais para os itens com quantidade inserida, possibilidade de solicitar a regra fiscal.
Visão do total do pedido de compra
A visualização das totalizações de um pedido multi-estado será por estado, como nos exemplos abaixo, é apresentados as UF que estão no pedido de compra, selecionando uma UF o sistema irá apresentar os custos e quantidades das lojas que estão na UF selecionada.
Acordo sell-in
No acordo Sell-in é realizado um débito na Conta Comercial do Fornecedor no momento em que é realizada a compra, ou seja, quando é dada a entrada dos produtos definidos no acordo.
Para a criação de um acordo sell-in multi-estado através de um pedido de compra, é necessário seguir os seguintes passos:
1-) Com o pedido de compra multi-estado criado, os valores de sell-in devem ser preenchidos individualmente na negociação do produto de cada UF:
2-) Através da aba sell-in na parte superior do pedido de compra, clique em “Gerar novo acordo sell-in”:
3-) Após isso será possível visualizar e configurar os dados referente ao acordo:
No canto superior esquerdo, haverá um combo Estado, onde será possível definir a UF desejada.
No campo Lojas, serão demonstradas as lojas referente a UF selecionada, assim como os valores de cada produto que será o valor por unidade que será debitado na conta do fornecedor.
Para pedidos multi-estado, não será possível criar acordo de produto sell-in enquanto estiver habilitado o parâmetro Gerar acordo comercial juntamente com o acordo de produto SELL-IN vinculado ao pedido de compra:
4-) Após preencher os campos desejados, basta clicar em “Salvar” ou “Salvar e aprovar”.
Depois de salvar o acordo, o sistema irá redirecionar a página para a aba de pedido de compra.
5-) Acesse novamente a aba de sell-in:
Será possível consultar o acordo referente a cada UF.
6-) Para realizar a impressão dos acordos , clique em “Imprimir”:
7-) Para enviar os acordos por e-mail, clique em “Enviar para email”:
Será aberta uma janela onde será possível Informar os e-mails para onde deseja enviar os acordos gerados, e se necessário, é possível informar uma mensagem, depois clique em Enviar:
- O e-mail sugerido é o e-mail comercial do representante, caso tenha sido informado na criação do acordo. Se o representante tiver mais que um e-mail comercial cadastrado, somente o primeiro e-mail comercial é que virá preenchido e não todos os e-mails informados no cadastro.
- É possível modificar o email a ser enviado.
- Para enviar múltiplos e-mails, separe-os com ponto e vírgula (‘;’).
- O campo Mensagem é opcional e deve ser usado para enviar informações adicionais aos representantes.
- Os dados modificados não serão gravados.
No e-mail informado chegará a mensagem abaixo e um ZIP, contendo arquivos PDF dos acordos anexados:
8 -) Após a criação dos acordos, prossiga com o fechamento do pedido de compra normalmente.
Para saber mais sobre o pedido de compra, clique aqui.
Pedido de compra para as UF atendida pelas filias do fornecedor matriz
Quando o fornecedor possuir filiais que atendem determinadas estados, no pedido de compra o sistema irá buscar a regra fiscal de acordo com a UF da filial e a UF selecionada para a negociação.
Exemplo:
Nesse caso o fornecedor matriz é do Mato Grosso, porém o mesmo tem filiais cadastradas com UF atendidas configurada.
Assim quando a negociação do pedido de compra selecionada for da UF que a filial atende o sistema irá buscar a regra fiscal de acordo com a UF da filial e a UF selecionada para a negociação. O sistema irá buscar uma regra fiscal que o estado de origem seja MG e estado origem SP.
Para saber mais sobre o cadastro das filiais do fornecedor matriz, clique aqui.
Edição da Tabela de Preços
O ícone de Editar tabela de preços. Permite editar os preços e a Negociação de Compra (apenas para pedidos em aberto).
Será exibida a tela de Manutenção da Tabela de Preços informando o número do pedido que será editada e ordenadas as negociações de cada produto por UF:
Também é possível exportar e importar a Tabela de Preços para facilitar a edição dos custos clicando nos botões “Exportar para Excel” e “Importar Excel” no final ta tabela.
Será exibido o número da negociação e cada produto para cada UF da negociação, sendo possível alterar os custos de cada UF separadamente.
Exemplo:
Exportando arquivo Excel e alterando custo bruto por embalagem do produto para a UF “MT” e realizando a importação da planilha alterada.
Após a importação o custo será alterado e será exibido um alerta de confirmação do salvamento dos dados.
Importante atentar-se a algumas observações:
- Caso a planilha tenha sua estrutura alterada, a importação falhará.
- Somente os valores dos custos devem ser alterados; alterações em quaisquer outros campos (código interno, gtin principal, produto, etc) serão ignoradas.
- O número da negociação da planilha deve referenciar a mesma negociação que o usuário deseja atualizar.
- Em casos de valores com dízimas periódicas, o sistema arredondará (para cima ou para baixo) os valores em 6 casas decimais.
- O custo bruto por embalagem será priorizado na importação ao ERP. Somente se o custo por embalagem estiver zerado ou vazio é que será importado o custo bruto unitário.
- Caso o código interno seja alterado acidentalmente e o novo código pertença a um produto no ERP mas este produto não está na negociação selecionada, esta linha da planilha será ignorada.
- Se o usuário analisar a célula B11, irá perceber o carácter ‘ no início da célula. Esta é uma representação interna dos arquivos .xls e .xlsx para determinar quais campos são numéricos e quais campos são texto. Este carácter não deve ser removido em hipótese alguma.
- Os custos não podem ser negativos. Caso o custo bruto por embalagem seja zero ou vazio, o custo bruto unitário deve obrigatoriamente ser preenchido.
Pedido – Tipo de distribuição CD – Cross Docking
Para saber mais sobre esse pedido de compra, clique aqui.
Pedido de Compra – Tipo de distribuição MIX – CDs e Lojas
Para saber mais sobre esse pedido de compra, clique aqui.
Uso da tributação de regras fiscais de saída de venda para PDV
Se ao menos uma loja da UF da negociação estiver com a opção “Geração de Preço – PDV” ativada no seu cadastro em “Loja / Regra Fiscal“, o sistema irá buscar regras fiscais de saída para venda no PDV para usar na negociação de compra e, consequentemente, usar as tributações de saída nas sugestões de preço de venda e nos cálculos de margem de lucro:
Se ao menos uma loja da UF da negociação estiver com a opção “Geração de Preço – PDV” ativada no seu cadastro em “Loja / Regra Fiscal“, mas não for encontrada uma regra fiscal de operação “Venda Frente de Caixa PDV” para a UF da negociação:
Ao clicar em editar Negociação, a tela de negociação será exibida e na coluna Venda, será exibida a mensagem ” Solicitar criação da Regra Fiscal ” e o botão ” Solicitar criação da Regra fiscal de saída” será exibido :
Ao clicar será exibido uma mensagem ” Solicitação de regra fiscal criada com sucesso! ” e será gerada uma solicitação de regra fiscal do tipo de operação “Venda Frente de Caixa PDV“:
Ao acessar a Negociação novamente, a regra fiscal será exibida e ao clicar no link será redirecionado aos dados da regra conforme cadastrada :
OBS: O sistema buscará regra fiscal de saída de venda no PDV mesmo que, no cadastro do fornecedor, não esteja habilitado o uso de regras fiscais. Somente se nenhuma loja estiver com a opção “Geração de Preço – PDV” ativada no seu cadastro é que o sistema continuará usando a tributação da figura fiscal do cadastro do produto e não de regras fiscais de saída.