Compras > Pedidos de Compra > Incluir
Pela tela de Incluir Pedidos de Compra é possível realizar a criação dos pedidos de compra que serão utilizados posteriormente no recebimento das mercadorias.
Para realizar um pedido de compra multi-estado, a regra fiscal deve estar ativada e configurada para os estados que o pedido de compra será criado, além disso as lojas devem possuir o mesmo tipo de ramo de atividade.
Para utilizar essa ferramenta, devemos seguir os seguintes passos:
1-) Acessar o menu de Compras > Pedidos de Compra > Incluir Pedidos de Compra
Busca dos fornecedores
Para buscar o fornecedor que se deseja criar um novo pedido, podemos usar os seguintes tipos de busca:
- Nome do Fornecedor Divisão
- CNPJ do Fornecedor Matriz
Informando o CNPJ do fornecedor Matriz, serão listadas todas as divisões deste fornecedor:
- CNPJ do Fornecedor Filial
Informando o CNPJ do fornecedor Filial, serão listadas todas as divisões do fornecedor Matriz deste fornecedor:
2-) Após selecionar o fornecedor e clicar em BUSCAR, é possível visualizar na coluna “operações” o Contrato de Fornecimento e a tabela de preços de acordo com a Negociação de Compra.
3-) Ao prosseguir com a inclusão do pedido, é necessário preencher os seguintes campos:
- Tipo de Pedido: De acordo com o definido, o módulo de Recebimento de Mercadorias irá identificar o CFOP da Nota Fiscal. Os tipos de pedidos são:
- Pedido de compra (CFOP 1102/2202 e para produtos com substituição tributária 1403/2403);
- Pedido bonificado e bonificado altera custo (CFOP 1910/2910);
- Pedido por consignação (CFOP 1917/2017);
- Pedido para entrega futura (CFOP 1922/2922);
- Pedidos de fornecedores de linha indefinida;
- Tipo de Distribuição: Define se será feita direto nas lojas, no Centro de Distribuição ou para empresas terceiras (Operadores Logísticos).
- Número de Entregas: É permitido até 6 entregas.
- Considerar estoque online: Definindo esta opção como “Sim”, no cálculo da sugestão de compra o sistema vai subtrair do estoque atual, a venda que ainda não está baixada.
- Usar Sugestão de Compra: Ao selecionar a opção “sim”, a quantidade sugerida será adicionada automaticamente na quantidade do produto.
- Escolher Itens: Esta opção tem a função de definir se serão escolhidos os itens da linha de compra antes de criar o pedido, ou se o pedido será criado com todos os itens da linha de compra.
- Sugerir para X dias: Se o quadro for preenchido, o cálculo da sugestão de compra será para a quantidade de dias definida. Sendo assim, serão ignorados os dados do contrato (Prazo entrega e Intervalo de Visita) e o pedido mínimo do cadastro do produto.
- Limitar ao pedido máximo do produto: Caso o checkbox seja marcado, o ERP irá identificar qual é o menor valor entre a quantidade sugerida para X dias, e o pedido máximo do produto para realizar o cálculo, por exemplo, caso o valor definido no campo “Sugerir para X dias” seja 12 e no cadastro do produto na aba “Setor de Compra”, o valor de pedido máximo seja 10, o valor que será considerado no cálculo será o pedido máximo de 10 quantidades, devido o mesmo ser o menor valor entre os dois.
- Observação: Caso o checkbox seja marcado e o campo “Sugerir para X dias” não tenha sido preenchido, o cálculo não irá considerar o pedido máximo do produto.
- Estatística de Venda: Caso seja selecionado “sim” no campo “usar sugestão de compra”, é possível definir como o sistema irá calcular a sugestão para preencher automaticamente a quantidade do produto. Há duas opções: 1-utilizar um período definido ou 2- a melhor semana entre as 6 últimas semanas. Em ambas as opções o sistema não busca vendas que ocorreram há mais de 730 dias para cálculo de sugestão e outros campos de venda no pedido.
- Opções (desprezar dias em oferta): Não considerar no cálculo o período em que o produto foi vendido com preço promocional.
- Venda Média Superior: Este novo período tem a função de incrementar a sugestão de compra baseada no primeiro período com uma venda média diferenciada. O sistema vai calcular a sugestão de acordo com primeiro período e aumentar a quantidade sugerida usando a diferença entre as vendas médias dos dois períodos multiplicada pela quantidade em dias do segundo período. O cálculo com este período de venda média superior será: SugestãoFinal = SugestãoCalculada + (FinalPeriodoSuperior – InicioPeríodoSuperior + 1) x VendaMédiaSuperior
Obs: O cálculo acima só será realizado se, de fato, a venda média do segundo período for maior que a venda média do primeiro período.
Atenção: No bloco Lojas, à direita, serão exibidas apenas as lojas que tiverem a opção “Habilitar operações de loja” selecionada. Essa opção fica no cadastro de pessoas, na aba Loja.
4-) Ao clicar no botão prosseguir, se estiver ativa a flag “Caso esteja marcado exibirá a tela de pendências do fornecedor” o sistema verifica se há pedidos pendentes (pedidos fechados porém não entregues) que contenham os mesmos produtos independente do fornecedor. Caso encontre alguma pendência, o sistema apresenta a tela de manutenção de pendências do pedido, onde é possível excluir, imprimir ou prosseguir sem alterar as pendências.
5-) Ao clicar em prosseguir caso tenha escolhido na opção “Escolher Itens” a opção “Sim”, conforme a figura abaixo, irá ser aberta a tela que permite a seleção dos itens.
6-) Ao clicar em prosseguir se o parâmetro “Demonstrar o relatório sintético da conta do fornecedor no momento da criação do pedido de compra” estiver ativo, será aberta a tela com o relatório sintético da conta do fornecedor, clique aqui para saber mais sobre o parâmetro.
7-) Ao clicar em prosseguir o próximo passo é a definição dos produtos e a quantidade para cada loja. Na coluna custo e UF, é possível visualizar qual é o custo para cada UF das lojas. Frisando que a ordenação das lojas é, primeiro, por UF e, depois, por loja:
Para facilitar este processo é possível visualizar apenas a tabela de itens e esconder as abas da Central de Relatórios do Produto.
Além das abas da central de relatórios do produto, nesta tela de pedidos há também as seguintes funções:
- Cálculos de Bonificações e Verbas Financeiras
- Visão do total do pedido de compra;
- Visão simplificada do total do pedido de compra;
- Link para a Conta do Fornecedor;
- Link para Solicitação de Compra da Loja;
- Incluir Acordo Comercial do Produto (sell-in e sell-out);
- Incluir Oferta de Produto;
- Consultar cobertura do subgrupo (um dos tipos de relatórios do módulo Cobertura de Estoque);
- Gráfico de vendas;
- Consultar relatório de trocas;
- Incluir Acordo Financeiro;
- Ratear quantidade de itens pedidos (permite ratear a quantidade de itens pedidos entre as lojas, de modo que cada loja receba a quantia proporcional à suas vendas. Disponível apenas para pedidos em aberto);
- Digitar a quantidade a ser pedida de acordo com o tamanho da loja;
- Data de validade esperada (informar o responsável pelo recebimento sobre as datas de validade dos produtos que serão recebidos a partir desse pedido. Caso ocorra alguma divergência no recebimento, o comprador deverá ser informado).
- Ocorrências do pedido (são as alterações no contrato de fornecimento).
- Solicitação Regras Fiscais para os itens com quantidade inserida, possibilidade de solicitar a regra fiscal.
Visão do total do pedido de compra
A visualização das totalizações de um pedido multi-estado será por estado, como nos exemplos abaixo, é apresentados as UF que estão no pedido de compra, selecionando uma UF o sistema irá apresentar os custos e quantidades das lojas que estão na UF selecionada.
Acordo sell-in
No acordo Sell-in é realizado um débito na Conta Comercial do Fornecedor no momento em que é realizada a compra, ou seja, quando é dada a entrada dos produtos definidos no acordo.
Para a criação de um acordo sell-in multi-estado através de um pedido de compra, é necessário seguir os seguintes passos:
1-) Com o pedido de compra multi-estado criado, os valores de sell-in devem ser preenchidos individualmente na negociação do produto de cada UF:
2-) Através da aba sell-in na parte superior do pedido de compra, clique em “Gerar novo acordo sell-in”:
3-) Após isso será possível visualizar e configurar os dados referente ao acordo:
No canto superior esquerdo, haverá um combo Estado, onde será possível definir a UF desejada.
No campo Lojas, serão demonstradas as lojas referente a UF selecionada, assim como os valores de cada produto que será o valor por unidade que será debitado na conta do fornecedor.
Para pedidos multi-estado, não será possível criar acordo de produto sell-in enquanto estiver habilitado o parâmetro Gerar acordo comercial juntamente com o acordo de produto SELL-IN vinculado ao pedido de compra:
4-) Após preencher os campos desejados, basta clicar em “Salvar” ou “Salvar e aprovar”.
Depois de salvar o acordo, o sistema irá redirecionar a página para a aba de pedido de compra.
5-) Acesse novamente a aba de sell-in:
Será possível consultar o acordo referente a cada UF.
6-) Para realizar a impressão dos acordos , clique em “Imprimir”:
7-) Para enviar os acordos por e-mail, clique em “Enviar para email”:
Será aberta uma janela onde será possível Informar os e-mails para onde deseja enviar os acordos gerados, e se necessário, é possível informar uma mensagem, depois clique em Enviar:
- O e-mail sugerido é o e-mail comercial do representante, caso tenha sido informado na criação do acordo. Se o representante tiver mais que um e-mail comercial cadastrado, somente o primeiro e-mail comercial é que virá preenchido e não todos os e-mails informados no cadastro.
- É possível modificar o email a ser enviado.
- Para enviar múltiplos e-mails, separe-os com ponto e vírgula (‘;’).
- O campo Mensagem é opcional e deve ser usado para enviar informações adicionais aos representantes.
- Os dados modificados não serão gravados.
No e-mail informado chegará a mensagem abaixo e um ZIP, contendo arquivos PDF dos acordos anexados:
8 -) Após a criação dos acordos, prossiga com o fechamento do pedido de compra normalmente.
Para saber mais sobre o pedido de compra, clique aqui.
Pedido de compra para as UF atendida pelas filias do fornecedor matriz
Quando o fornecedor possuir filiais que atendem determinadas estados, no pedido de compra o sistema irá buscar a regra fiscal de acordo com a UF da filial e a UF selecionada para a negociação.
Exemplo:
Nesse caso o fornecedor matriz é do Mato Grosso, porém o mesmo tem filiais cadastradas com UF atendidas configurada.
Assim quando a negociação do pedido de compra selecionada for da UF que a filial atende o sistema irá buscar a regra fiscal de acordo com a UF da filial e a UF selecionada para a negociação. O sistema irá buscar uma regra fiscal que o estado de origem seja MG e estado origem SP.
Para saber mais sobre o cadastro das filiais do fornecedor matriz, clique aqui.
Edição da Tabela de Preços
O ícone de Editar tabela de preços. Permite editar os preços e a Negociação de Compra (apenas para pedidos em aberto).
Será exibida a tela de Manutenção da Tabela de Preços informando o número do pedido que será editada e ordenadas as negociações de cada produto por UF:
Também é possível exportar e importar a Tabela de Preços para facilitar a edição dos custos clicando nos botões “Exportar para Excel” e “Importar Excel” no final ta tabela.
Será exibido o número da negociação e cada produto para cada UF da negociação, sendo possível alterar os custos de cada UF separadamente.
Exemplo:
Exportando arquivo Excel e alterando custo bruto por embalagem do produto para a UF “MT” e realizando a importação da planilha alterada.
Após a importação o custo será alterado e será exibido um alerta de confirmação do salvamento dos dados.
Importante atentar-se a algumas observações:
- Caso a planilha tenha sua estrutura alterada, a importação falhará.
- Somente os valores dos custos devem ser alterados; alterações em quaisquer outros campos (código interno, gtin principal, produto, etc) serão ignoradas.
- O número da negociação da planilha deve referenciar a mesma negociação que o usuário deseja atualizar.
- Em casos de valores com dízimas periódicas, o sistema arredondará (para cima ou para baixo) os valores em 6 casas decimais.
- O custo bruto por embalagem será priorizado na importação ao ERP. Somente se o custo por embalagem estiver zerado ou vazio é que será importado o custo bruto unitário.
- Caso o código interno seja alterado acidentalmente e o novo código pertença a um produto no ERP mas este produto não está na negociação selecionada, esta linha da planilha será ignorada.
- Se o usuário analisar a célula B11, irá perceber o carácter ‘ no início da célula. Esta é uma representação interna dos arquivos .xls e .xlsx para determinar quais campos são numéricos e quais campos são texto. Este carácter não deve ser removido em hipótese alguma.
- Os custos não podem ser negativos. Caso o custo bruto por embalagem seja zero ou vazio, o custo bruto unitário deve obrigatoriamente ser preenchido.
Pedido – Tipo de distribuição CD – Cross Docking
Para saber mais sobre esse pedido de compra, clique aqui.
Pedido de Compra – Tipo de distribuição MIX – CDs e Lojas
Para saber mais sobre esse pedido de compra, clique aqui.