Caminho da Funcionalidade no Sistema:

Estoques e NF-e > Recebimento de Mercadorias > Consultar Processamento da NF-e

Estoques e NF-e > Recebimento de Mercadorias > Consultar Notas Fiscais Recebidas

Estoques e NF-e > Recebimento de Mercadorias > Incluir Nota Fiscal

Permissões de Usuário: MB__info

Número – Nome da Permissão

1988 – Alterar Base e o valor do ICMS Próprio nos Totais da NF

1080 – Alterar data de recebimento dentro do período parametrizado

1426 – Alterar data de recebimento para qualquer data

1421 – Alterar ICMS dos itens

1489 – Alterar Itens de NF-e lançada por XML

1191 – Alterar Número de Nota Fiscal

1836 – Alterar tipo de frete

1563 – Alterar Totais de NF-e lançada por XML

1404 – Alterar valor da pauta fiscal

1265 – Aprovar divergências de preço e quantidade

9 – Clientes Excluir

1185 – Código de Referência e Descrição do Produto do Fornecedor

280 – Confirmacao Recebimento Incluir

1109 – Curva Abc – Alterar

1335 – Exibir Preço de Venda na EM

1521 – Prosseguir recebimento com divergência de NCM

182 – Recebimento Consultar

1402 – Recebimento de Mercadorias – Preencher Quantidades

187 – Recebimento Excluir

183 – Recebimento Incluir

1490 – Consulta recebimento do XML da NFe

2399 – Emitir devolução de compra no ato de recebimento com valor superior ao parametrizado

1794 – Enviar manifestação para Sefaz

2424 – Enviar produto para auditoria em carga integrada via API

2334 – Manifestação manual de notas fiscais na SEFAZ

1491 – Processamento de nota fiscal eletronica

2284 – Transformar nota fiscal em despesa com consumo

836 – Alterar Status Recebimento

2279 – Criação de pedido baseado em nota fiscal bonificada

1961 – Criar Pedido Baseado Na Nota Fiscal

1406 – Faturar Nota Fiscal

1931 – Imprimir romaneio

667 – Incluir carta de correção

1528 – Lançamento Conjugado em Operador Logístico

142 – Pedido Incluir

1812 – Preenchimento de Romaneio em Nota Fiscal com Carga

2971 – Desvincular nota fiscal da carga

2972 – Adicionar nota fiscal na carga

2973 – Gerar lotes do recebimento de carga

1989 – Prosseguir com Recebimento ignorando percentuais máximos de Preço de Venda / Diferença de Custo

3254- Confirmar o recebimento de NF com data retroativa e inventário posterior a esta data

3350 – Aprovar divergência financeira no recebimento de mercadorias

3416 – Aprovar divergência de itens não pedidos

3478- Receber nota com tributos baseados no XML do fornecedor quando recebimento com regra fiscal

O objetivo deste artigo é explicar como basicamente funciona o recebimento de mercadorias do Bluesoft ERP.

Início do Recebimento de uma Nota Fiscal

O recebimento de uma nota fiscal pode ser realizado manualmente ou pelo processamento do XML.

Para lançar manualmente é necessário acessar “Estoques e NF-e > Recebimento de Mercadorias > Incluir Nota Fiscal”. Saiba mais aqui.

Para lançar pelo processamento do XML acesse “Estoques e NF-e > Recebimento de Mercadorias > Consultar Processamento da NF-e”. Saiba mais aqui.


Consulta de Notas Recebidas ou em Recebimento

Notas lançadas manualmente ou por processamento pode ser acessadas pelo menu “Estoques e NF-e > Recebimento de Mercadorias > Consultar Notas Fiscais Recebidas”. Tenha mais detalhes aqui.


Vinculo da Nota Fiscal com Pedido de Compra

Será listado os pedidos disponíveis que podem ser vinculados a nota fiscal:

No exemplo abaixo ao lado do numero do pedido é exibido se o pedido é bonificado representado pela letra (B) ou Cross docking

Caso o pedido esteja vinculado a uma condição especial de pagamento para a loja do recebimento será informado da coluna prazo:

Existe a possibilidade de criar pedidos automaticamente pelo XML processado. Para mais detalhes desta função clique aqui.

Após selecionar os pedidos clique em Vincular Pedidos:

Será apresentado os pedidos vinculados a nota fiscal:

Se, para a loja do pedido, estiver vinculado uma condição especial de pagamento,  a coluna prazo será preenchida conforme a condição de pagamento selecionada para a loja.

Alguns tipos de notas não têm a necessidade de um pedido de compra.

Caso ao menos um dos pedidos de compra tenha sido fechado com o parâmetro “Possibilitar que seja informada a data de faturamento em pedidos de compra e cálculo de vencimentos” e tenha uma data de faturamento informada, será exibida a coluna “Faturamento”.
A partir desta tela, caso tenha ao menos um pedido vinculado cujo contrato de fornecimento, ou condição especial de pagamento, esteja definido para gerar prazo de pagamento com base na data de faturamento do fornecedor, e este pedido e entrega estiver com uma data de faturamento informada, e esta data estiver diferente da data de faturamento da nota (data de emissão), o avanço no lançamento será impedido com a seguinte mensagem de impedimento: “A data de faturamento da nota fiscal está diferente da data(s) de faturamento informada(s) no(s) pedido(s) vinculado(s).”
Segue exemplo abaixo:


Neste caso, somente se a data de faturamento no pedido for alterada, ou retirada (somente usuário com a permissão “Fechar pedido sem informar data de faturamento (3544)” conseguirá retirar), ou se a referência de prazo de pagamento do contrato for alterada para data de recebimento, é que será possível avançar com o lançamento da nota, independente do nível de permissão do usuário. Para saber mais sobre o parâmetro clique aqui.

Após o vinculo da nota fiscal com o pedido de compra passamos para a tela dos itens da nota onde é possível lançar valores, quantidades, tributações e também comparar com os dados do produto no pedido de compra:

Também é possível fazer lançamento de itens pelo Preview onde é possível agilizar bastante o recebimento da nota:

Na tela de Totalização da Nota Fiscal é possível encontrar divergências entre o valores totais lançados e os valores totais da nota.

 

Na tela de tratamento de divergências entre o lançamento e o pedido é possível, com as devidas permissões, aprovar o recebimento com divergência de quantidade, aprovar enviando a diferença para a conta comercial do fornecedor, reprovar o produto devolvendo ele integralmente, reprovar quantidade acima do pedido e devolver parcialmente.

Temos também a opção de acionar o suporte da divergência online (saiba mais aqui).

 

Quando definido, no Cadastro do Fornecedor, que não é permitido a emissão de nota fiscal de devolução no ato do recebimento de mercadorias. Na tela de divergências, não é possível salvar, passar para outro item da divergência, voltar, acionar suporte, prosseguir com o lançamento ou editar negociação, enquanto a solução escolhida para a divergência for uma destas:

  • Reprovar (Devolver este item)
  • Aprovar (Receber e emitir devolução da quantidade adicional)
  • Aprovar (Receber, emitir nota de devolução da quantidade adicional e deixar diferença de preço na conta do fornecedor)

Alguns fornecedores enviam alíquota de IPI diferentes do que foi negociado, ao receber a nota fiscal o cliente percebe que há diferença entre a alíquota que foi definida na regra fiscal e negociação com o XML. Para o cliente que deseja receber a nota fiscal com a alíquota de IPI do fornecedor sem ter que cadastrar uma nova regra fiscal e reprocessar a negociação foi criado o status de aprovação:

  • Aprovar o recebimento com IPI diferente da negociação. IPI será baseado no XML.

Para utilizar este status o cliente precisa ter a permissão: “3478- Receber nota com tributos baseados no XML do fornecedor quando recebimento com regra fiscal” e este status de aprovação só estará disponível quando a divergência for somente de IPI e o recebimento for efetuado por xml e com base em regras fiscais.

Sempre que uma nota fiscal for fechada utilizando este status será gerado uma ocorrência na NF-e para informar que houve  Item(s) na nota fiscal recebido(s) com alíquota de IPI diferente entre negociação e XML.

Resolvidas as questões de divergências, a próxima tela é a do romaneio:

Nesta tela é possível:

  • Imprimir o romaneio para conferência cega no recebimento físico
  • Liberar a nota para recebimento de carga com coletor (saiba mais aqui).
  • Informar as quantidades recebidas com data de fabricação, data de validade e lote.
  • Receber uma quantidade maior do que a aprovada na Nota Fiscal (saiba mais aqui).

Quando o recebimento for referente a uma nota fiscal de compra do ativo imobilizado, poderá informar os dados para criação dos itens de patrimônio, para mais detalhes será importante ler este post.

Ao prosseguir, caso tenha divergência de quantidade recebida, o sistema notificará que será emitida nota de devolução:

Caso haja alguma devolução prevista, seja qual for o motivo da mesma, e no Cadastro do Fornecedor estiver definido que não é permitido a emissão de nota fiscal de devolução no ato do recebimento de mercadorias, não será possível prosseguir com o lançamento.

Prosseguindo mesmo assim, a nota fiscal de devolução será emitida pelo sistema:

A duplicata de cobrança gerada pela devolução será incluída como abatimento na duplicata de pagamento da nota de compra se:

  • A resolução de devolução de compra no contrato de fornecimento for “Abatimento em duplicata”
  • O valor da duplicata de cobrança não for maior que o valor líquido da duplicata de pagamento.
  • Se a duplicata de cobrança tiver a mesma data de vencimento da duplicata de pagamento.
Se durante o lançamento da nota fiscal, houver divergência financeira e for selecionada a opção de utilizar os dados do XML, a duplicata de cobrança gerada pela devolução não será incluída como abatimento na duplicata de pagamento da nota de compra.

Validações de Confirmação da Nota Fiscal 

Durante a confirmação de uma nota fiscal no recebimento de mercadoria, caso a mesma possua uma data de recebimento anterior à data atual, será validado se existem itens da nota que estejam presentes em algum inventário com status fechado, cuja data de fechamento do mesmo seja posterior à data de recebimento da mercadoria. 

 

Caso este cenário seja confirmado, é apresentado uma mensagem em tela:

Caso o usuário não possua a permissão 3254- Confirmar o recebimento de NF com data retroativa e inventário posterior a esta data, é apresentado uma mensagem impedindo o recebimento:

A validação acima se há inventário com data de fechamento posterior à data de recebimento da nota ocorrerá somente com notas fiscais dos tipos: Recebimento de Mercadorias, Entrada de Transferência entre lojas, Entrada de Devolução de Transferência entre lojas , e Entrada de Compra entre lojas.

Divergência Financeira

Durante o recebimento de notas com XML, sendo a operação uma compra, isto é, se tiver um pedido de compra vinculado, caso o parâmetro Confrontar os dados de cobrança do XML com os dados de pagamento gerados pelo contrato de fornecimento , esteja ativado, os valores e vencimentos das parcelas gerados pelo contrato de fornecimento do pedido ou caso o pedido possua uma condição especial de pagamento vinculada para a loja, serão confrontados com os que foram informados no XML da NF-e de forma que, havendo divergências, o avanço com o lançamento será impedido. Lembrando que a condição especial de pagamento é vinculada por loja do pedido de compra, ou seja, a condição de pagamento não é agrupada pelo pedido de compra todo, exceto para os pedidos que não são informadas essas condições por loja. Nesse caso será utilizada a condição de pagamento do contrato de fornecimento.

Para mais informações quanto ao parâmetro, clique aqui.

Exemplo de divergência financeira:

Para alteração do status de aprovação, estarão disponíveis as seguintes opções:

Pendente – Divergência pendente de análise, não será possível prosseguir com o recebimento.

Utilizar os dados gerados pelo ERP – Ao prosseguir, os dados de pagamento serão gerados com base nos dados do contrato de fornecimento vinculado ao pedido de compra, no ERP.

Utilizar os dados gerados pelo XML – Ao prosseguir, os dados de pagamento serão gerados com base nos dados de cobrança disponíveis no XML.

Informação importante: A opção de utilizar os dados gerados pelo XML, apenas estará disponível caso a soma dos valores totais das parcelas informados no XML, não seja diferente do total do ERP.

Ex Totais das parcelas:

ERP: R$ 14.100,00.

XML: R$ 14.102,00.

Portanto a opção de se utilizar dos dados gerados pelo XML, não estará disponível.

Não receber a nota fiscal – Divergência analisada e orientado a não receber a Nf-e.

Informação importante: Somente será possível realizar a alteração do status de divergência, caso o usuário possua a permissão 3350 – Aprovar divergência financeira no recebimento de mercadorias.
OBS: Caso o contrato de fornecimento seja acessado e salvo, mesmo que não tenha qualquer alteração no mesmo, ao acessar a nota fiscal, a divergência financeira será reprocessada e o sistema validará novamente se há diferença entre o XML e os dados do ERP.

Para o confronto das informações, será analisado:

Quantidade de parcelas – Devendo ser a mesma quantidade de parcelas nos dados gerados pelo ERP, e presente no arquivo XML.

Data de vencimento da parcela – Devendo ser a mesma data de vencimento nos dados gerados pelo ERP, e presente no arquivo XML.

Valor da parcela – Devendo ser o mesmo valor de parcela nos dados gerados pelo ERP, e presente no arquivo XML, dentro da tolerância de valor definida no parâmetro, seja uma diferença de valor a mais ou a menos.

OBS: Não será gerada divergência financeira nos seguintes cenários:

1- Lançamentos manuais, pois não há arquivo XML vinculado ao lançamento.

2- Quando o XML não tiver dados financeiros informados. Neste caso, estando o parâmetro habilitado, ao confirmar a nota, será gravado nas ocorrências da nota fiscal.

3- Quando todos os contratos envolvidos no recebimento da nota estiverem com “Referência de Prazo” definidos como “Data de recebimento da mercadoria”. Neste caso, estando o parâmetro habilitado, ao confirmar a nota, será gravado nas ocorrências da nota fiscal.

As alterações sofridas no status de divergência financeira, serão gravadas nas ocorrências  da nota fiscal, após sua confirmação:

 


Divergência de Itens não pedidos

 

No Bluesoft ERP temos um parâmetro para definir que seja considerada uma divergência comercial a presença de itens não pedidos no lançamento da nota no recebimento de mercadorias:

Quando o parâmetro estiver habilitado, o lançamento de item não pedido será considerada uma divergência comercial de forma que uma nova tela de divergência aparecerá:

Ao acionar o suporte à partir desta nova tela, o motivo do suporte será “Problemas com itens não pedidos”:

E com este motivo de chamado aparecerá na tela de tratamento de Chamados da Divergência Online:


Para liberar a divergência, será necessária a permissão 3416 – Aprovar divergência de itens não pedidos.
As opções de status da divergência serão:

Pendente: Manter a nota pendente de definição. Não será possível prosseguir com o lançamento.
Não receber nota fiscal: Definição para devolver integralmente a nota. Não será possível prosseguir com o lançamento.
Receber nota fiscal com devolução dos itens não pedidos: Esta opção o permitirá prosseguir com o lançamento e os itens não pedidos serão incluídos na nota fiscal de devolução no ato do recebimento, como já é hoje.

As alterações desse novo status de divergência vão aparecer nas ocorrências da nota fiscal:


Utilizar os Dados Gerados pelo XML

Ao se utilizar da opção: “Utilizar os dados gerados pelo XML”, o sistema irá considerar os dados do XML para geração das duplicatas, ignorando os dados de pagamento dos contratos de fornecimento ou de condição especial  de pagamento envolvidos.

As duplicatas geradas não possuirão vínculo com o contrato de fornecimento vinculado ao pedido, e nas ocorrências da duplicata, será gravado os dados de sua criação:

Caso o contrato de fornecimento possua desconto financeiro, o mesmo será utilizado.

Se durante o lançamento da nota fiscal, houver divergência financeira e for selecionada a opção de utilizar os dados do XML, a duplicata de cobrança gerada pela devolução não será incluída como abatimento na duplicata de pagamento da nota de compra.

Durante o recebimento da nota, caso haja vínculo com pedidos de compra com contratos distintos, o cálculo do desconto financeiro será realizado individualmente para cada contrato.

Exemplo 1:

Pedido 1:

Valor de R$270,00.

Contrato 1 com desconto financeiro de 10%.

Desconto no valor de R$ 27,00.

Pedido 2:

Valor de R$600,00.

Contrato 2 com desconto financeiro de 6%.

Desconto no valor de R$ 36,00.

Após o cálculo individual, os valores de desconto serão somados, e rateados para cada parcela de duplicata gerada:

Exemplo 2:

Contrato de fornecimento com desconto de 10% e está habilitado para “Gerar na forma de duplicatas de cobrança os descontos financeiros no recebimento de mercadorias” :

OBS: Assim como ocorre atualmente quando as duplicatas são agrupadas, as duplicatas geradas a partir do XML não terão segregação do desconto financeiro, pois a segregação do desconto na duplicata depende do contrato o qual não estará vinculado à duplicata.


Dados de Rastreabilidade por Lote

É possível realizar o recebimento de notas fiscais que possuam dados de rastreamento por lote, no arquivo XML.

É necessário primeiramente, ativar no cadastro do fornecedor, o parâmetro: Receber no romaneio lotes e datas do rastreio.

Posterior a parametrização, quando a nota fiscal for processada e possua dados de lote em seu arquivo XML, as informações serão trazidas no primeiro acesso à tela de romaneio.

Através destes dados, também será possível realizar a impressão do romaneio com datas e demais informações de lote presentes no XML.

Ao clicar em IMPRIMIR , escolha a opção Imprimir lotes e datas de validade e fabricação.

OBS: Itens que possuírem mais de um lote, data de validade, ou data de fabricação, irão se repetir na impressão.

Informação importante: Caso a nota fiscal esteja vinculada a uma carga, os dados de lote presentes no XML serão substituídos pelos dados presentes na carga.

Após o recebimento, através do Relatório de Rastreabilidade de Entrada por Lote, será possível consultar as informações de itens que foram recebidos, onde durante este recebimento, foi informado um número de lote.

Para mais informações, clique aqui.


ICMS de Entrada em Operações Interestaduais 

Nas operações interestaduais realizadas o icms de entrada no recebimento de mercadorias será sempre o do pedido e o icms de origem continuará sendo o do XML encaminhado pelo remetente pois em operações posteriores como devolução no ato e troca o icms base para calculo deve ser o de origem.

Abaixo segue imagem de um exemplo onde na ocasião o icms utilizado no pedido em sua negociação foi o 000 – 18% integral e o mesmo ficou definido no lançamento como icms de entrada, já o icms de origem segue definido pela sua origem(xml):

Quando se tratar de uma operação com cst 090, no recebimento no campo de icms(entrada) será aplicado 090, logo a escrituração apresentará o valor correspondente na coluna Outros:


Recebimento com Rateio de Frete – FOB

A utilização da função de rateio de frete nos produtos estará disponível sempre que o recebimento for realizado mediante ao processamento de XML, o frete for FOB(por conta do destinatário) e o campo “Ratear valor para os itens” na capa da nota estiver habilitado, essa funcionalidade funcionará da seguinte forma, toda vez que o usuário optar por fazer o rateio do frete o valor total do mesmo será distribuído entre os produtos proporcionalmente, exemplo:

Valor do frete FOB informado: R$ 10,00

Porcentagem de rateio do produto Alface Crespa: 66,60%
Valor rateado do frete FOB: R$ 3,33

Porcentagem de rateio do produto Refrigerante Zero: 66,70%
Valor rateado do frete FOB: R$ 6,67

Onde acima o valor de rateio somado dos itens totaliza o frete informado na nota.

Capa da nota com o campo de “Ratear valor para os itens” habilitado,
por padrão o campo fica habilitado, caso o usuário não queira realizar o rateamento automático basta desmarcar o campo:

Itens com os valores de rateio distribuídos totalizando o frete informado na capa da nota:


Parâmetro para ignorar o frete na divergência do pedido

O parâmetro “Ignorar o Frete na divergência do pedido com o recebimento da nota fiscal” surtirá efeito nos casos em que na negociação do pedido não tenha sido informado um valor de frete, porém esse valor seja adicionado no recebimento de mercadorias na capa da nota sendo assim quando habilitado sempre que uma nota for recebida via processamento do XML o ERP não irá exibir a tela de divergência permitindo o prosseguimento para conclusão da nota normalmente.

Por padrão esse parâmetro estará desabilitado ficando por conta do usuário habilita-lo quando achar necessário, toda nota faturada com este parâmetro habilitado será gerado um log nas ocorrências da nota fiscal informando ao usuário que a nota foi recebida com o parâmetro habilitado.

O parâmetro esta disponível no seguinte caminho:

Compras > Configurações > Parâmetros do módulo de Compras
aba Recebimento de Mercadorias

Log na ocorrência da nota fiscal recebida com o parâmetro habilitado:


Recálculo da Base de Cálculo e Valor de ICMS Quando Item é Recebido com Guias de Recolhimento

Quando, no recebimento de mercadorias uma nota for interestadual, seu lançamento se iniciou pelo processamento do XML, e na capa da nota há lançamento de guia de ICMS (GARE/GNRE/DAR-1), então, ao avançar para a tela de totalização, o sistema vai refazer a base de cálculo do ICMS e valor de ICMS da capa da nota sem incluir os itens que estão lançados com substituição tributária.

Base ainda não recalculada (o recalculo será feito na tela de divergências da nota):

Itens que no XML não estavam calculados com substituição tributária, porém foram com negociados com ST:

Redução de Base de Substituição Tributária

Quando no cadastro do produto a flag Redução de Base de ST estiver habilitada, o sistema irá reduzir a base da ST conforme a redução da alíquota de ICMS selecionada na negociação.
Para reduzir a base de ST com uma alíquota diferente do ICMS, é necessário que a flag Redução de Base de ST esteja habilitada, e tenha um percentual informado no campo Alíquota Red. Base ST.

Exemplo: 

Nesse caso, o calculo da Substituição Tributária ficará da seguinte forma na negociação:

Valor de ICMS: 34,12 * (1-41,67%) * 12% = 2,388263
Base ST: 34,12 * (1 + 47,95%) * (1-26,11%) = 37,300071
Valor ST = (37,300071 * 18%) – 2,388263 = 4,325749


Bloqueio de Alterações em Pedidos Vinculados à NF de Compra com Recebimento de Carga Gerado

Para o bloqueio de alteração em pedidos vinculados a uma NF de compra com recebimento de carga gerado temos este parâmetro:

Quando este novo parâmetro for habilitado, os pedidos de compra vinculados a uma nota fiscal com carga não poderão ser reabertos nem serem alterados. Além disso, não será possível vincular ou desvincular pedidos na nota fiscal com carga gerada.

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