Contrato de Fornecimento

Pela tela de Contrato de Fornecimento é possível definir prazos de entrega, prazos de pagamento, cláusulas contratuais e outros acordos comerciais (Trocas e Acordos de Fidelidade, por exemplo) firmados entre a rede varejista e os fornecedores.

Para utilizar essa ferramenta, devemos seguir os seguintes passos:

Primeiramente deverá ser feito as Cláusulas de Contrato de Fornecimento. Para maiores informações referentes as cláusulas, clique aqui.

1-) Para criar um novo Contrato de Fornecimento, devemos clicar no botão :

Ao realizar esta ação, é apresentada a tela para preenchimento dos dados do contrato de fornecimento de mercadorias.

Preenchimento de Dados do Contrato:

Contrato de Fornecimento:

• Fornecedor Divisão *:  Devemos selecionar a divisão do fornecedor.

• Data de Vigência Inicial *: Informar a data de emissão do contrato que será a sua vigência inicial de funcionamento.

• Data de Vigência Final *: Após a data de vigência final, não será possível criar pedido de compras para o fornecedor. Será necessário criar um novo contrato ou alterar a data.

Observação: No que se refere ao controle de trocas o contrato ativo mais recente é que será considerado, mesmo que esteja expirado.

• Tipo de Fornecimento: Define qual é o tipo do contrato com o fornecedor: definitivo, introdução ou temporário. É usado com propósito apenas contratual na impressão do acordo comercial do contrato.

• Prazo de Entrega do Pedido *: Quantidade de dias para que o fornecedor irá entregar o pedido. É usado no cálculo de sugestão no pedido de compra.

• Intervalo de Visita *: Quantidade de dias para visita do vendedor. É usado no cálculo de sugestão no pedido de compra.

• Tolerância (atraso na emissão da nota) *: Caso a Nota Fiscal do fornecedor seja faturada após Prazo de entrega do Pedido mais a quantidade de dias informado na tolerância da emissão da nota, será gerado a prorrogação do pagamento no contas a pagar.

• Faturamento Mínimo: Informar o valor mínimo que o fornecedor deve usar no faturamento de sua nota fiscal. É usado na impressão do acordo comercial do contrato. Além disso, será usado no fechamento do pedido para indicar pedidos de lojas que não tenham atingido este valor mínimo. Somente se o usuário tiver a permissão ‘Fechar pedido abaixo do faturamento mínimo’ por loja poderá encerrar o pedido nesta situação.

• Distribuição CD – Cross Docking:  Habilitando esta opção no contrato, somente será possível gerar pedidos de compra com este contrato se o tipo de distribuição for CD. Caso esta opção não esteja selecionada pedidos com qualquer outro tipo de distribuição poderá ser criado, exceto se estiver habilitado o parâmetro de compra “Impedir a criação do pedido de compra com distribuição CD se o contrato de fornecimento não tiver habilitado Distribuição CD – Cross Docking” onde pedidos com distribuição CD não poderão ser criados.
  Observação: Esta opção não pode ser alterada se houver ao menos um pedido de compra criado usando o contrato. Somente em contratos novos (sem pedido de compra vinculado), esta opção poderá ser alterada.

Lead-time de pedidos:

• Aprovação: Quantidade dias para aprovação do pedido de compra, caso trabalhe com o processo de aprovação de pedido de compra. (Parâmetro do Módulo de Compras/Pedido de Compra: “Trabalhar com status de aprovação do pedido”)
• Faturamento: Quantidade de dias para faturamento do pedido.
• Entrega: Quantidade de dias para entrega do pedido.

Dados de Prazo de Pagamento:

• Tipo de Frete: Define o tipo de frete que o fornecedor deve destacar na emissão da Nota Fiscal. É usado com propósito apenas contratual na impressão do acordo comercial do contrato.

• Forma de Pagamento: Define qual é a forna de pagamento que será acordada com o fornecedor. Exemplo: Boleto, Cartão, Cheque e etc.

• Referência de Prazo *: Define se a referencia do prazo de pagamento será da data de faturamento do fornecedor ou da data de recebimento de mercadoria.
• Tipo de Pagamento *: É a forma de pagamento que será acordada com o fornecedor. É a partir do tipo de pagamento que será gerada a duplicata no contas a pagar:
  • Parcela única com prazo – A duplicata de pagamento será gerada com vencimento no prazo informado(Ex: 30 dia).
  • Parcela única na data de vencimento – será aberto a opção Data de Vencimento(fixa) para informar uma data para pagamento.
  • Livre de Débito (Bonificação) – Não será gerado duplicata de pagamento.
  • Pagamento parcelado com prazo – As duplicatas de pagamento serão geradas conforme prazo informado(Ex: 30/60/90 dias).
  • Pagamento Adiantado – A duplicata será gerada no fechamento do pedido de compras, ou seja, antes de receber a mercadoria.

• Condição de pagamento: Define a condição de pagamento para esse contrato. 

• Data de Vencimento (Fixo): Será aberto para informar uma data somente se a opção “Parcela única na data de vencimento” estiver selecionada no campo tipo de pagamento.

•  Prazo de Pagamento *: É informado a quantidade de dias de pagamento e o percentual a pagar da fatura.

• Desconto Financeiro: O percentual informado neste campo será descontado na duplicata de pagamento do fornecedor. O desconto será aplicado de acordo com o tipo de desconto selecionado:
  • Valor total das produtos = Valor total dos produtos da nota subtraindo o desconto comercial.
  • Valor total da nota = Essa base será apenas o valor total da nota.
  • Valor total da nota – ST = Essa base será o valor total da nota fiscal menos o valor do ICMS-ST.
  • Valor Total dos Produtos – Tributos Recuperáveis = Essa base será o valor dos itens da nota menos os valores de ICMS de entrada, PIS e Confins de entrada.
  • Valor Total dos Produtos – Desconto Comercial – Tributos da NFe = Essa base será o valor dos itens da nota menos o desconto e os valores de ICMS de entrada, PIS e Confins de entrada.
  • Valor Total dos Produtos – Desconto Comercial – Tributos do XML (ICMS, PIS e COFINS) = Essa base será o valor dos itens da nota menos o desconto e os valores de ICMS, PIS e Confins (tributos do XML e não do lançamento).
  • Valor Total dos Produtos – Desconto Comercial – Tributos do XML (ICMS, PIS, COFINS, ST e IPI) = Essa base será o valor dos itens da nota menos o desconto e os valores de ICMS, PIS, Confins, ICMS ST e IPI (tributos do XML e não do lançamento).
  • Valor total da nota – ST – IPI = Essa base será o valor total da nota fiscal menos os valores de ICMS-ST e IPI.
  • Valor total da Nota – Tributos do XML (ICMS, PIS, COFINS, ST e IPI) = Essa base será o valor da nota menos os valores de ICMS, PIS, Confins, ICMS-ST, IPI (tributos do XML e não do lançamento).
  • Valor Total da Nota – Funrural retido = Essa base será o valor total da nota menos Funrural retido. 

Observação: O percentual de desconto financeiro não poderá ser alterado se o contrato de fornecimento já tenha sido usado na criação de um pedido de compra. Se um desconto financeiro tiver que ser alterado, é possível criar um novo contrato baseado no atual, sem perder a negociação de compra, bastando editar o contrato e, na tela de edição, clicar em “Incluir novo contrato”. Assim, o contrato antigo será inativado, um novo contrato será criado, o desconto poderá ser editado, e as negociações ativas que estavam vinculadas ao contrato anterior serão vinculadas a este novo contrato.

Dados de Prazo de Recebimento

Define a forma que o fornecedor fará os pagamentos de acordo com cada processo

• Pagamento de Fidelidade: Define a forma de recebimento de acordo fidelidade. É usado com propósito apenas contratual na impressão do acordo comercial do contrato.
• Pagamento de Aniversário: Define a forma de recebimento do acordo de aniversário. É usado com propósito apenas contratual na impressão do acordo comercial do contrato.
• Resolução Devolução Compra: Define a forma de recebimento de duplicatas de cobrança geradas na emissão de notas fiscais de devolução emitidas no ato do recebimento.

• Resolução Devolução Troca: Define a forma de recebimento de duplicatas de cobrança geradas na emissão de notas fiscais de devolução após o recebimento.

• Tipo de Recebimento *: É a forma de recebimento que será acordada com o fornecedor referente a notas fiscais de devolução. É a partir do tipo de recebimento que será gerada a duplicata no contas a receber.

• Condição de pagamento: Define a condição de pagamento para esse contrato.  

• Data de Vencimento (Fixo): Será aberto para informar uma data somente se a opção “Parcela única na data de vencimento” estiver selecionada no campo tipo de recebimento.

•  Prazo de Pagamento *: É informado a quantidade de dias de pagamento e o percentual a pagar da fatura.

Trocas *

Define se o fornecedor descarta ou retira os produtos para troca. Essas definições serão necessárias para o módulo Controle de Trocas.

• Descartar Trocas: Selecionar esta opção quando o fornecedor não faz trocas, porém é possível definir se o fornecedor pagará de alguma forma pelos descartes. Há duas opções:
  • Lançar na Conta do Fornecedor: Ao fazer o descarte o valor das trocas será enviado para a Conta do Fornecedor, para que seja cobrado reembolso posteriormente.
  • Percentual sobre as Compras: Define que o reembolso referente a descartes será uma porcentagem fixa sobre as compras. É usado com propósito apenas contratual na impressão do acordo comercial do contrato.
• Armazenar Trocas: Ao selecionar esta opção, as trocas serão armazenadas e será possível emitir nota fiscal de trocas para o fornecedor.
  • Autorização de retirada: Define se é necessária a autorização para retirada das trocas. É usado com propósito apenas contratual na impressão do acordo comercial do contrato.
  • Retira troca no ato da entrega: Define se a retirada deve ocorrer no ato da entrega. É usado com propósito apenas contratual na impressão do acordo comercial do contrato.

Além disso, caso o fornecedor tenha uma subdivisão cadastrada, é possível realizar a definição do controle de trocas para cada subdivisão.

Acordos Comerciais

•  Percentual: Neste campo é possível incluir um valor percentual e definir qual será a Base de Cálculo, sendo possível escolher:
  • Valor total da nota = Essa base será apenas o valor total da nota com todos encargos e descontos.
  • Valor total das mercadorias = Essa base será apenas o valor total dos itens da nota, desconsiderando descontos e encargos do item.
  • Valor total da nota – ST = Essa base será o valor total da nota fiscal menos o valor do ICMS ST.
  • Valor Total dos Produtos – Tributos Recuperáveis = Essa base será o valor dos itens da nota menos os valores de ICMS, PIS e Confins.
  • Valor Total dos Produtos – Desconto Comercial – Tributos Recuperáveis = Essa base será o valor dos itens da nota menos o desconto e os valores de ICMS, PIS e Confins.
  • Valor Total dos Produtos – Desconto Comercial – Tributos do XML (ICMS, PIS e COFINS) = Essa base será o valor dos itens da nota menos o desconto e os valores de ICMS, PIS e Confins (tributos do XML e não do lançamento).
  • Valor Total dos Produtos – Desconto Comercial – Tributos do XML (ICMS, PIS, COFINS, ST e IPI) = Essa base será o valor dos itens da nota menos o desconto e os valores de ICMS, PIS, Confins, ICMS ST e IPI (tributos do XML e não do lançamento).
  • Valor total da nota – ST – IPI = Essa base será o valor total da nota fiscal menos os valores de ICMS ST e IPI.
  • Valor total da Nota – Tributos do XML (ICMS, PIS, COFINS, ST e IPI) = Essa base será o valor da nota menos os valores de ICMS, PIS, Confins, ICMS ST, IPI (tributos do XML e não do lançamento).
  • Valor Total da Nota – Funrural retido = Essa base será o valor total da nota menos Funrural retido. 

Por padrão, exibimos o tipo de lançamento Fidelidade na Entrada de Mercadorias, contudo é possível adicionar novos tipo de lançamentos, através do ícone .

Ao incluir, exibimos os Tipos de Lançamento na Conta do Fornecedor cadastrados manualmente com sinal de Débito.

Dessa forma, toda vez que é recebida uma Nota Fiscal de um Pedido de Compra baseado no Contrato de Fornecimento com percentual informado no tipo FIDELIDADE NA ENTRADA DE MERCADORIAS ou algum novo acordo, na Conta do Fornecedor, será registrado o movimento, conforme o tipo de lançamento.

Negociações Comerciais

• Recebe saldo de Pedido: É informado na impressão do acordo comercial do contrato e influencia na pendência dos pedidos de forma que, caso receba saldo, o pedido de compra possa ser usado no recebimento de mais de uma nota e, se o pedido não for totalmente entregue, será considerado pendente enquanto estiver vigente. Mas, caso não receba saldo, não será possível utilizar o pedido de compra para mais de uma nota fiscal, independente da quantidade recebida na primeira nota. Assim, uma vez que o pedido seja recebido, ainda que não seja em sua totalidade, não será mais considerado pendente, ainda que esteja vigente.

• Percentual de Aniversário: Somente para informação contratual. É informado na impressão do contrato e do acordo comercial do contrato.

• Enxoval para novas lojas: Valor acordado para inauguração de novas lojas. É usado com propósito apenas contratual na impressão do contrato e do acordo comercial do contrato.

• Modelo do Contrato: Deve ser cadastrado no menu Compras > Modelos de Contrato de Fornecimento.

• Quantidade de Promotores: É usado com propósito apenas contratual na impressão do acordo comercial do contrato.

• Representante: É possível associar o representante do fornecedor ao Contrato de Fornecimento, desde que o mesmo esteja cadastrado no sistema como tipo de pessoa Representante. Caso informado, o nome do representante aparecerá para assinatura na impressão do contrato e do acordo comercial do contrato.

• Negociador: É possível associar o tipo de pessoa negociador ao Contrato de Fornecimento. São listados pessoas com os tipos Comprador e Funcionários. Caso seja informado, ele será mencionado na impressão do contrato.

• Loja para impressão do contrato: Loja utilizada para impressão do contrato. Se este campo estive vazio a opção Imprimir Contrato ficará desabilitada.

• Observações: É usado caso seja necessário registrar alguma informação importante referente ao contrato. Quando preenchido, ele será demonstrado na impressão do contrato e do acordo comercial do contrato. Além disso, seu conteúdo será exibido no Contas a Pagar, no momento de dar o aceite em uma duplicata, como uma forma de chamar a atenção do departamento financeiro para alguma informação que deve ser observada no momento de validar o pagamento da duplicata.

2-) Após preencher todos os campos obrigatórios, clique em PROSSEGUIR:

3-) Selecione as cláusulas que fazem parte desse contrato:

Conforme parágrafo de atenção, para a conclusão da criação do contrato, ao menos uma cláusula, deve ser preenchida.

Se esta janela de seleção de cláusulas for fechada a criação do contrato será cancelada e será necessário recomeçar.

4-) Depois de selecionar as clausulas, clique em Confirmar:

Permissões para inclusão e edição de cláusulas do contrato

Se o usuário estiver editando um contrato já existente, e não possuir a permissão 2635 – Alterar Cláusulas do Contrato, uma mensagem de alerta será exibida ao mesmo informando que ele não pode incluir nem remover cláusulas:

Se estiver sendo criando um novo contrato, o parâmetro de selecionar todas as clausulas em novos contrato de fornecimento esta desabilitado e o usuário não possuir a permissão 2635 – Alterar Cláusulas do Contrato, não será possível concluir a criação do contrato:

Se estiver sendo criando um novo contrato, o parâmetro de selecionar todas as clausulas em novos contrato de fornecimento esta habilitado e o usuário não possuir a permissão 2635 – Alterar Cláusulas do Contrato, não será possível altera as cláusulas do contrato:

Consulta de Contratos

Após incluir um contrato de Fornecimento é possível consulta-lo utilizando os filtros: Fornecedor/Divisão, Nº do Contrato, Vigência, Período de Vigência e Status.

Ao realizar a busca também é possível realizar alguns processos:

• Editar o Contrato;
• Visualizar Ocorrências;
• Criar Adiantamento de Fornecimento ( somente em contratos onde o Tipo de Pagamento é Pagamento Adiantado e o usuário precisa ter a permissão 142 – Pedido Incluir );
• Imprimir Contrato;
• Imprimir Contrato Conforme Modelo;
• Imprimir Acordo Comercial;
• Excluir Contrato.

A edição de um contrato terá os mesmos campos e validações da criação de um novo contrato. Entretanto, na edição temos a opção de criar um novo contrato baseado no mesmo. Para isto, basta clicar em “Incluir novo contrato”. Assim, o contrato antigo será inativado, um novo contrato será criado com os mesmos dados cadastrais do anterior, podendo realizar alterações, e as negociações ativas que estavam vinculadas ao contrato anterior serão vinculadas a este novo contrato.

Caso uma divisão de fornecedor seja inativada, todos os contratos de fornecimento vinculados a mesma, que estiverem com status diferente de inativo, serão inativados automaticamente.

Impressão do Contrato

Há 3 formas de se imprimir um contrato.

• Imprimir contrato:

• Imprimir contrato conforme modelo

• Imprimir acordo comercial

A impressão do acordo comercial vinculado ao contrato, quando o usuário gerador possuir uma assinatura,  é semelhante a imagem abaixo:

Se o representante informado possuir assinatura, ela também será usada na impressão:

Na edição do Contrato também é possível incluir um novo contrato com base no atual.
Para isto o contrato que está sendo usado como base precisa ter ao menos uma cláusula.

Após confirmar as informações do contrato de fornecimento, as Negociações de Compra poderão ser feitas com o fornecedor.

É possível alterar somente o status do contrato, escolhendo a opção desejada e clicando em ALTERAR STATUS:

Permitir segregação do desconto financeiro em tipos de desconto

Caso o parâmetro permitir segregação do desconto financeiro em tipos de desconto esteja habilitado, será possível incluir o desconto financeiro do contrato de forma segregada:

1) Para isso devemos clicar em INCLUIR SEGREGAÇÃO:

Os tipos listados são previamente cadastrados no módulo de Tipos de Descontos Financeiros no Contrato de Fornecimento.

2) Agora devemos preencher qual o percentual de desconto para cada tipo e depois em SALVAR:

3) Depois de salvo os percentuais, é possível visualizar a segregação na consulta do contrato:

4) Para alterar os percentuais devemos clicar em ALTERAR SEGREGAÇÃO, e depois clicar em SALVAR novamente:

5) Após o cadastro realizado, as notas fiscais de entrada que possuírem pedidos vinculados a contratos com segregação, terão em suas duplicatas o desconto segregado conforme cadastro:

Para adicionar os dados de desconto segregado do contrato na impressão de contrato:
1) Marque a flag “Informar a segregação do desconto financeiro na impressão do contrato” e salve a alteração no contrato.

2) Após consultar o contrato, em ações clique em “Imprimir Contrato”:

Gerar desconto financeiro na forma de duplicata de cobrança no recebimento de mercadorias

Quando esta opção for selecionada, o valor correspondente ao desconto financeiro será gerado na forma de uma duplicata de cobrança e não como um desconto financeiro na duplicata de pagamento.

As notas fiscais de entrada que possuírem pedidos vinculados a contratos com esse parâmetro habilitado, terão duplicatas de cobrança geradas com o valor correspondente ao desconto financeiro:

No caso acima, a duplicata de R$ 598,50 representa o desconto financeiro do contrato de fornecimento. Essa duplicata está como abatimento da duplicata de pagamento gerada:

Para quitação da duplicata de pagamento, será necessário preencher a conta contábil do mapa DESCONTO FINANCEIRO ACORDADO EM CONTRATO DE FORNECIMENTO:

Aplicando descontos por subdivisão

Após a criação de um contrato e salvar, caso o fornecedor divisão tenha subdivisões cadastrada, ao realizar a edição do contrato, será liberado o botão Desconto por Subdivisão, sendo possível cadastrar os descontos das subdivisões.

Para se utilizar desta funcionalidade, siga os passos a seguir:

As subdivisões listadas são cadastradas ao realizar o Cadastro do Fornecedor

2) Agora devemos preencher qual o percentual de desconto para cada subdivisão e depois SALVAR.

4) Os descontos por subdivisão também poder ser segregados, após salvar a tela de desconto por subdivisão, é preciso clicar no botão Desconto por Subdivisão e depois clicar no botão Segregação.

Agora devemos preencher qual o percentual de desconto para cada tipo e depois em SALVAR:

5) Após o cadastro realizado, as notas fiscais de entrada que possuírem pedidos vinculados a contratos com desconto por subdivisão segregados, terão em suas duplicatas o desconto segregado conforme cadastro:

Gerar desconto financeiro na forma de acordos financeiros para baixa de custo

Ao habilitar este parâmetro, o desconto financeiro definido no contrato será gerado na forma de duplicatas de acordos para baixa de custo das mercadorias recebidas.

Assim, os valores não serão lançados no campo de desconto financeiro da duplicata de pagamento referente ao recebimento de mercadorias.

Será gerado um ou mais acordos para baixa de custo para cada vencimento definido nos prazos de pagamento. Se tiver segregação do desconto financeiro por tipos, será gerado um acordo para cada tipo de desconto segregado e por prazo de pagamento, para que a contabilização no recebimento de mercadoria e na quitação de duplicatas use as contas contábeis de ativo definidas no cadastro de tipos de descontos.

As duplicatas desses acordos serão vinculados como abatimento nas duplicatas de pagamento.

Definindo o controle de trocas por subdivisão

A definição de trocas por subdivisão só ficará disponível após a inclusão do contrato de fornecimento.

Com isso, ao editar o contrato de fornecimento, será habilitada a função “TROCAS POR SUBDIVISÃO”, o qual permitirá que o controle de trocas seja realizado por subdivisão.

Para administrar o controle de trocas por subdivisão, é necessário que o fornecedor tenha subdivisões cadastradas dentro de uma divisão no cadastro de pessoas.

Além disso, é preciso definir o produto por subdivisão:

Com todos os cadastros devidamente realizados, para administrar o controle de trocas, basta seguir os seguintes passos:

1) Será necessário clicar em “Editar”:

2) No modal “Trocas”, clicar em “TROCAS POR SUBDIVISÃO”, o qual será aberta uma nova janela:

3) Para realizar a configuração por subdivisão, basta selecioná-la no filtro “Subdivisão”, bem como marcar a flag para definir se a troca será descartada ou armazenada e clicar em “Salvar”.

Outro fator importante, é que todas as alterações serão registradas nas ocorrências, conforme abaixo: